對建好文物藏品檔案管理系統幾點看法

王麗梅

（七臺河市文物管理站 黑龍江 七臺河 164600）

前言

近代史上，我國大陸的民族瑰寶被西方列強所掠奪，多少后代、多少仁人志士為之惋惜。而每個時期都有一些民族敗類忘記祖先，不顧后代，盜掘古墓，販賣文物。改革開放以來，這些現象有增無減。利益驅動一些不法分子到了喪心病狂的地步，大量珍貴文物被盜失，駭人聽聞。“文物”這個詞已經被越來越多的人們所熟悉和重視。我們文物工作者深感責任重大，也對我們的文物保護和保管工作提出了更高的要求。

建立文物檔案是文物安全的第一保證。我們文物保管工作者是怎樣理解檔案表上的每一項要求，來做好建檔工作呢？幾年來我們一直在努力，在探索。下面把我們的工作和思路與大家共同商榷。

挑選器物是建檔前的準備工作。發掘出土的器物較多，但由于藏品的保存狀況、本身價值等不同，一開始不可能將每件文物都建檔，時間及精力也不允許。最好挑選保存完整、價值高的文物藏品先建檔，挑選藏品要以國家的定級標準為準繩。

①陶器，挑選本地區出土、采集的各個歷史階段的備類器形和具有代表性的器物，盡量不要重復，不殘破，但有些器物造型特殊，也可修復后建檔；②銅器，出土較少，一般只要完整就要建立檔案；③瓷器，出土較少，只要有準確時代且較完整的就可建檔，有的器物較珍貴稍有殘缺也可建檔；④玉器，出土較少，不論大小件只要完整都需建檔；⑤印章，字跡清晰，無殘缺，均可建檔；⑥其它小件，只要不殘缺，本身價值高，也可建檔。

一、藏品檔案的種類

（一）藏品本體檔案

藏品的原始記錄、鑒定意見、藏品總登記賬、藏品卡、修復檔案、保護檔案、分類賬、目錄、出入庫（館）憑證及調撥手續等，還有照片、音像和光盤資料。

（二）藏品參展檔案

藏品有的會出展，有的因為某種原因不會出展，所以不會成為“展品”，而出展的藏品就獲得了與社會交流的可能，這就包括：展品目錄、點交冊、裝箱單、出入館憑證、有關展覽現場的照片錄像等資料、展覽的陳列方案、展覽錄像和相關文件以及相關學科、社會各界及新聞媒體對此次展覽的報道等。

（三）與藏品相關的業務活動檔案

科研項目的開發與合作、其他學科對藏品的直接間接研究、新聞媒體對考古發掘、專題展覽、藏品移交的宣傳報道等。

因此，可以看出藏品檔案是由圖文聲像所組成的一個平面資料系統，它是計算機藏品檔案管理系統的資料來源。

二、計算機藏品檔案管理系統的建立

計算機藏品檔案管理系統是以藏品檔案為基礎建立起的一個立體信息系統。以其藏品卡為主線，兼及其他藏品檔案，可以通過藏品的任何一個屬性進行快速查詢，使其信息得以復制，免去了許多煩瑣的文書工作，通過使用計算機的二級查詢和綜合查詢系統可以方便快捷地達到這一目的。二級查詢，即在每一次查詢結果中進行第二次查詢。如在第一次查詢中，輸入了藏品的質地，屏幕上就會顯示出同一質地的藏品，在這一結果中，再次輸入其級別，就會出現新的同級別的藏品。綜合查詢是在第一次查詢時就輸入藏品的質地和級別，屏幕上就會顯示同一質地同一級別的所有文物資料。同樣，還可輸入名稱、來源、紋樣等要素來進行查詢。使用者還可以隨時打印出屏幕中所顯示的信息內容，或根據需求，只選擇其中一個部分來進行打印。因此，計算機藏品檔案管理系統的目標是針對藏品的不同屬性，可任意排列組合地自由查詢。

隨著互聯網的應用和普及，數據化管理已經成為現代管理的必要手段。對于藏品檔案，可以使多用戶多線程同時工作于計算機藏品檔案管理系統，可同時向系統輸入資料，管理人員在做資料的補充和修改時并不影響其他用戶對資料的瀏覽和查詢。超鏈接的應用，方便了藏品信息的查詢，點擊藏品卡中的拓卡號、照片號或記錄編號，就可以閱讀詳細資料，通過點擊，就可以在藏品卡、藏品修復檔案、藏品保護檔案和藏品參展檔案之間進行互相切換。

在藏品卡里有一欄為“來源“，填寫的內容一般為“某年某月某某移交”或“某年某月某某捐贈”，在計算機藏品檔案管理系統中可把這一欄分為“入館時間”和“來源”，這樣輸入人員和使用者就可以針對藏品的入館時間和來源進行輸入和查詢。同樣，可以對藏品卡中的其他欄目進行細化，使得藏品查詢起來更加方便，而計算機的大容量是實現這一要求的保障，既方便了查詢，又是對藏品卡的補充和完善。

三、藏品檔案與計算機藏品檔案管理系統相互依存

藏品檔案與計算機藏品檔案管理系統所使用的信息載體不同，它們的工作重點也不一樣。檔案工作的重點在于資料的搜集、分析和整理上，而計算機藏品檔案管理系統的重點在于信息的查詢與“資源共享”上。兩者優勢互補、相互依存，共同服務于藏品檔案的科研工作及各項業務活動，兩者都是需要及時補充、更新資料，進行長期維護的資料系統。如果說藏品檔案工作面對的是大量煩瑣的文書工作，那么計算機藏品檔案管理系統面對的難題則是藏品定名、分類、數據采集的規范化，如果沒有規范化.就談不上藏品管理計算機化，如果同一類藏品使用的是不同的名稱，這會使查詢的結果不準確，給藏品的統計及管理帶來困難，但我們相信，隨著計真機藏品檔案管理系統在規范、科學的基礎上的發展，使這一問題逐步得到解決，促進藏品檔案數字化的建設，達到“資源共享”目標。

首先，藏品檔案的建立，有利于藏品的保護和管理。利用藏品檔案信息，可以隨時了解掌握藏品的保存狀況，提高藏品的管理效率，并且可以緩解藏品“藏”與“用”的矛盾。科研人員和陳列展覽人員可以根據檔案記錄來進行研究工作和決定陳展所需文物，避免了過去研究和陳展過程中對藏品的多次提取，極大地滿足了對藏品的研究，減少了藏品的自然或人為的損壞。藏品檔案信息化工作，為藏品的管理增添了新的內容，利用電子計算機管理藏品信息，已在越來越多的文物保護單位成為現實。在信息的查詢、檢索、保管、提取等方面更為準確、省時，提高了藏品管理水平，帶動了科研工作，促進了藏品檔案業務工作的開展，為陳列展覽提供了更為便利的藏品信息。

其次，藏品檔案信息化的建立，提高了保管人員的業務素質與研究水平。藏品檔案信息化工作與開展藏品研究有著密切的關系，對發掘體現藏品的內涵價值，有著重要的關系。它既是藏品深化研究的過程，又是藏品研究成果的體現。由于藏品檔案內容全面、具體，要完成一份合格的藏品檔案，則要求檔案具體完成人——保管員有著豐富的文物知識，熟悉藏品的有關資料并熟練掌握文物庫房的工作等程序。在建檔過程中，對檔案要求填寫的每一部分內容，都要認真查對，毫不茍且。例如：對于征集入庫的藏品，首先要借助于藏品總賬、分類賬等原始資料，進行反復細致核對，查證實物是否與記載相符，還要根據實際情況，到其流傳的地點進行實地調查。對見于著錄者，則要翻閱大量的文字資料、期刊、書籍，爭取將該藏品的研究文章和著作收錄殆盡。對于那些性質、用途不明的藏品，則應根據考古發掘的同類藏品進行比較研究，力求填寫正確。總之建立一份完整合格的藏品信息檔案，關鍵在于編寫工作的質量好壞，而編寫過程是研究記錄的過程，這就極大地提高了保管人員的業務素質和鑒別能力。

總之，建好藏品檔案是我們的職責，但文物本身蘊藏著深奧的文化底蘊，我們需要不斷地學習增長知識面。隨著社會的進步和科學的日益發達，文物保管工作將進入現代化，藏品保管電腦化，即用電腦為藏品保管工作服務，這將極大地提高我們的保管工作。檔案的建立直接輸入電腦，不但為我們的保管工作提供了方便，而且也為今后的展出及研究提供了極大的便利。

[1]郭思潔，孫立平.我們對藏品日常管理工作的認識及做法[J].北方文物，1998（4）.

[2]聶莉.博物館的藏品檔案與計算機藏品管理系統[J].中國博物館，2003（1）.