惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)人事電子檔案使用情況調(diào)查

曾雪蘭 羅麗云 曾怡婷 吳海新 彭文強

廣東省惠州市中心人民醫(yī)院，廣東惠州 516001

惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)人事電子檔案使用情況調(diào)查

曾雪蘭 羅麗云 曾怡婷 吳海新 彭文強

廣東省惠州市中心人民醫(yī)院，廣東惠州 516001

目的調(diào)查惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位人事檔案中電子檔案的使用情況，推進惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)人事電子檔案的使用。方法對惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位進行調(diào)查摸底，查看人事電子檔案的使用情況。結(jié)果調(diào)查顯示惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位人事電子檔案的使用率為82.35%，大部分醫(yī)療單位都實行了人事電子檔案的管理，但使用情況不太理想。

人事檔案電子檔案衛(wèi)生系統(tǒng)

人才與人力資源的充分開發(fā)與利用是推動社會發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而人事檔案作為人才信息的重要載體，毫無疑問地成為人力資源管理工作的重要組成部分。經(jīng)了解，目前我市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位人事檔案仍以紙質(zhì)文件方式作為主要的保存方式，計算機僅僅作為輔助手段加以管理，遠遠滯后于人力資源管理的需求。因此，在新形勢下，人事檔案管理也要與時俱進，創(chuàng)新管理模式以更好地服務(wù)并滿足與人力資源管理工作。筆者認為，建立人員信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)就是人事檔案管理工作改革創(chuàng)新的突破口。那么，如何準確地把握新時期管理現(xiàn)代化的新趨勢，如何科學(xué)地利用現(xiàn)代化手段，建立人事檔案信息化管理的新模式，就是我們需要面對和探討的問題。

本文通過調(diào)查惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位建立人事檔案的情況，調(diào)查在新形勢下人事檔案電子信息化的程度及安全保護措施的情況進行總結(jié)。

1 方法

在惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位中調(diào)查人事檔案使用的情況，從中篩選出使用人事電子檔案的單位，考查電子信息化的使用及對電子信息檔案的安全保護情況。

2 結(jié)果

在調(diào)查的17家醫(yī)院當(dāng)中，有三級甲等醫(yī)院2家，二級甲等醫(yī)院4家，縣級醫(yī)院3家，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院3家，婦幼保健院5家。在17家醫(yī)院中只有3家未使用電子檔案，人事電子檔案使用率為82.35%。

在使用人事電子檔案的醫(yī)院中，大部分都是使用單機版，只有個別極少數(shù)使用了網(wǎng)絡(luò)版，配置的電腦設(shè)備也不是高穩(wěn)定性、高性能的計算機，出現(xiàn)這樣的原因是使用單位對人事檔案數(shù)據(jù)的安全性要求缺乏必要的認識。

3 結(jié)論

在使用人事電子檔案的醫(yī)療單位中，存在的問題和使用的現(xiàn)狀基本與國內(nèi)大部分單位的人事檔案使用情況相近，基本情況如下。

3.1 人事檔案軟件無統(tǒng)一開發(fā)標準，缺乏通用性

目前使用的人事檔案軟件多為運行在PC機上的單機版，即使使用網(wǎng)絡(luò)版單位也沒有為其配置更專業(yè)的服務(wù)器。軟件更是各醫(yī)療單位自行購買，品牌眾多、所含功能差別較大，沒有統(tǒng)一規(guī)范，數(shù)據(jù)格式不一致，查閱人事檔案信息材料的手段缺乏通用性。

3.2 人事檔案信息管理功能單一，缺乏靈活性

目前各醫(yī)療衛(wèi)生單位使用的人事信息檔案系統(tǒng)，僅有存儲人事信息功能，沒有一個功能較為全面的、能夠涵蓋文件檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、人事檔案信息管理等功能的計算機信息系統(tǒng)。由于信息處理功能的單一性，加上無法進行數(shù)據(jù)共享，各信息系統(tǒng)之間缺乏協(xié)同，不能完全利用電腦完成信息管理工作。目前人事檔案信息的查詢、檢索，統(tǒng)計分析并生成各式各類的報表等等，大量數(shù)據(jù)仍需要通過手工處理，缺乏靈活性，不便于人事檔案信息開發(fā)利用，也大大增加管理人員的工作難度和壓力。

3.3 信息化程度不高，缺乏信息資源共享的必要條件

隨著社會信息化的快速發(fā)展，從傳統(tǒng)的手工化、紙質(zhì)化操作向電子化、無紙化轉(zhuǎn)變已成為管理共識。但醫(yī)療單位的人事管理信息化程度相比其他專業(yè)科室水平低，人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)滯后，未建立一個縱橫交織、上下貫通的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，缺乏信息資源共享的必要條件。尤其各種軟件的編程語言不通，人事檔案著錄項目不一致等問題，不僅給機讀目錄的數(shù)據(jù)共享帶來較大困難[1]，且大大降低了人事檔案信息的利用時效性。

3.4 人事檔案管理的規(guī)范化、標準化程度有待提高

隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，把人事信息管理作為日常管理中的應(yīng)用和普及管理才是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的思路。但根據(jù)調(diào)查情況來看，普遍存在人事檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，自動化管理工作尚無統(tǒng)一標準，人事檔案技術(shù)標準、組織工作程序標準也未從計算機信息處理技術(shù)的特點和發(fā)展角度出發(fā)促進人事檔案信息的規(guī)范化、標準化管理。因此，只有促進人事檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化，實現(xiàn)人事管理與檔案信息存貯的同步完成，才能克服檔案材料滯后性帶來的時效性失真，確保人事檔案信息的準確性和完整性。

3.5 人事檔案信息管理人員綜合素質(zhì)與檔案管理技術(shù)發(fā)展需要不相適應(yīng)

從目前調(diào)查情況看，大部分人事檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。實現(xiàn)人事檔案信息電子化，首先要有檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化，而非一般的日常電腦操作人員。但現(xiàn)有的醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理普遍為其他專業(yè)工作人員兼任，談不上技術(shù)型人才，人事檔案、信息處理復(fù)合型人才更是奢談。如果引進了現(xiàn)代化設(shè)備，卻不能充分發(fā)揮其作用，就談不上人事檔案信息電子化了。

3.6 人事檔案信息數(shù)據(jù)保護的安全性能差

信息技術(shù)為人事檔案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也給檔案管理帶來了安全隱患。經(jīng)調(diào)查，目前基本沒有一家醫(yī)療單位的人事檔案信息系統(tǒng)實規(guī)雙機熱備，只是簡單的進行文件的復(fù)制備份，這項工作也不是定期進行。另外，系統(tǒng)操作員缺乏安全保密意識，系統(tǒng)登錄密碼設(shè)置過于簡單，甚至沒有設(shè)置密碼，使非操作人員可以隨意進入。

基于以上的原因，人事檔案信息電子化在惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位的使用并不是很理想。功能簡單，應(yīng)用單一，有的僅僅用于人事檔案著錄或文件打字貯存，不適應(yīng)現(xiàn)有的人事檔案管理和利用需求，導(dǎo)致人事檔案管理和利用開發(fā)工作的低效能，增加人事工作者的管理壓力外，而且浪費了現(xiàn)代化設(shè)備的基礎(chǔ)投入，不能做到物盡其用。在目前信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代如果我們不改變當(dāng)前的狀況，不提高人事檔案管理者、使用者的素質(zhì)，將無法適應(yīng)現(xiàn)代化的人事檔案管理工作。

[1]金子成.“不立卷”有利于計算機編目[J].北京檔案，2001,2:31.

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1672-5654（2012）05（c）-0179-01

2012-04-26)