如何做好照片檔案的電子化管理

竇麗娟 姬良波

（黑龍江省趙光農場 黑龍江 北安 164021）

照片檔案是指國家機構，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。照片檔案是每個企業(yè)、單位不同發(fā)展時期客觀而鮮活的歷史記錄，它從不同側面反映了企業(yè)、部門走過的漫長里程。照片檔案不僅對國家和社會有重要保存價值，更在企業(yè)單位的運行、經營和發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，這些珍貴的歷史鏡頭利用價值和再利用率越來越高。然而傳統照片檔案的管理已經適應不了信息時代的發(fā)展，照片檔案提供利用受到了一定程度的制約。那么照片檔案怎樣管理才能更好的得到充分利用，才能充分實現資源的共享，與現代化相接軌呢？這就要求我們把照片檔案進行電子化管理。下面就怎樣做好照片檔案電子化管理闡述一下自己的觀點。

一、照片檔案電子化管理勢在必行

照片檔案電子化是指用數碼照相設備拍攝直接形成的靜態(tài)圖像文件或利用掃描儀將紙質照片、底片掃描后形成的靜態(tài)圖像文件轉換成以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像，并按照電子檔案要求進行的歸檔圖像文件。

（一）傳統照片檔案保管的弊端

1、傳統的照片檔案是以相紙、膠片等材料為載體，對環(huán)境的要求高，耐久性差，均會隨著時間的推移而出現褪色、發(fā)黃、圖像模糊等現象。

2、傳統的照片檔案管理方法是按不同的機構、年份劃分，利用人工將照片夾在相冊中的，查找利用起來非常麻煩，若年份、內容不清楚，想利用那就需要一冊一冊的查、一頁一頁的找，更是大海撈針。

3、隨著企業(yè)對外宣傳力度的加大，照片檔案更是企業(yè)的寶貴財富，為了更好地保存好這些歷史形象的儲存記錄，留住歷史的每個瞬間，更好地傳承企業(yè)優(yōu)秀文化歷史底蘊，就必須保護這些傳統的照片檔案。

（二）照片檔案電子化管理的優(yōu)點

1、檢索快捷，提高工作效率。照片檔案電子化管理檢索起來非常方便，只需輸入要查詢的照片內容，隨時隨地都可以找到需要的照片檔案，立查即可，這樣為檔案工作人員節(jié)省大量查閱時間，降低了勞動強度，提高了工作效率。

2、成像、傳輸快，提高檔案利用率。從利用這個角度看，只要有通訊網絡，照片檔案不受時空限制，既可以直接拷貝，還可以以郵件形式迅速傳出，便于利用，充分實現檔案資源共享，適應了現代社會高效率快節(jié)奏的要求。

3、保存安全方便，節(jié)省檔案庫房存儲空間。照片檔案電子化管理，使得檔案的載體變成光盤、磁盤或移動硬盤。這些載體不僅容量大、占用空間小、存放方便，能夠節(jié)省庫房存儲空間，而且保存與復制不存在變質等問題。

傳統的照片檔案既在檔案利用過程中存在復制繁鎖、檢索查找不便、破損照片修復方法復雜等問題，還在利用照片質量上存在問題，所以說，傳統的照片檔案管理方法顯然已經不適應檔案發(fā)展的需要，已經嚴重影響了照片檔案的再次利用，已經不同程度地制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。那么如何做好照片檔案的管理呢？這就要求實現照片檔案的電子化管理。

所以說照片檔案電子化管理勢在必行。那么如何做好照片檔案的電子化管理呢?筆者認為可以從以下幾個方面著手進行。

二、照片檔案實現電子化的方法

（一）傳統的照片檔案實現電子化的方法

1、將傳統的照片檔案利用掃描儀（數碼相機）逐張掃描（拍照）轉換成以數碼形式存儲于計算機或磁盤的靜態(tài)圖像，即轉換成數碼照片檔案，存放在計算機中。

2、按照原傳統的照片檔案歸檔方法，按照卷號順序、按年度、機構或問題制作照片檔案目錄，編制目錄時新型的照片檔案的文字說明與原照片文字說明要一致，不得有絲毫差錯。

3、傳統的照片檔案與新型的照片檔案要同時存檔。筆者認為，傳統的照片檔案是不同的歷史時期形成的、真實的、原始資料，即便是電子化管理，其歸檔方法仍按原傳統照片歸檔方法進行，不得擅自打亂重排，要尊重歷史。

（二）新型的照片檔案實現電子化的方法

要想實現新型的照片檔案的電子化管理，就要實現數碼照片向數碼照片檔案的轉化。

1、數碼照片、數碼照片檔案和新型的照片檔案的含義

（1）數碼照片：用掃描、數碼照相設備獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。（2）數碼照片檔案：法人、其他組織和個人在各項社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的數碼照片。數碼照片檔案一般由數碼照片和對該照片的文字說明兩部分組成。（3）新型照片檔案是指運用數碼影像技術與計算機技術形成的照片檔案。

2、新型的照片檔案的形成方法

（1）收集：在收集數碼照片時，不要幾年一起收，最好是隨時隨地收集，收集的照片，原則上應為原件，以確保其原始性。修改過的照片不能作為檔案歸檔。（2）整理：整理出主題鮮明，好辯認的數碼照片歸檔。（3）分類：數碼照片要按照其形成年度-機構（專題）進行分類。（4）排列：每一年度要建立一個照片檔案文件夾。文件夾下再按機構（時間、重要程度等），以黨、政、工、輕、婦等先后順序進行排列。（5）編號:照片檔案文件夾內的每一張數碼照片按其排列順序編號，即形成數碼照片號，命名規(guī)則為:年度—張?zhí)?，例?0110001.jpg，前4位表示年度，后4位表示張?zhí)?。?）編制照片檔案目錄：數碼照片檔案的整理應符合《照片檔案管理規(guī)范》，每一張照片都應有簡要、準確的文字說明，并能準確概括照片所反映的內容。否則，再珍貴的照片，隨著時間的推移其使用價值也將大為遜色。（7）刻錄光盤：數碼照片文件存在電腦里，會占居大部分空間，從而導致計算機反應速度變慢，存儲的照片檔案也存在安全隱患，為了保證照片檔案的安全，從長遠觀點看整理好的數碼照片檔案應脫機保存，應將照片檔案刻錄在光盤或存放在移動硬盤上。

第一，數碼照片檔案的存儲應符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。軟磁盤不能作為數碼照片的存儲載體。最好采用只讀光盤為存儲載體。第二，同一個年度的數碼照片檔案應刻錄在一張光盤中。第三，數碼照片光盤刻制內容包括光盤說明文件、數碼照片文件目錄、數碼照片文件夾。第四，使用不含溶劑墨水的軟性標簽筆在光盤表面上書寫光盤標簽。第五，照片檔案刻錄成光盤就應做防寫處理，避免擦劃、觸摸記錄涂層。

三、照片檔案電子化管理的具體方法

照片檔案的保管應符合《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。

（一）照片檔案應一式三套。一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。

（二）存放時遠離強磁場、強熱源并與有害氣體、強紫外線隔離。

（三）環(huán)境溫度應控制在17-22℃；相對濕度選定范圍為35%-45%。

（四）單片載體應裝盒，豎立存放且避免擠壓，有條件的單位可以購買防磁柜等現代化設備保管光盤。

（五）切勿使盤片與化學溶液接觸，以免產生化學反映直接損壞光盤。

（六）正確使用光盤。不用臟手拿光盤，以免臟物附在光盤上。手拿光盤時用兩個手指夾住光盤的中心孔和外緣，不要在光盤表現留下指紋。

（七）要建立定期檢查制度。計算機或移動硬盤要不定期抽查，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，發(fā)現問題應及時采取措施。

隨著我國經濟社會的快速發(fā)展，檔案工作越來越得到社會各方面的支持和重視，照片檔案的利用越發(fā)彰顯出突出的地位和作用。檔案部門為更好地為社會發(fā)展提供全面、及時、有效的服務，就必須建立與之相適應的檔案管理體系，使檔案管理與單位各項工作同步推進、同步發(fā)展。照片電子化管理最大的優(yōu)點就是能夠通過網絡迅速流動，有利于照片檔案信息資源的開發(fā)利用。照片檔案電子化管理將徹底改變其利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。檔案部門通過互聯網絡開展檔案利用服務已成為檔案工作適應信息時代發(fā)展的要求的必然結果。