現(xiàn)代化管理環(huán)境中檔案管理人員的角色轉(zhuǎn)換

任 麗

（哈同高等級(jí)公路管理處佳木斯管理所 黑龍江 佳木斯 154007）

檔案管理現(xiàn)代化給檔案部門(mén)帶來(lái)的機(jī)遇之一，就是在這種現(xiàn)代化管理環(huán)境中，檔案管理人員改變傳統(tǒng)的角色定位，而把自己的工作與更大范圍的信息服務(wù)聯(lián)系起來(lái)，從而使社會(huì)把目光投向在傳統(tǒng)的手工管理環(huán)境中常常容易被忽視的檔案管理領(lǐng)域。

一、走入合作圈，建立新的伙伴關(guān)系

促使檔案管理人員走出原來(lái)單一狹小的工作環(huán)境，走入合作圈，建立新的伙伴關(guān)系，其原因是多方面的。概括起來(lái)，我們可以從以下兩個(gè)方面來(lái)闡述。

第一，檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的建立與檔案管理現(xiàn)代化軟硬件的開(kāi)發(fā)與選配，單靠檔案部門(mén)已經(jīng)不可能完成了，檔案部門(mén)將不得不借助其他部門(mén)的力量來(lái)實(shí)現(xiàn)。事實(shí)上，從中外檔案管理現(xiàn)代化的起步來(lái)看，無(wú)一例外地是借助于其他部門(mén)的力量來(lái)實(shí)現(xiàn)的。比如，目前的檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，大多數(shù)是檔案部門(mén)委托軟件開(kāi)發(fā)公司、或與它們合作開(kāi)發(fā)出來(lái)的。另外，檔案管理現(xiàn)代化逐漸成為一個(gè)趨勢(shì)，融入社會(huì)信息化進(jìn)程中去，使得檔案管理現(xiàn)代化領(lǐng)域成為一個(gè)非常巨大的市場(chǎng)。其設(shè)備、技術(shù)既有通用的，但更多的是具有自身特點(diǎn)的，需要專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)。因而，許多專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、軟硬件設(shè)備公司都注意到了這個(gè)有著巨大潛力的市場(chǎng)，促使他們投身于檔案管理現(xiàn)代化領(lǐng)域中。因而，檔案管理部門(mén)、檔案管理人員將越來(lái)越需要與他們保持聯(lián)系，進(jìn)行合作，建立嶄新的伙伴關(guān)系。

第二，電子文件的產(chǎn)生與管理，將從根本上突破體制的束縛，把檔案管理部門(mén)和管理人員與文件制作、辦理部門(mén)和人員更緊密地聯(lián)系起來(lái)。電子文件的產(chǎn)生，淡化了文書(shū)工作和檔案工作的界限，其新型的生命周期——設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三種密切相關(guān)的運(yùn)動(dòng)階段，使得檔案部門(mén)和檔案人員不能像傳統(tǒng)工作環(huán)境中的那樣——坐等檔案上門(mén)，而必須主動(dòng)走出去，提前介入，以達(dá)到前端控制的目的。這不僅僅是理論的需要，更是實(shí)際的需要。國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)認(rèn)為，檔案館應(yīng)在歸檔文件的整個(gè)生命周期，指導(dǎo)和監(jiān)督由其他參與者采取的措施，這些參與者匯集了文件的責(zé)任者、管理員以及制定法規(guī)和行為準(zhǔn)則的領(lǐng)導(dǎo)和調(diào)配資源的負(fù)責(zé)人。同時(shí)指出，檔案館單干是成功不了的，只有聯(lián)合一個(gè)或數(shù)個(gè)機(jī)構(gòu)才能處理好電子文件。為此要建立新的伙伴關(guān)系，“檔案館將其關(guān)注的中心從傳統(tǒng)的伙伴，如文件管理員和史學(xué)家擴(kuò)展到所有關(guān)心文件和歸檔工作，表面上似不協(xié)調(diào)的人員，如律師、檢驗(yàn)師、安全負(fù)責(zé)、科學(xué)家和計(jì)劃管理員”。

國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的觀點(diǎn)清楚地說(shuō)明了：在電子文件管理中，檔案工作將不再是檔案部門(mén)獨(dú)家經(jīng)營(yíng)和檔案人員獨(dú)善其身的行為了，而是必須“走出去”和“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，結(jié)交新朋友共同完成工作目標(biāo)的協(xié)作精神。具體地說(shuō)：

（一）檔案人員與文件形成者的關(guān)系將進(jìn)一步密切

在文件和檔案一體化管理中，事實(shí)上我們已經(jīng)很難分辨文書(shū)工作和檔案工作的界線；而進(jìn)入電子文件管理系統(tǒng)，兩者將進(jìn)一步交融，密不可分。而且檔案人員也將比以往更需要得到文件形成者的支持和幫助，這是“因?yàn)椤娮游募男纬蛇^(guò)程’不僅對(duì)于日后的可保存性、可利用性具有重要意義，它還是證實(shí)該文件原始性、證據(jù)性的基本依據(jù)”。

（二）檔案部門(mén)將離不開(kāi)信息技術(shù)專(zhuān)家的指導(dǎo)和幫助

目前檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、維護(hù)都由專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人員完成，檔案人員難以獨(dú)力承擔(dān)這方面的任務(wù)。事實(shí)上，文件、檔案工作者的管理思想需要通過(guò)信息技術(shù)人員的專(zhuān)業(yè)化工作來(lái)實(shí)現(xiàn)，在雙方水乳交融般的合作中才有可能開(kāi)發(fā)出性能優(yōu)良的檔案管理系統(tǒng)；而另一方面，在系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的一些新問(wèn)題，隨時(shí)需要信息技術(shù)人員的解決。比如電子文件的產(chǎn)生、管理和利用無(wú)一不依賴(lài)于計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展。因此，檔案部門(mén)與信息技術(shù)人員必須保持密切友好的合作關(guān)系。

（三）檔案部門(mén)將更需要法律、安全方面專(zhuān)家的支持

從世界范圍看，支配信息的產(chǎn)生、管理、利用和保管各方面的立法，嚴(yán)重滯后于信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件和電子檔案管理方面的立法尤以為甚。在多數(shù)國(guó)家，人們制訂檔案法只考慮紙質(zhì)文件，并只以檔案機(jī)構(gòu)及其職能的簡(jiǎn)單模式為基礎(chǔ)。目前有關(guān)電子文件與立法相關(guān)方面有爭(zhēng)議的主要問(wèn)題有：一是文件的定義該不該包括電子文件；二是法律限制檔案部門(mén)保存電子文件的證據(jù)性?xún)r(jià)值；三是電子文件鑒定前后，法律沒(méi)有強(qiáng)制性規(guī)定等待時(shí)期；四是電子文件的保密；五是關(guān)于保護(hù)個(gè)人隱私與電子文件利用之間的矛盾關(guān)系。以上這些問(wèn)題在紙質(zhì)文件方面都得到了比較好的解決；而要解決電子文件的這五個(gè)問(wèn)題，則有待于時(shí)日。檔案部門(mén)需要法律和安全方面專(zhuān)家的指導(dǎo)和幫助，才能合法而有彈性地處理問(wèn)題。

（四）檔案機(jī)構(gòu)之間以及檔案機(jī)構(gòu)與其他信息中心之間的合作關(guān)系進(jìn)一步密切。

在電子時(shí)代，利用者關(guān)心的將是如何迅速地獲取信息，而不是信息的來(lái)源。檔案信息共享將是檔案部門(mén)迫切需要解決的問(wèn)題。可以預(yù)料，以后的檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)將不拘泥于一館一室，而是著眼于組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案館之間的界限將模糊，甚至檔案館、圖書(shū)館、文獻(xiàn)館和其他信息中心都將連接起來(lái)，組成一種基于通信網(wǎng)絡(luò)之上的國(guó)家信息系統(tǒng)。因而，檔案部門(mén)的合作外延擴(kuò)張到整個(gè)國(guó)家信息系統(tǒng)領(lǐng)域。與這些相關(guān)部門(mén)搞好合作關(guān)系，是信息社會(huì)的趨勢(shì)。

二、轉(zhuǎn)換角色，重塑職業(yè)形象

在檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施過(guò)程中，檔案人員因勢(shì)利導(dǎo)，適應(yīng)轉(zhuǎn)變，這是必須的。墨守舊有的職業(yè)觀念，回避變化帶來(lái)的挑戰(zhàn)，可能會(huì)危及我們事業(yè)的發(fā)展和這個(gè)職業(yè)的未來(lái)。檔案人員應(yīng)如何應(yīng)付挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)換角色呢？學(xué)者們認(rèn)為必須做到以下幾點(diǎn)：

第一，進(jìn)一步樹(shù)立保存歷史遺產(chǎn)的信念，增加“參與”意識(shí)。“檔案工作者要想影響信息技術(shù)的使用，一開(kāi)始就要參加這種新技術(shù)的使用，一起設(shè)計(jì)有利于檔案信息和信息管理和系統(tǒng)的設(shè)備，以便把文件與檔案案管理的要求灌輸進(jìn)軟件、程序編制、計(jì)算機(jī)演變等各個(gè)方面去”。

第二，檔案人員要發(fā)揮專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，在技術(shù)運(yùn)用方面起關(guān)鍵性作用。檔案人員必須懂得文件的性質(zhì)、歸檔和意義、具有檔案價(jià)值文件的性質(zhì)、保管文件的方法，以及怎樣同其他學(xué)科和行業(yè)的代表合作。只有這樣，檔案人員才能在電子文件管理方面充當(dāng)主角，并借助其他工作伙伴實(shí)現(xiàn)自身目標(biāo)，以便在電子文件設(shè)計(jì)、形成和管理方面比其他伙伴捷足先登。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，將會(huì)改變我們檔案人員的觀念和方法，促使檔案人員必須更換新的職業(yè)角色，才能適應(yīng)新的變化，經(jīng)受住這種新的挑戰(zhàn)。

[1]蔡穎.論知識(shí)管理背景下政府文檔管理者的角色轉(zhuǎn)換[J].檔案學(xué)通訊，2011（3）.

[2]劉慧.信息時(shí)代高校檔案人員的角色轉(zhuǎn)換[J].發(fā)展，2008（2）.