做好高職院校印章管理工作的若干思考

程婉燕

（廈門海洋職業技術學院，福建 廈門 361100）

印章，也稱公章、印信，是一個單位行使職能、進行各種公務活動，對外聯系的必要工具和重要憑證。印章不僅是代表單位權威和信譽的符號，也是對內對外行使權力、履行職責的合法象征。高職院校印章在學校的管理以及參與其他社會政治、經濟活動中起著舉足輕重的作用，是學校身份與權威的體現。印章管理是辦公室工作的一個重要組成部分，具有特殊而又重要的地位。同時，印章管理也是高職院校辦公室做好服務工作的基本職能。

一、高職院校印章的分類

高職院校的印章種類繁多，包括校級各類印章、校領導名章及校內各單位印章。這些印章是學校權威的展示，是學校各級部門行使權力的象征，具有極強的合法性、權威性。

二、高職院校印章管理中存在的主要問題

隨著高職院校的高速發展、辦學規模的擴大，印章使用日趨頻繁。在日常工作中，印章的管理使用也面臨著越來越多亟待解決的問題。

（一）印章管理制度缺失

目前，很多高職院校還未制定科學規范的管理制度和嚴格周密的印章使用審批程序；一些高職院校雖然建立了印章管理制度和用印審批程序，但在實際工作中往往形同虛設，普遍存在憑印象、憑經驗管理印章的現象。如：個別職能部門的同志貪圖方便，一味強調需要用印的緊急性和特殊性，未經審批和領導批示，要求印章管理人員馬上用印。部分印章管理人員怕耽誤事，怕承擔責任，就同意用印，嚴重影響了印章使用的嚴肅性。部分印章管理人員隨意簡化用印審批程序，用印審批程序不完整，甚至未經登記、審批或是領導簽字就盲目用印，忽視用印審批程序的重要性；用印后，忽視蓋章登記和重要材料存檔。有時由于工作關系印章管理人員不在崗位，這時有人需要用印，辦公室其他同志也就幫著蓋了，造成印章管理混亂，出了錯無法追究責任。有些學生為了能利用學生證優惠購買火車票去旅游，隨意填寫乘車區間。如果印章管理人員不能及時認真核實，讓這樣的學生證渾水摸魚而順利蓋章，不僅違反了誠信原則，也會給學校的形象帶來負面影響。

（二）印章使用混亂

很多高職院校對外代表學校權威的印章即校級印章的使用和管理科學規范，對基層單位印章的管理卻不夠重視。部分基層單位印章存在無專人管理的現象，即使有專人管理，卻因管理人員素質較低、業務不精，對印章的權威性和重要性認識不足，常常導致印章使用不規范，印章交接隨意、用印的未及時審核，用印登記的檔案材料記錄缺失等情況。個別基層印章管理人員缺乏責任感，用印隨意，草率馬虎，未認真審查核對用印內容就給予用印，甚至出現在空白證明或紙張上用印，蓋“關系章”、“人情章”，很容易被有心之人有機可乘，嚴重影響了印章的嚴肅性和權威性，甚至給高職院校造成了嚴重的經濟損失和法律后果。個別印章管理人員加蓋印章的位置不準確、文字不端正、圖形不清晰，影響了印章的嚴肅性和學校的形象。此外，因工作需要，有些臨時性的領導小組、委員會等機構需要發文蓋章時，落款處容易漏標（×××代章）字樣。

（三）印章保管隨意

部分印章管理人員將學校的多個印章在未上鎖的廚窗或抽屜里隨意放置，有時辦公室的同志因事全體離開崗位，辦公室的門沒有上鎖，印章隨意放置，有的甚至直接擺放在辦公桌上；有的高職院校雖然將保管印章的抽屜及時上鎖，但辦公室多位同志都有該抽屜的鑰匙，很容易導致印章被盜用甚至被盜。個別領導或印章管理人員對印章重要性、安全性、嚴肅性缺乏認識，隨意攜帶印章外出，存在丟失、毀損等現象。

（四）忽略印章維護

一般來說，各高職院校的印章長期使用，除了損壞或學校更名等特殊情況外極少變更。很多學校印章常年未清理，印油、字跡模糊，影響蓋章的準確性，進而有損學校的形象。

三、加強用印管理，維護印章權威

（一）建立健全印章管理制度

各高職院校應建立健全印章管理制度，制訂各級用印的具體實施細則，建立嚴格的用印審批制度，規范用印的各個環節，維護印章使用的嚴肅性、規范性。同時，把相關內容和可能出現的各種用印情況科學化、規范化、程序化、制度化,減少因印章管理不到位帶來的各種隱患，使單位的印章使用更加合理、高效、安全。

（二）規范使用印章

實施詳細的用印登記制度，學校對用印的審批應實行分級管理，層層抓落實。各級領導要嚴格用印程序，加強對本部門印章的管理和檢查，審批應以文字批準手續為憑，執行用印登記存檔、重要材料存檔制度，設立用印使用登記本，堅持用印登記制度，同時注明用印日期、請印部門、用印事由、批準人、用印人等內容，重要材料存檔，并妥善保存備查，保證用印的安全性和合法性，也使用印工作有據可查。印章管理人員一定要做到辦事照政策，用印按規定，努力做到不蓋“關系章”，不送“人情章”，充分認識公章使用的重要性和權威性，正確發揮公章作用。一些職能部門或教師來蓋印時審批程序尚未完成，但確實需要緊急用印時，印章管理人員也不能斷然拒絕或推諉，在堅持原則的同時，還要講究工作方法的藝術性，使學校印章的使用更加合理、高效、安全。

（三）印章的保管

重視印章的保管。高職院校的各級各類印章尤其是學校行政公章、鋼印以及法人印章等，應指定政治上可靠、原則性和責任心強、細心、認真的專人按要求管理，應將印章存放在有保密設施的安全場所，實行專人專柜管理，防止丟失或濫用。無論何種情況，印章禁止外借或是帶到辦公室之外使用。當印章管理人員因出差或休假離開崗位時，需交給領導指定的其他同志保管，并及時轉告相關工作流程和規章制度等注意事項，雙方進行交接時，分管領導應在場監督，并適時檢查用印工作，發現不符合用印制度應及時指出并督促整改。掌管印章的同志因工作調動離開崗位時，應及時更換放置印章的柜、鎖，確保印章安全保管。

（四）印章維護

印章因經常使用，許多污漬、灰塵附著于印章表面，使用時與印泥混合，常常導致印文模糊不清，影響蓋印質量。因此，定期清理印章應成為印章保管人員的長期維護工作。一般情況下，可一至兩個月清洗一次，使印章保持字體清楚，確保了用印的效果，維護印章的權威性。隨著高等職業教育的迅猛發展，為保證教學、科研、學生管理等各項工作有序開展，高職院校規模持續擴大，印章使用日益頻繁，印章管理人員的重要性日漸凸顯。印章管理人員應主動提高自身業務水平，熟悉印章管理的相關工作程序，積極了解各級各部門的工作職責，根據學校的新情況、新發展、新形勢，對相關的印章管理規定及程序進行調整、更新，保證印章的嚴肅性、權威性，更好地為全體師生服務，推動學校更好更快發展。

[1]伍 聰.怎樣做好印章管理[J].秘書，2007，（9）：18-1.

[2]陳銀達.談談如何保管和使用印章[J].秘書，2000，（3）：26.