電子商務時代下物流企業庫存信息管理研究

浙江財經學院東方學院 姚家輝

信息技術的日益更新帶動了互聯網突飛猛進的發展，而依附于互聯網技術的商業模式也逐漸得到推廣、認可，并給人們生活帶來翻天覆地的變化，電子商務時代的到來，不僅為我們生活帶來了便利，增添新的購物樂趣，更帶動了與電子商務相關的各行各業，創造了許多就業機會。物流業作為電子商務順利進行的必要保障，正隨同這樣的背景一起，從傳統物流向現代物流轉變，物流的作用被強化[1]。而庫存系統的有效管理是物流企業利潤的重要來源，隨著電子商務的普及化與流行，物流企業即將甚至已經面臨庫存爆滿的問題，因此如何有效管理庫存系統，建立與電子商務環境相匹配的庫存信息系統是十分有意義的研究內容。

1 電子商務對物流企業庫存管理的影響

1.1 電子商務對物流企業的影響

電子商務實質是由信息流、資金流、物流的流動來完成，電子商務與物流密切相關，它的革新與發展對物流業帶來了全面且顛覆性的影響。首先，在地位上，電子商務時代的到來使得市場的競爭不再是比較企業自身擁有多少物質資源，而是能夠協調、利用并整合為自己的資源有多少，這是在供應鏈一體化下企業的核心競爭力。而物流不再是一個被動的角色，它是拉動電子商務的主要因素，隨著物流企業在各功能上的完善，降低運輸、庫存等環節成本，提高服務質量，勢必會提高人們對網上購物的需求。其次，電子商務的實現全程離不開互聯網，這也使物流企業走向數字化、信息化，如在庫存管理方面，物流管理的重點要從對有形商品的管理轉為對庫存信息的管理、對信息技術的掌握。還有，網上購物的便利拉近了供應商與顧客之間的距離，也提高了顧客對物流的要求，即需要及時、準確地將商品完好無損的送到顧客手中，因此，面對日益加大的配送壓力，物流業不得不對現有的站、港口、倉庫、配送中心等進行調整，優化路線以及設施布局等[2]。此外，電子商務時代的出現使得物流業面臨著一次重新洗牌，即不能適應信息化、數字化的物流企業、一些規模性無法成效應的物理企業將被淘汰出局。而物流企業一方面要為產品生產商庫存商品，一方面需要將網上虛擬的購買行為成為實體的商品送到顧客手中，是整個供應鏈中的協調者，地位舉足輕重。

1.2 電子商務對企業庫存環節的影響

庫存環節是物流企業的一個重要環節，電子商務的蓬勃發展對物流企業產生影響的同時，更對物流企業的庫存管理提出更高的要求。一方面物流企業作為一個流通環節的服務商，它的目的不是像制造企業一樣生產產品，而是通過它的調配運輸將產品更好更快的送到顧客手中，是提高網上購物質量的關鍵一步。這意味著它將不再是以前獨立于制造企業之外的企業，單單提供運輸服務，如今，它已成為電子商務企業的一部分，嵌入到企業整個生產銷售環節中，其中的庫存環節的有效管理也成為商務企業的核心競爭力；另一方面，電子商務將企業原有的封閉的系統轉變成一個開放的系統，同時促使物流企業不再孤軍奮戰，而是嵌入到這個大網絡中，實現信息共享，保證信息獲取的及時性、有效性。這也就要求物流企業對庫存環節進行虛擬化管理，并保證庫存信息系統的兼容性和集成性，利用數字化技術提高庫存在倉儲、調配等方面的管理水平，適應電子商務時代下產生的龐大庫存信息。

2 電子商務時代下物流企業庫存信息系統的設計目標

正如上節所述，電子商務的發展不僅對物流企業起到帶動作用，更對物流企業中關鍵環節——庫存管理提出了更高的要求，因此，對庫存環節進行信息化管理，提高管理水平，首先需要設計出適合電子商務背景的庫存管理信息系統，而第一個要確定的是庫存管理系統要實現的目標是什么。

2.1 物流庫存信息系統可存儲并提供大量的信息

電子商務模式讓許多實體交易變成了線上交易，采購者可以買到全球的商品，而不僅限于國內。且隨著網上消費的群里日益龐大，流通貨物的量也迅速增加，這些的實現離不開強大的物流。因此，物流庫存系統必須可以為物流企業提供大量庫存內商品的信息，包括入庫、出庫、存儲期限等；也要為制造商和采購商提供在流通過程的信息，是否已入庫、存庫的狀態或者已出庫等信息，實現生產、物流、銷售各環節的信息共享，提高管理效率。

2.2 利于實現庫存系統的規范化管理

所設計的物流企業庫存信息系統要根據具體庫存管理的規范，便于企業的操作、實施與監督。如根據所服務企業的類型將倉庫分門別類，確定商品具有單號、名稱、入庫日期等信息才入庫，并利于查詢貨物入庫、出庫或準備進行入庫、出庫的信息。

2.3 庫存系統可實現信息共享

因物流企業是電子商務這個流程中的一環節，所以需要確保物流企業的信息與所服務的企業的信息的溝通無障礙。通過庫存系統與所服務企業的內部系統進行信息交換，及時掌握貨物的狀態，是提高應變、減少失誤的有效方法，并利于倉庫空間的合理利用。

2.4 庫存信息系統要利于實現庫存的合理化

庫存管理信息系統就是要實現盡量從空間上、時間上合理高效的利用倉庫，一方面要進行空間布局，在不影響貨物安全存儲的情況下保證倉庫空間最大程度的利用，另一方面進行合理的時間規劃，減少貨物積壓、滯留的時間，這不僅降低管理成本，也是提高服務滿意率的關鍵。另外，進行有效的裝卸工作和運輸任務，使之不影響到倉庫管理的計劃，以及方便制造商和顧客的信息查詢也是不容忽視的。

3 電子商務時代下物流企業庫存信息系統的功能模塊

物流企業信息系統并非同一模式，根據服務對象的特點和需求，也可以構建出不同的系統功能模塊[3]。電子商務時代下，物流企業所采用的庫存信息系統需要符合這個電子商務企業所具有的特殊性，以及這個商業模式與傳統模式的差異性。根據設計目標，且保證物流企業庫存系統具有一定的通用性和兼容性，這里將物流企業的庫存信息系統模塊根據庫存的流程主要分為入庫信息系統、倉儲管理信息系統以及出庫信息系統。

3.1 入庫信息系統模塊

貨物進入倉庫是庫存管理的第一步。根據規范化管理要求，入庫這個過程包括運輸、卸貨、運貨、數量清點、貨物檢驗、存放整理以及入庫登記等手續。物流企業根據客戶的要求，按照入庫手續準時接收、存放貨物。其中庫存信息系統需要完成的任務有根據客戶的入庫貨物信息安排接收的物流車、存放的地點、搬卸的員工、確認貨物入庫以及更換存貨地點等。具體來說，有以下幾個功能：

安排人事與庫存地點。庫存信息系統先從客戶方得到貨物庫存管理的訂單信息，在根據訂單內容安排訂單接收負責接收、搬卸的員工以及入庫時擺放的位置。

貨物接收。在貨物入庫前，對貨物數量進行清點之后，要與庫存信息中的訂單信息進行核實，確認無誤后再進行入庫的下一步。

貨物存放指導。庫存系統通過計算機優化為搬貨的員工提供貨物存放的指示，保證空間的合理利用。

入庫確認。在貨物存放好后，庫存系統要對貨物的相關信息進行登記，包括貨物的數量、名稱、入庫時間和地點。若存放的地點發生變更，信息系統中仍要進行記錄，確保信息的準確性。

最后是生成會計信息。即完成入庫管理的最后一步，將已接受入庫的貨物轉化成企業會計系統所用的會計信息，如貨物運輸賬、庫存賬等等。

3.2 倉儲管理信息系統模塊

倉儲管理是庫存環節一重要環節，因貨物在物流企業倉庫滯留儲存管理，物流企業勢必承擔貨物丟失、破損等風險，因此有效保證貨物的安全以及保持其原有價值是物流企業高質量服務的體現，也是最有難度的一項工作。而在這環節庫存信息系統需要對已入庫的貨物進行檢索、及時告知倉庫的最新狀況，如提供是否即將滿倉、或倉庫還有很多空余空間尚未利用等信息。

庫存檢索功能。即為了確保客戶需要運送的貨物安全準確，在貨物入庫后，系統需要提供一份貨物入庫的數據給檢驗人員，以便檢驗人員在檢驗倉庫貨物進行核實，并做檢驗登記。檢驗人員不僅不需要對貨物的數量進行核對，還需要檢查貨物自身包括包裝在搬運時是否受損，受損程度如何。若有運貨過程中被損壞的貨物要登記到庫存檢索系統，以便真實反映庫存現象，同時保護客戶利益，讓客戶有知情權。并對造成損壞的原因進行解釋，對客戶提出退貨補貨的要求及時記錄信息并滿足。

庫存預警功能。即當倉庫的環境出現危險的可能時，如煙、火或漏水等情況時及時發出警報，降低倉儲貨物的損失。除此，庫存系統還可以查出各時點倉庫的使用情況，通過查詢庫存目前使用的最大量和最小量對倉庫的利用率進行判斷，既不讓倉庫過于飽和，影響安全，也盡量減少倉庫使用量過低而造成的浪費。

3.3 出庫信息系統模塊

作為庫存管理的最后一個環節——出庫，同樣不能忽視，它的目標就是將倉儲的貨物及時、準確、零損失地送到消費者手中。這個環節系統模塊要完成的就是檢驗出庫的貨物，包括數量、名稱、完好程度、派送地點等各種信息的記錄；另外根據出庫的貨物的數據對貨物進行分類處理，降低運輸成本。

出庫信息匯總。這是出庫管理的第一步，即要求庫存系統要將即將出庫的數據進行匯總，將出庫貨物的數量、名稱、出庫時間、送往地址等信息編輯成一出庫單，并根據配送路線、運輸能力進行分配，給出貨物出庫分配運輸的方案，提供給企業參考。

貨物分揀處理。在匯總的出庫信息出來之后，操作人員根據系統提供的揀貨清單進行貨物分揀處理，將出庫的貨物分別搬運到分貨架，將揀貨清單計入庫存系統。

確認出庫。根據庫存系統出庫貨物匯總以及揀貨的數據，與庫存貨物減少的數據進行對比核實，確認出庫的數據、出庫的貨物數量、類型是否和要求出庫訂單一樣。最后將分揀的貨物運出倉庫，在出庫時系統讀取貨物的條碼，做最后的出庫確認，然后將貨物進行分類配送。

內部數據傳送。在完成出庫任務后，庫存系統要及時將出庫訂單、揀貨清單與出庫確認信息傳送到企業內部系統進行處理，形成最后的會計數據、交易信息等。

3.4 注冊登入系統模塊

除了庫存過程的這三個功能模塊之外，庫存管理系統還需要對外來人員的進行核實，即建立注冊登入系統模塊。這首先保證了庫存管理系統的安全性，若完全對外會造成難以管理，并造成數據丟失、被盜等風險，所以需要對企業外部的訪問者的進入進行阻攔和身份核實。另外，為了實現信息共享，對客戶開放提供便利，庫存系統可對客戶提供查詢賬號和密碼，利于客戶隨時了解自己貨物的情況，維護顧客的知情權。

[1] 王智利.論電子商務與物流[J].商業經濟,2005(12).

[2] 劉春梅.論電子商務對提升企業物流能力的作用[J].哈爾濱商業大學學報(社會科學版),2005(6).

[3] 賈永生,梁銳.電子商務下商業企業庫存業務信息系統的功能結構[J].物流科技,2005.