企業檔案工作與信息化建設

譚素新

（黑龍江省前進農場辦公室 黑龍江 富錦 156331）

企業檔案的信息化建設，是新形勢下檔案工作者必須面對和研究的課題。檔案工作部門只有提高其自身的管理水平，工作方式從手工方式向現代管理方式轉變，才能為企業提供高效、優質的檔案信息服務。特別是數據存儲等各種信息技術的迅猛發展的今天，為企業檔案信息資源的科學保管和開發利用創造提供了機遇。當前，通過開發信息資源，促進檔案信息化建設，實現企業檔案管理工作各個環節的信息化，提高企業檔案工作現代化管理，對于促進企業科學管理和改革發展，增強企業競爭實力具有重要意義。

一、企業檔案管理者要具備信息化建設理念

企業檔案管理水平低，信息資料少，開發利用不好，主要原因是企業的管理者不了解檔案的信息化建設，平時對企業生產、經營管理和各種活動記錄不及時，對檔案工作不夠重視，對檔案管理工作的地位和作用認識不清，檔案意識淡薄。這種狀況直接影響檔案的管理人員，需要原有的檔案管理模式到檔案信息化管理進行一場革命，實際上是以轉變觀念為前提，只有以信息觀念去看待檔案及檔案工作本身，建立檔案信息管理理念，才能進行檔案信息化建設。很多企業的檔案管理者還習慣于傳統的手工檔案管理模式和方法。有的企業即使搞了信息化，也沒有什么實際改變，或者成為一種擺設，趕時髦。真正方便、快捷的計算機檢索體系沒有完全建立起來，致使檔案數據缺乏完整性和準確性。企業檔案信息化建設的重點是檔案資源信息化，要打牢檔案信息化的基礎，才能實現企業檔案資源最大限度的利用和共享。企業檔案信息化建設是一項系統工程，企業檔案管理者要以開放式的現代管理理念，建立健全一套檔案信息化管理體系，真正推進企業檔案信息化建設。

二、努力提高企業檔案信息化建設科技水平

企業檔案管理多年來是手工操作整理、檢索單一、利用率不高的落后局面。在科技高速發展的今天，這種狀況已經遠遠不能適應新時期檔案工作的要求，不能滿足企業管理者多角度查閱檔案、獲取檔案的需要。要想實現企業檔案現代化管理的信息化，必須借助科技力量整合現有的企業檔案信息資源，開發和建設檔案信息工程的數據庫系統。要進行必要的投資，發展計算機信息處理、光電閱讀、網絡連接、數字檔案館技術，并通過網絡加以聯通，充分發揮硬件功能及信息系統的綜合能力，使企業各部門可以依托先進的信息技術對歸檔檔案進行科學的管理和方便的使用。在企業信息化建設的過程中，應采用多種信息處理技術和產品，以保證信息資源建設和利用的可靠性。另一方面，企業檔案信息資源的保存利用是長期的，這樣就要求資源建設的過程采用的技術必須是通用的、標準的，非通用的、非標準的技術會導致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費。

三、實施企業檔案標準化，規范化管理

全面思考企業檔案信息化建設工作，實際是一個龐雜的體系，涉及方方面面。沒有規矩不成方圓，檔案信息化的規范管理，科學標準的體系，是企業檔案信息化建設工作快速、持續、有效、健康發展的重要保障。檔案信息化建設的標準主要包括管理、業務、技術三方面的內容，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立，各項規章制度要健全。加快推進企業檔案管理信息化建設步伐，把企業檔案管理信息化工作落到實處，就必須抓好企業檔案管理的標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。所以，建立健全企業檔案信息化的標準規范體系，是信息化工作科學、有效開展的重要保障。

四、不斷豐富企業檔案信息資源庫

信息資源，是企業檔案工作的資本，否則，就是“無源之水，無本之木”。企業檔案的信息化建設，歸根結底是企業檔案信息資源的數據建設，只有建立資源配置合理、特色突出、利用方便的企業檔案信息資源庫，才能有效地為企業的生產經營活動服務。為此，加強企業檔案信息資源庫的建沒，加強平時對企業生產、經營管理和各種活動記錄，高度重視檔案目錄資源庫和文本資源庫的建設，利用存儲軟件和數據庫管理企業檔案的原始數據、統計報表，將企業檔案信息全部以數字記錄方式存儲到數據庫中，完成現有的企業檔案館藏內容信息向數字化信息轉化。要通過企業檔案管理的信息化，使企業管理人員在自己辦公室的計算機上，就能夠查找自已所需要的檔案資料。應該說，企業的檔案信息化建設，是一項長期的、復雜的系統工程，企業應該根據發展的客觀需求和實際情況，全面規劃，科學安排，有序推進。