墾區檔案資料工作有關問題的探討

張春梅

（黑龍江北大荒農墾集團總公司北安分公司 黑龍江 北安 164000）

檔案工作與資料工作從廣義上講同屬一個范疇，他們的工作客體都是通常所說的信息。所以各檔案館在做好檔案工作的同時，也兼做了一定量的資料工作。就我們墾區的檔案館來看，都設有資料室，收藏和保管著一定量的資料。現對墾區檔案館資料室工作的有關問題作一探討，使檔案部門的資料工作有個長足的進步。

一、資料室工作在檔案館工作中的地位

資料室工作在墾區檔案館工作中同樣處于極其重要的地位。這是由資料工作本身已經發揮的作用和其潛在效能決定的。

首先，資料可以提高檔案工作人員的專業水平，完善專業知識結構，有利于檔案工作人員向高層次發展。檔案館的資料室由于收藏了一批與檔案工作密切相關的資料，因此有利于檔案館人員通過閱讀這些資料，來不斷充實和完善專業知識結構，提高業務水平，以利于指導檔案工作實踐。

其次，可以為檔案利用工作提供方便。我們在工作中時常會碰到一份文獻既有資料又有檔案，而在利用時提供資料更為方便的情況。比如我館資料室備有墾區分局黨委發文副本，在特定情況下提供利用就較之檔案要方便。因為分局黨委、行政文件多、內容雜，所以在立卷歸檔時基本都是按問題分類的。如人事任免、各種批復等。但按問題分類，在掌握上很難做到標準一致，加上有些內容的檔案數量極少，難免組卷混雜，給提供利用帶來不便。但有了副本歸入資料室，那么只需按利用者提供的大約時間或文號就能很快找到。又如“人事工作文件匯編”、“氣象資料匯編”等資料，在提供利用時更為有利，能夠比較集中全面地提供一方面的文件內容和基本情況。

再次，可以對檔案起到拾遺補缺的作用。資料室中的各種內部刊物和專業性雜志，在某種情況下還能補充檔案之不足。

由此看來，檔案館的資料工作對檔案工作的主體和客體都具有十分重要的意義。它在檔案館工作中處于極其重要的地位，應當引起足夠的重視。

二、墾區檔案資料室的室藏結構及其特點

檔案館的資料工作，雖然從屬于資料工作，有其共性的一面，但更應有其自身的室藏結構要求，體現出檔案部門資料工作的個性特點。

1、與檔案密切相關的特點。“檔案部門的資料工作”相對“資料工作”來講是一個概念。由于它內涵的增加，所以它應該具有與檔案密切相關的特點，與之相適應的也構成了獨特的室藏要求，與檔案密切相關具體來說有兩個方面。

一是與檔案工作密切相關。這一特點要求室藏必須具備以下三方面資料：主要的是檔案專業方面的資料，如《檔案管理學》、《科學技術檔案管理學》等檔案專業方面的各類教科書；《檔案工作文件匯編》、《檔案分類法》等黨和國家及本省市有關檔案工作方面的文件和規章制度；《檔案管理學輔導答疑》、《怎樣做檔案館工作》等各種檔案工作的輔助性讀物；《檔案工作》、《檔案學通訊》及各省市的檔案專業雜志。這些資料中有的是我國檔案工作的政策和理論依據，有的是集中某一方面知識并且比較通俗化的資料，有的是新鮮經驗、突破性的或是發展了的檔案學理論。其次是相關專業的各種資料。如文書學、秘書學、情報學、圖書館學等專業的各類科教書，《國家行政機關公文處理辦法》、圖書分類法等國家和省市有關公文、圖書工作的文件，《秘書工作》、《圖書情報知識》等各類相關專業的雜志。這些資料對檔案工作者來說也很有學習掌握之必要。因為文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿。要想做好檔案工作，首先必須搞好文秘工作。只有在文秘工作階段打好基礎，才能為檔案工作提供齊全、優質的歸檔材料。

二是與檔案內容密切相關。檔案館內的檔案工作和資料工作可說是一對孿生兄弟。因此就資料內容來看也應以與檔案內容密切相關的為主。如就圖書而言，應以檔案版、內部版或根據檔案匯編出版的以及本墾區人編著的為主，其他圖書為輔，對文藝性圖書一般不必保存。就資料而言，應以各種匯編材料、各種專業性刊物、內部刊物為主（如黨風黨紀、墾區紀檢、墾區審計等），以其他刊物為輔，而《中國青年》、《人民文學》、《大眾攝影》等刊物可以不必長時間保存。就報紙而言應以全國性的、本省市和黑龍江墾區的為主（如《人民日報》、《光明日報》、《解放軍報》、《解放日報》、《文匯報》、《農墾日報》等），以外省的和非一級政府、黨委的機關報為輔。如此確定主輔關系是從檔案部門提供利用出發考慮的。

2、突出地方性的特點。墾區檔案館是地方的特殊綜合性檔案，它“負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”它所保管的資料也應緊緊圍繞有利于反映分管范圍內歷史面貌這一主題。為了使保管資料能從多側面地反映出本地區的歷史面貌，在為本墾區各項事業利用服務中與檔案起到交相輝映的作用，室藏應具有以下幾個方面資料：一是本地區的各種雜書和家剩宗譜。如我們就存有《北安墾區志》、《北安分局大事記》等等。二是本地籍人出版的著作和書畫。一個地區由于歷史悠久，必然會出現一些名人佳作。這些資料從不同角度反映了一個地區的歷史風貌也應視作室藏結構之一。墾區收集、整理、編寫、出版了《美麗的北安墾區》、《北安墾區歷史沿革》等多部書籍、畫冊。三是有關描寫和報道本墾區內容事件的各種書刊。如《趙光烈士》就是根據趙光地區我黨打擊土匪史實背景創作的。四是本地名、特、優產品資料。比如墾區木耳、白瓜籽、猴頭、蘑菇等。五是上級出版的有本區內容的資料。

檔案館資料室的室藏結構要做到具有地方特色，這一工作深度較大、難度較高。從地方性這一要求的角度來看，大致是以上五個方面，但每一方面都還可以深入開掘。目的在于使資料室真正能從多方位地反映出本墾區的風貌。

3、具有連續性的特點。檔案館的資料室與高校資料室有所不同。高校的老師和學生到資料室查閱資料時，有針對性地、甚至是專指性地要找哪一份資料的情況并不多見，一般都是圍繞某一專題，或課程查閱某一方面的資料。選材面較寬，即在同類型資料中帶有很強的選擇性和互補性。而到檔案館來利用資料的就不同，大部分都具有很強的針對性，甚至是專指性的。利用者要的是本墾區某人寫的一本書，你給他其它書籍對他來講并不需要。如果利用者要的是某日某報，你拿不出此報，那么給他再多的其它日期有的本報，對他來說也是不感興趣的。

因此，我們檔案部門的資料在采購各種資料時，一定要注意其連續性。由于到檔案館資料室利用資料有專指性的特點，所以從某種意義上說保存的資料寧愿種類少一些也切忌一類資料缺乏連續性。

三、資料室工作中存在的問題及對策

檔案館的資料工作與檔案工作一樣，長期以來是處于封閉、半封閉的狀態之中的。這種狀態對充分發揮資料的作用是極為不利的。長年來，資料室里除了檔案人員在接待利用過程中提供一些相關資料外，主動前來查找的往往只有少數領導來借閱部分歷史書籍和工具書。還有就是辦公室等部門來查閱一下報紙。因此使檔案館的資料工作出現了以下三個問題：

1、室藏資料不豐，提供利用面不廣。由于大家對資料室了解甚少，因此一方面不能充分利用現有資料，另一方面也不知為豐富室藏作努力。解決這一問題的辦法只能是加強宣傳，廣開門路，擴大資料的收集范圍。并且形成一種制度、使檔案館資料室的資料得到源源不斷的補充。

2、資料保管的多，利用的少。在我區保管的資料中，用的最多的是檔案專業資料。檔案局、館的同志經常從中獲得知識、用以指導工作。而其他資料用得很少。解決這一問題的方法只能是資料的開放。要做好資料的開放工作，首要的是編制開放目錄。資料開放目錄形式的指導思想應是簡明、確切。如對報紙，可每種報紙每月制一卡，而將每月中的社論、重要文章和有關本區內的或是本區人物寫的文章逐一制卡；對各種專業刊物，可先每期制一卡，在隨后將本期刊物中的法規性、理論性、經驗性和本縣人物撰寫的文章制篇卡；對“報刊復印資料”也先每期制一卡，所后跟著排列全文登載的（除一些報道性文章外）文章的篇卡。其次還要搞好宣傳報道工作。可以通過廣播電視臺向大家宣傳并介紹資料的大概情況及利用方法和時間，尤其是要加強對墾區機關的宣傳。隨著資料室的開放，資料的利用率定會上升，保管的價值就能得到升華，而資料室的地位也會隨之提高。

3、人員不落實，工作不規范。由于檔案事業的迅速發展，業務范圍廣大，檔案館人員嚴重不足。因此，各館資料室普遍沒有專人負責，只有兼職人員。這樣對資料室管理，提高資料工作水平很不利。墾區各級檔案館資料室配備一名專職人員該放到日程上來了。一個檔案館不能只考慮檔案工作，同時必須考慮作為孿生兄弟的資料工作。