對加強水利工程檔案管理的思考

李 爽

（寧安市渤海灌區(qū)中心水利站 黑龍江 寧安 157431）

水利工程建設項目檔案是指從工程項目的提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行（使用）等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料。這些文件材料對水利工程建成投產(chǎn)后的管理、運行、養(yǎng)護、維修、改建、擴建等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據(jù)作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。水利工程建設項目檔案即是建設項目的真實記錄，是水利工作重要決策的依據(jù)，又是國家檔案的重要組成部分，即為今后本項目的建設、維修、管理、改擴建服務，又要為國家長遠經(jīng)濟建設服務。因此，確保水利建設項目檔案的齊全完整和安全管理十分重要。如何加強水利工程建設項目檔案管理，管理好、利用好水利工程檔案，使其在水利建設和水利管理中充分發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)服務，成為我們值得探討和深入思考的課題。

1、提高對水利工程建設項目檔案認識。首先，要提高有關領導對工程建設項目檔案工作的認識，糾正重建設、輕檔案的思想，無論是項目法人、工程技術人員、監(jiān)管人員、管理人員，還是檔案管理者，都要有組織、有計劃地學習檔案管理方面的法律法規(guī)，并掌握相關的檔案專業(yè)知識，做到思想上統(tǒng)一認識、業(yè)務上統(tǒng)一標準、工作上統(tǒng)一要求，充分認識工程建設項目檔案管理的重要性，做到上下結(jié)合、步調(diào)一致。其次，要把檔案工作責任制層層落實到人，增強搞好工程建設檔案管理工作的自覺性、使命感和責任意識，明確項目法人職責，構(gòu)建從上到下、分級負責、職責明確、科學嚴密的工程建設項目檔案管理體系，形成明確責任分工、群策群力、千方百計促進水利工程檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，使其在現(xiàn)代水利工作中發(fā)揮重要作用。

2、抓組織落實，完善工作機制。各級水利部門應把水利工程檔案工作列入重要的議事日程，要確立領導專人負責制。水利工程建設項目檔案是隨著項目建設步步延伸，段段相連，環(huán)環(huán)相扣，自始至終逐漸形成的，工程一旦竣工，工程檔案就應該齊全完整。要充分做到這一點，在工程項目一開始，就應確立領導專人負責，成立由建設單位、監(jiān)理單位、施工單位組成的領導小組，對建設項目的檔案工作進行通盤考慮，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立制度，制定措施，遵循工程建設和檔案工作的規(guī)律，堅持檔案工作與工程建設同步進行，保障工程項目檔案工作一開始就步入正軌，真正做到組織落實，思想到位，對水利工程檔案工作及時檢查督促，既要隨時了解掌握水利工程檔案工作發(fā)展動態(tài)，超前控制，又要加強橫向、縱向的信息聯(lián)通。完善水利工程檔案為水利服務的體系，建立激勵機制，盡快使工程檔案轉(zhuǎn)化為先進的生產(chǎn)力。鼓勵、引導水利工程檔案組織機構(gòu)，按市場需求建立開放、推廣、培訓、服務、經(jīng)營為一體的運行機制，開拓服務領域。

3、堅持各項業(yè)務規(guī)范和標準。水利工程建設項目檔案不僅涉及面廣，竣工圖要求高，而且原件收集歸檔難度大，這些竣工檔案又有著十分重要的利用價值。因此，必須按《中華人民共各國檔案法》的要求，嚴格執(zhí)行《水利科學技術檔案管理規(guī)定》、《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《科學技術檔案案卷構(gòu)成一般要求》等一系列法規(guī)性文件，增強水利建設單位和施工單位檔案人員和工程技術人員的檔案意識和依法治檔的自覺性。由于工程管理者、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們又是今后利用工程檔案的主體，應更多地依靠他們來保證這些工程檔案的齊全完整。

4、發(fā)揮監(jiān)理部門協(xié)調(diào)配合作用，保障水利工程建設項目檔案立卷歸檔質(zhì)量。按照國家水利部門的有關規(guī)定，把建設項目的建檔工作納入工程建設及管理程序，納入專業(yè)部門和專業(yè)人員職責范圍，充分發(fā)揮“三個監(jiān)督機制”的作用，確保竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量。發(fā)揮“三個監(jiān)督機制”即施工現(xiàn)場社會監(jiān)理部門、指揮部的質(zhì)安部門和施工單位工程材料部門，在工程施工監(jiān)理和質(zhì)檢過程中，對工程各種施工文件材料的形成、收集、整理，共同承擔檢查和督促責任，保證竣工資料的完整與準確。首先，要發(fā)揮社會監(jiān)理部門的作用。對施工單位在施工過程中的技術文件、數(shù)據(jù)，要進行認真鑒定，對竣工圖的編制質(zhì)量要仔細審核，做到發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，做到竣工圖編制與工程建設同步。監(jiān)理部門把好第一關，能保證施工文件材料的真實性、可靠性，提高竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量。其次，各指揮部的質(zhì)量安全部門要與施工單位現(xiàn)場協(xié)調(diào)施工計劃、進度，要求各單位做到象抓工程質(zhì)量那樣抓檔案質(zhì)量，創(chuàng)一流的工程，建一流的檔案。第三，要發(fā)揮各施工單位質(zhì)量員、資料員的主觀能動性，積極配合工地，做好竣工檔案的收集變更工作。通過三個機制的層層把關，充分發(fā)揮專業(yè)部門與檔案部門的積極性，使工程竣工檔案質(zhì)量得到保證。

5、創(chuàng)新工作方式，注重工作實效。一個工程項目大致分為立項階段、設計階段、施工階段、竣工驗收階段等階段，有的工程跨越的時間也比較長。為了保證工程項目檔案的齊全完整，可分階段，進行項目檔案的收集。收集時要注意方式方法。一是深入現(xiàn)場，收集檔案資料。水利工程檔案的大部分原始資料產(chǎn)生于施工過程的現(xiàn)場，檔案人員應親臨施工現(xiàn)場，收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度仔細檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。二是主動配合，做好溝通銜接工作。檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用，掌握工程進度、施工人員等素材。三是明確時限，力保檔案的完整性。檔案管理員必須區(qū)別不同情況，確定相應的工作時限，以保證檔案的完整性。對于那些形成周期短、時間性強的檔案要做到及時收集，對于形成周期長的檔案，則應明確劃分收集的時間區(qū)段，避免造成內(nèi)容混淆、遺漏，降低檔案質(zhì)量。在工程項目有關部門移交時，要注重工程項目檔案移交手續(xù)，明確工程項目檔案移交的重要性。

6、認真組織培訓，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。水利工程項目檔案管理的好壞往往取決于檔案人員的素質(zhì)和能力，取決于檔案人員的事業(yè)心和責任心。由于水利工程項目檔案種類及載體的多樣化，對檔案管理人員知識、能力等方面提出了新的更高的要求。所以，水利工程檔案管理人員不但應具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案學知識，還應對水利專業(yè)的相關知識有較多的了解，這樣才能具備相應的管理能力。如在繁雜的文件材料中分清性質(zhì)類別，確保文件材料之間的有機聯(lián)系；能抓住時機及時收集，變單向收集為雙向收集。在工程竣工驗收時，應安排檔案管理人員參加；組織檔案管理人員進行短期培訓，學習有關檔案管理標準、規(guī)范；主管部門也應組織不定期的檢查、交流活動，不斷拓寬檔案管理人員的視野。從不同的層面提高檔案法律法規(guī)、檔案專業(yè)知識。同時，檔案管理人員要抓住工程建設的前期工作、關鍵工程施工、工程驗收等關鍵階段，深入施工現(xiàn)場監(jiān)督指導檔案的收集、整理和歸檔工作，促進項目管理人員和工程技術人員不斷強化檔案意識，規(guī)范檔案管理，做到形成檔案講質(zhì)量、利用檔案講安全，養(yǎng)成及時歸檔、用完即還的良好習慣，有效地保證工程建設項目檔案的完整規(guī)范。