婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用的法律效力的思考

李 玲

（雙鴨山市友誼縣檔案局 黑龍江 雙鴨山 155800）

數(shù)字化的婚姻登記檔案提供利用的真實(shí)、完整、可識(shí)別是維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益所提供的依據(jù)和憑證具有法律效力的前提和保障。數(shù)字化的婚姻登記檔案由于存在不能直接識(shí)讀，信號(hào)極易消失，信息容易被篡改，信息也容易被遠(yuǎn)距離截取、竊獲而失密等問(wèn)題，給婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用提出新課題，提供利用檔案是檔案工作的生命之源，是檔案工作的根本。所以學(xué)習(xí)、研究婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用的法律效力非常重要而且特別必要。尤其是在現(xiàn)代信息技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的今天，如何確?；橐龅怯洐n案數(shù)字化提供利用的真實(shí)性、完整性、可識(shí)別性，實(shí)現(xiàn)便捷、高效的提供利用；作為真實(shí)可靠的法律信證充分發(fā)揮其提供利用的法律效力，檢驗(yàn)婚姻登記檔案數(shù)字化的科技成果，最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值和網(wǎng)絡(luò)資源共享，是學(xué)習(xí)和研究婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用的法律效力的目的和意義所在。

婚姻登記檔案數(shù)字化是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)婚姻登記的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。數(shù)字化的婚姻登記檔案文件雖然不是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中直接生成的，但卻是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的，并依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。所以數(shù)字化婚姻登記檔案文件符合電子文件的要求，可以稱(chēng)為間接型電子文件，是電子文件就要遵循電子文件的管理原則和管理模式，就是要在文件的生成和管理過(guò)程中進(jìn)行全程控制（前端控制、過(guò)程控制）、全過(guò)程的元數(shù)據(jù)記錄和跟蹤記錄，只有這樣數(shù)字化的成果在提供利用時(shí)，才能發(fā)揮憑證作用，具有法律效力。否則婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用的法律效力就會(huì)被置疑。筆者通過(guò)學(xué)習(xí)和研究，總結(jié)歸納了涉及婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用具有法律效力的幾個(gè)問(wèn)題，具體如下：

一、婚姻登記檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用具有法律效力的前提

婚姻登記檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理中有兩個(gè)方面的問(wèn)題值得注意：1、婚姻登記檔案材料在婚姻登記機(jī)關(guān)承辦完成后，一般交給專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的人員或由婚姻登記機(jī)關(guān)委托第三方（比如檔案館）整理、立卷，作為數(shù)字化前身的婚姻登記紙質(zhì)檔案材料，這種整理、立卷會(huì)造成檔案元數(shù)據(jù)記錄的丟失，從紙質(zhì)婚姻登記檔案材料的生成到婚姻登記檔案數(shù)字化管理乃至網(wǎng)絡(luò)資源共享過(guò)程中，毎一個(gè)環(huán)節(jié)監(jiān)督失控，沒(méi)有跟蹤記錄都可能造成檔案的真實(shí)性存在置疑，從而喪失作為檔案的憑證作用。所以，婚姻登記檔案材料在登記機(jī)關(guān)承辦結(jié)束后就應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化掃描或數(shù)碼照像處理，之后再進(jìn)行整理、立卷，目前婚姻登記機(jī)關(guān)在婚姻登記檔案材料承辦結(jié)束后普遍沒(méi)有進(jìn)行這樣操作，這樣操做既保留了作為間接電子文件的數(shù)字化婚姻登記檔案的元數(shù)據(jù)記錄又保障了檔案的真實(shí)、完整，只有這樣才能充分發(fā)揮數(shù)字化婚姻登記檔案作為憑證時(shí)提供利用的法律效力。2、關(guān)于紙質(zhì)婚姻登記檔案內(nèi)容的完整性?；橐龅怯洐n案在檔案館接收進(jìn)館時(shí)有記錄內(nèi)容存在不完整的現(xiàn)象，比如：夫妻雙方?jīng)]有簽字或沒(méi)有手印或沒(méi)有照片等，這種情況在提供利用檔案時(shí)，檔案館出具的檔案證明如果不具有法律效力，責(zé)任在婚姻登記機(jī)關(guān)，與檔案保管部門(mén)無(wú)關(guān)。這種檔案內(nèi)容的不完整也會(huì)使檔案作為憑證、依據(jù)時(shí)失效，也能直接影響到數(shù)字化婚姻登記檔案提供利用的法律效力?；橐龅怯洐n案及時(shí)規(guī)范化的整理、立卷，避免了檔案的丟失、損毀和破損，有效維護(hù)了檔案的完整，也保證了紙質(zhì)檔案的原始記錄，從而確保了檔案的真實(shí)性。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理為婚姻登記檔案數(shù)字化打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；可以說(shuō)，沒(méi)有紙質(zhì)婚姻登記檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理就沒(méi)有婚姻登記檔案的數(shù)字化，婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用的法律效力更是無(wú)從談起。寫(xiě)到這里筆者深深的感到，婚姻登記檔案的數(shù)字化加工制定一個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的流程管理規(guī)范非常必要，這不僅僅是婚姻登記檔案數(shù)字化的問(wèn)題，由于檔案信息化建設(shè)的需要，大量的數(shù)字化成果會(huì)越來(lái)越多，需要數(shù)字化的檔案都必須做到前端控制、制作控制、跟蹤控制以確保檔案在各個(gè)流程中的真實(shí)性、完整性、可識(shí)別性，確保其不容置疑的憑證作用和法律效力。這樣的數(shù)字化成果才能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、婚姻登記檔案數(shù)字化長(zhǎng)期保管問(wèn)題是影響婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用法律效力的重要因素

婚姻登記檔案數(shù)字化長(zhǎng)期保管問(wèn)題主要是婚姻登記檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)格式、遷移和備份。

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展非?？?，而數(shù)字檔案必須依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀取，婚姻登記檔案數(shù)字化成果采用哪種格式及格式在不同軟件環(huán)境的轉(zhuǎn)換直接關(guān)系到檔案在長(zhǎng)期保管中是否是可識(shí)別的、真實(shí)的和完整的?；橐龅怯洐n案數(shù)字化格式主要有文本格式和圖像格式，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的電子文件長(zhǎng)期保存格式（征求意見(jiàn)稿）要求：純文本文件格式為：TXT格式、XML格式，圖像文件格式為：TIFF格式、JPEG-2000格式、JPEG 格式、GIF格式、PNG 格式、DjVu格式。筆者認(rèn)為：隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)與設(shè)備的不斷更新，文本格式和圖像格式應(yīng)具備以下特點(diǎn)才能保障數(shù)字化婚姻登記檔案的長(zhǎng)期保管中檔案的真實(shí)性、可識(shí)別性、完整性。1.格式能保證電子文件在處理過(guò)程中不被篡改和竊?。ɑ蚣词褂斜淮鄹暮透`取的可能也會(huì)被及時(shí)發(fā)現(xiàn)）；2.格式不依賴特定的系統(tǒng)和軟件存在，能夠隨時(shí)隨地的被正常讀取；3.格式應(yīng)便于數(shù)據(jù)遷移和數(shù)據(jù)交換，便于查找和檢索；4.能夠保持文件生成時(shí)的格式，并且有版本升級(jí)功能，即使辦公軟件不斷升級(jí)，也能輸出同紙質(zhì)文件一樣的格式。

婚姻登記紙質(zhì)檔案保管期限是100年，這意味著婚姻登記檔案數(shù)字化成果的提供利用的時(shí)間也是100年，婚姻登記檔案數(shù)字化成果由于存在先天性、致命的弱點(diǎn)—存在不能直接識(shí)讀，信號(hào)極易消失，信息容易被篡改，信息也容易被遠(yuǎn)距離截取、竊獲等問(wèn)題，而且特別依賴專(zhuān)用設(shè)備和軟件才能讀取，所以在備份時(shí)僅僅進(jìn)行同質(zhì)備份已經(jīng)不能防范和克服數(shù)字化檔案的致命弱點(diǎn)，確保它的安全完整。筆者認(rèn)為：婚姻登記檔案數(shù)字化成果在備份時(shí)應(yīng)該采取雙版保存的方法，以維護(hù)婚姻登記檔案數(shù)字化成果的安全與完整。所謂的雙版保存指的是①電子載體的雙套制，即電子版本的備份一份在線利用，另一份異地保存，以此確保歷史信息的完整和安全。②不同載體的雙套制。比如：在保存電子版本的前提下，一定要保存完整的紙質(zhì)檔案。而且在條件允許的情況下，及時(shí)進(jìn)行多種異質(zhì)間轉(zhuǎn)換備份比如以縮微膠卷或聲像檔案等形式的異質(zhì)轉(zhuǎn)換等，這種轉(zhuǎn)換在讀取時(shí)對(duì)設(shè)備和技術(shù)的依賴小，信息不易丟失，不會(huì)被遠(yuǎn)距離篡改，適合數(shù)字化婚姻登記檔案的長(zhǎng)期讀取和保存。在備份時(shí)還應(yīng)該注意定期對(duì)電子備份進(jìn)行檢測(cè)和考貝以確保備份的安全和完整。

另外，在婚姻登記檔案數(shù)字化成果的長(zhǎng)期保管中建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)格的管理制度非常重要。比如：在婚姻登記材料的生成、歸檔、數(shù)字化等過(guò)程中都應(yīng)該有跟蹤記錄，也就是前面提到的“建立一個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的流程管理規(guī)范”，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的憑證價(jià)值之所以不容置疑，是因?yàn)樵谝欢ǔ潭壬先Q于嚴(yán)格的管理制度。有了“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的流程管理規(guī)范”，在保管存儲(chǔ)、提供利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)建立完整的安全管理制度和法規(guī)制度也相當(dāng)重要，比如：數(shù)字檔案人員管理制度、歸檔、存儲(chǔ)與備份制度、保密制度、提供利用制度、安全管理制度、檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度等等。這就是要構(gòu)建一個(gè)集國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的流程管理規(guī)范、一種技術(shù)管理與制度和法規(guī)管理制度相結(jié)合的新的一體化管理模式，以保障婚姻登記檔案數(shù)字化成果在長(zhǎng)期保管的提供利用的憑證價(jià)值和應(yīng)具有的法律效力。

婚姻登記檔案數(shù)字化長(zhǎng)期保管的主要問(wèn)題決定婚姻登記檔案數(shù)字化的提供利用，只有建立、完善國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的流程管理規(guī)范、技術(shù)管理制度及法規(guī)管理制度相結(jié)合的新的一體化管理模式，進(jìn)一步做好婚姻登記檔案數(shù)字化成果的存儲(chǔ)、遷移和備份工作，才能在一定程度上保證婚姻登記檔案在長(zhǎng)期保管過(guò)程中提供利用檔案的真實(shí)、可識(shí)別和完整，完成其作為憑證和依據(jù)的價(jià)值使命，確保婚姻登記檔案數(shù)字化長(zhǎng)期保管提供利用的法律效力。

三、婚姻登記檔案數(shù)字化的安全管理技術(shù)，是網(wǎng)絡(luò)資源共享和婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用法律效力的安全保障

1.內(nèi)外網(wǎng)端口分離策略?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息技術(shù)，盡管功能強(qiáng)大，但仍有很多缺陷，特別是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息系統(tǒng)集通信、計(jì)算機(jī)、和信息處理于一體，信息出入口多，而且公布面廣，信息環(huán)境的復(fù)雜性使數(shù)字檔案信息安全問(wèn)題的內(nèi)容涉及面廣、復(fù)雜性大，而且計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是由多部分組成，每個(gè)部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊和破壞。如果采用內(nèi)外網(wǎng)分離，端口分離技術(shù)，即有關(guān)婚姻登記檔案數(shù)字化成果涉密的完全在內(nèi)網(wǎng)，比如涉及當(dāng)事人婚姻關(guān)系、子女撫養(yǎng)、財(cái)產(chǎn)分割等；不涉密的可以放到外網(wǎng)，比如：檢索目錄。這樣將通信、計(jì)算機(jī)和信息的處理出入端口有效分離，防止信息被遠(yuǎn)距離的截取、竊獲。

2.防火墻技術(shù)。防火墻是一種保護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)性措施，它是阻止網(wǎng)絡(luò)中的黑客破非法訪問(wèn)某個(gè)網(wǎng)絡(luò)的屏障，也可稱(chēng)之為控制進(jìn)、出這兩方面通信的門(mén)檻，它對(duì)兩個(gè)或多個(gè)網(wǎng)絡(luò)之間傳輸?shù)臄?shù)據(jù)包和鏈接方式按照一定的安全策略對(duì)其進(jìn)行檢查，來(lái)決定網(wǎng)絡(luò)之間的通信是否被允許，并監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)。防火墻的安全策略有兩條：“凡是未被準(zhǔn)許的就是禁止的”；“凡是未被禁止的就是允許的”。

3.信息加密技術(shù)。信息加密是被認(rèn)為最可靠的安全保障形式，它可以從根本上滿足婚姻登記數(shù)字化成果信息完整性的要求，是一種主動(dòng)安全策略。信息加密的目的是保護(hù)網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息的安全，確保不宜公開(kāi)的數(shù)字檔案的非公開(kāi)性。對(duì)數(shù)字檔案加密的方式有很多種，比如：端到端的加密，即數(shù)據(jù)從一端到加一端提供的加密方式，以保護(hù)數(shù)字檔案在傳輸過(guò)程的安全；采用鏈路加密，以保護(hù)網(wǎng)絡(luò)結(jié)點(diǎn)之間鏈路信息的安全；采用結(jié)點(diǎn)加密技術(shù)，對(duì)存儲(chǔ)在結(jié)點(diǎn)內(nèi)的文件和數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行加密保護(hù)等等。

4.防病毒技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)病毒是一種具有破壞性的程序，它通過(guò)復(fù)制自身以傳染更多計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)病毒感染一般是從用戶工作站開(kāi)始，而網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器是病毒潛在的攻擊目標(biāo)，也是網(wǎng)絡(luò)病毒潛藏的重要場(chǎng)所。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器在網(wǎng)絡(luò)病毒事件中趕著兩種作用：它可能被感染，造成服務(wù)器癱瘓；它可以成為病毒傳播的代理人，在工作站之間迅速傳播與蔓延病毒。病毒防范策略可以從以下幾方面入手：安裝殺毒軟件并經(jīng)常定期殺毒和進(jìn)行版本的升級(jí)；定期更新定義文件和引擎；使用防病毒芯片的網(wǎng)卡、單機(jī)防病毒卡等防止病毒從工作站侵入；另外還可以在內(nèi)部網(wǎng)與外部網(wǎng)的網(wǎng)關(guān)安裝防毒軟件，進(jìn)行多層次的主動(dòng)防御。

5.訪問(wèn)控制。訪問(wèn)控制策略是安全防范和保護(hù)的主要策略，訪問(wèn)控制技術(shù)是要確定合法用戶對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)資源所享有的權(quán)限，以防止非法用戶的入侵和合法用戶使用非權(quán)限內(nèi)資源，它的主要任務(wù)是保證數(shù)字檔案不被非法使用、不被非法破壞、需要保密的數(shù)字檔案不被竊取，它是維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全、保護(hù)數(shù)字檔案信息安全的重要手段。訪問(wèn)控制技術(shù)包括網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)控制技術(shù)、主機(jī)的訪問(wèn)控制技術(shù)、微型機(jī)的訪問(wèn)控制技術(shù)和文件的訪問(wèn)控制技術(shù)。

總之，無(wú)論是婚姻登記檔案數(shù)字化的全程控制（前端控制、過(guò)程控制）、數(shù)字化加工、和安全管理都是在充足資金的支撐前提下才能順利完成的，如果沒(méi)有統(tǒng)一的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的流程管理規(guī)范、完善的技術(shù)管理及法規(guī)管理制度，大量的數(shù)字化檔案成果，尤其是婚姻登記檔案數(shù)字化成果在長(zhǎng)期保管的提供利用時(shí)很可能出現(xiàn)不能讀取或不能識(shí)別、不真實(shí)、不完整的結(jié)果，這一定會(huì)造成人力、物力、財(cái)力的巨大浪費(fèi)，這不僅僅是婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用的法律效力的問(wèn)題，也是所有檔案數(shù)字化過(guò)程中都存在的問(wèn)題。以上是筆者通過(guò)學(xué)習(xí)和研究婚姻登記檔案數(shù)字化提供利用的法律效力想到的。

注釋?zhuān)?/p>

（1）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件管理細(xì)則 第二部分：電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（征求意見(jiàn)稿）。

（2）中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 31—2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。

（3）馬春茂：《電子文件歸檔格式思考》，《北京檔案》2007年第一期。

（4）陳麗杰：《談如何加強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全管理》2011年第四期。