對做好博物館檔案管理工作的思考

李 麗

（綏芬河市博物館 黑龍江 綏芬河 157300）

各級各類博物館在其發展過程中都積累了大量的檔案資料，這些檔案是前人留下的寶貴財富。隨著我國經濟社會的快速發展，以及文化大發展大繁榮戰略的實施，我國博物館事業迎來了新的發展機遇，使文博事業迅速發展。要做好博物館工作最重要的是了解有關文物博物館方面的專業知識，掌握博物館業務的基本理論、基本知識和基本技能。博物館的陳列、保管、講解、考古、文物收藏等各項工作都離不開查閱相關圖書資料，因此，做好檔案的工作非常重要。博物館的檔案室是一個圍繞博物館工作而展開的圖書、文獻資料的收集、整理、典藏和流通的部門，是專業圖書、情報、信息傳播的重要機構，但在實際工作中卻往往對這項工作的重要性有所忽略，在博物館學中亦很少論及，在圖書館學中又不能詳盡論述博物館的圖書資料管理工作諸多問題。

博物館的檔案工作在構建和諧的博物館文化中發揮重要作用。博物館文化是指博物館在為社會及其發展服務過程中的各類創造。檔案管理工作，作為博物館管理工作的重要組成部分，面對社會的發展，出現了許多亟待研究和解決的新情況、新問題。博物館的檔案管理工作者，只有堅持科學規范的管理制度、認真嚴謹的工作作風、與時俱進的創新精神，才能適應形勢的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發揮檔案特有的價值。

一、博物館檔案管理工作的作用

博物館應最大限度、最大范圍地利用檔案資源，充分發揮檔案作用。保存檔案是為了更好地利用檔案。領導和工作人員為了有效地實施管理，開展各項業務活動，往往需要借助于檔案。無論是制訂計劃、研究案例、進行決策、總結經驗，還是處理日常事務等等，往往都需要查考相關的檔案資料。博物館的檔案記錄了博物館的誕生和成長，記錄了一代又一代博物館工作者奮斗、拼搏、創新的光輝形象。可以說，從設立博物館開始，檔案管理工作就始終圍繞著博物館的中心工作，并為其和其他的各項工作提供服務，發揮了非常重要的作用。

（一）收集整理工作

對中小博物館來說，藏品的數量多則幾萬件，少則幾千件，與之對應的藏品圖像資料也以千計、以萬計。對這類資料的傳統管理方式，大多數博物館仍以底片、照片、錄像帶等實物形式保管，但由于數量龐大，在具體操作過程中，難免會出現霉變、褪色、劃痕、老化、損壞、遺失等情況；而且在使用管理過程中，許多博物館沒有指定專人保管，使用時沒有履行必要的制度，造成圖像資料管理混亂或引起版權糾紛等問題。因此，如何保護好館藏文物的圖像資料，使其規范化、制度化管理，也是擺在資料室面前的一個重要話題。所以檔案室管理方面重點把好“四關”。一是把好“收集歸檔關”。按照收集歸檔的范圍和責任，要求各科室及時按規定歸檔文件、材料，并移交資料室。在案卷規范上，組織人員集中力量對資料逐卷逐條地進行檢查和對照，整理、分類、組卷、編目和裝訂，確保了入庫資料的齊全、完整、規范。二是把好“資料整理關”。在資料整理過程中，要嚴格按照國家有關文物工作的法律法規和自治區及市文物管理部門的有關規定和要求，對應歸檔的文物資料做好收集、整理、歸檔工作，實現博物館資料室管理工作的現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。三是把好“資料保管關”。檔案室要堅持“五防”原則，定期進行庫房溫濕度測定調節，做到庫房衛生清潔，資料擺放整齊有序，最大限度地延長資料、圖書的壽命。四是把好“資料登記關”。檔案室要做好借閱登記記錄，認真查看借閱后交回資料、圖書是否齊全完整，沒有按指定日期交回的借閱資料、圖書一定要催交。

（二）檔案利用工作

用檔案提供服務是檔案管理的根本所在，也是檔案工作的立身之本，只有把服務工作搞好了才能使檔案事業發展的路子越走越寬。博物館檔案室經常協助其他部門查閱檔案資料，例如博物館的精品展覽申報、館藏資產評估以及與其他單位發生訴訟糾紛等各項工作提供了確鑿有力的憑證。

二、博物館檔案管理中存在的問題

（一）博物館檔案管理工作意識淡化

博物館陳列展覽、藏品保管和社會教育等主要業務工作的快速發展，獲得了博物館管理者更多的關注，而對博物館檔案管理工作的重要性則被淡化了，而一些博物館檔案管理工作者自身對檔案管理缺乏足夠的認識，認為這項工作可有可無，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感和良好的職業道德，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而工作存在缺位現象，導致博物館檔案管理工作在管理方式新舊交替的進程中遇到障礙。

（二）博物館檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規劃

近幾年，博物館檔案管理工作雖然進行了一系列諸如達標升級之類的實質性考核，但達標以后，就出現后勁不足，缺少長期性和連續性的管理，再加上部分領導干部對博物館檔案的重要作用的認識不足，對檔案綜合管理的參與程度不夠，造成了博物館檔案工作有領導，無計劃；有任務，無落實；有形式，無效果。博物館檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規劃。

（三）博物館檔案管理工作缺乏規范性管理手段

當前博物館檔案管理不規范主要表現在：一是博物館檔案收集不規范。有關文物的檔案包括文物收藏檔案、文物保管檔案、文物展陳檔案、文物修復檔案、文物借展檔案等，這些檔案分屬文物科、陳列科、辦公室等不同的部門進行收集管理，各部門之間各司其職，按照不同的工作方式進行記錄、收集、整理的相關檔案之間無法進行綜合利用。二是博物館檔案整理不規范。由于博物館中檔案業務人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中不按照檔案規范立卷；三是檔案綜合管理力度不夠。基層博物館大多受藏品、人才、資金及領導等條件的制約，各項軟性的管理工作開展起來就會比較困難；四是檔案利用不規范。博物館檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，手續不完備，造成了借出的檔案經常沒有按期歸還或長時間不歸還，甚至遺失。

三、解決博物館檔案工作存在問題的對策

（一）增強檔案意識，堅持規范建檔

我們基層博物館一定要增強檔案意識，只有這樣博物館檔案工作才能做到因地制宜靈活有效。博物館檔案要全面反映博物館的各類信息，應包括博物館藏品檔案、陳列展覽檔案、資料檔案等，以每一件器物或每一個展覽為基本建檔單元，包括每一件文物的狀態及變化特征，及每個展覽與外部環境之間的聯系。通過收集、整理各項資料，詳細甄別分類，確保資料的準確性和完整性。博物館檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與博物館發展的貼近度，根據發展需要，可編寫《組織機構沿革》《陳列展覽精品展》《文物藏品精品匯編》等資料，更好地發揮博物館檔案的服務作用和應盡的職能。

（二）加強培訓力度，努力提高博物館檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度

目前，社會上各種各樣的培訓很多，但對檔案人員的培訓卻相對缺乏。部分博物館的檔案人員業務水平較低，專業性不強，造成檔案被損毀或丟失、泄密等事件時有發生。博物館應加強檔案工作人員的業務培訓，提高檔案工作人員的綜合素質。

一是要明確博物館檔案管理負責人、檔案員的崗位職責，形成覆蓋全館的檔案管理機制。二是要堅持統一領導、分散建檔、集中備案的原則，按照完整、準確、翔實的要求，按照規范、標準的原則整理歸卷、立卷，把博物館檔案整合為相互獨立，又不可分割的整體，最大限度地提高博物館檔案工作的檔次。三是要加大檔案工作規范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核，使立卷的檔案內容能夠科學分類、流程清晰、檢索方便，實現最大程度保存文物歷史信息的目的。

（三）搞好博物館檔案的信息化建設，做好博物館檔案的研究和利用

搞好博物館資料的信息化建設，做好博物館電子資料的研究和利用，電子信息時代的到來給檔案管理帶來新的革命，檔案工作者很大一部分時間是直接通過電腦網絡來進行電子資料信息的收集、整理和傳輸。因此，要熟練地使用設備，借助系統本身的局域網絡，實現資料信息資源共享。博物館人員和檔案工作人員不應只停留在保管資料上，還要進一步研究利用電子資料如何高效率的來滿足利用者。檔案室必須有計劃、按標準，在加強資料研究工作的同時，不斷地摸索，善于總結經驗，使檔案室的潛在價值發揮到最大。博物館檔案管理工作，只有堅持科學規范的管理制度、認真嚴謹的工作作風、與時俱進的創新精神，才能適應形勢的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發揮其特有的價值，只要我們重視檔案室的價值，它一定會為博物館事業的發展發揮巨大的作用。