淺析高校辦公室秘書工作的角色定位及素質(zhì)培養(yǎng)

陳育芳

（福建對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 福州 350016）

高校辦公室是學(xué)校的綜合協(xié)調(diào)部門，具有上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)各方的重要作用，而高校辦公室秘書作為秘書群體的重要組成部分，隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，高校對(duì)辦公室秘書的要求越來越高。

一、高校辦公室秘書崗位的工作特點(diǎn)

（一）工作性質(zhì)的綜合性

從校內(nèi)來看，辦公室需要與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門、師生員工加強(qiáng)聯(lián)系，共同做好公文、會(huì)務(wù)、信息、安全、信訪、接待、采購(gòu)等各類事務(wù)的溝通、協(xié)調(diào)、督查及落實(shí)，并圍繞學(xué)校的教學(xué)、科研、行政、服務(wù)等開展工作。從校外來看，辦公室工作質(zhì)量的高低、服務(wù)態(tài)度的好壞，很大程度上代表了學(xué)校的水平，影響著社會(huì)各界對(duì)學(xué)校的看法。辦公室主要開展對(duì)外交流與合作，與上級(jí)主管單位、相關(guān)政府部門、其他兄弟院校等進(jìn)行方方面面的接觸，協(xié)調(diào)做好學(xué)校的對(duì)外聯(lián)絡(luò)、交流與合作事宜。

（二）高校環(huán)境的特殊性

高校作為人才舉薦、知識(shí)密集之地，是以學(xué)術(shù)管理為主要特點(diǎn)的機(jī)構(gòu)。由此可見，高校管理系統(tǒng)由許多個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成，各子系統(tǒng)由于不同的管理職能以及管理權(quán)限構(gòu)成了高校管理系統(tǒng)的管理網(wǎng)絡(luò)，而高校辦公室作為網(wǎng)絡(luò)通道的溝通者貫穿于系統(tǒng)的整體，使系統(tǒng)高速運(yùn)行，促使網(wǎng)絡(luò)簡(jiǎn)潔、通暢。高校辦公室的這種重要作用決定了其在高校管理系統(tǒng)中的地位，由此關(guān)系到辦公室秘書的知識(shí)涵養(yǎng)、文化品位等素質(zhì)要求，以及工作理念、方式方法等客觀需要。

（三）服務(wù)對(duì)象的復(fù)雜性

首先，高校發(fā)展及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)逐步轉(zhuǎn)向人才培養(yǎng)、內(nèi)涵建設(shè)、質(zhì)量立校、特色興校為核心，尋求國(guó)際合作、對(duì)臺(tái)合作、校地合作、校企合作、校校合作等發(fā)展策略。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)崗位客觀上要求辦公室及其秘書在黨務(wù)、政務(wù)工作上給予更多的協(xié)助。再次，辦公室及其秘書工作更加復(fù)雜，秘書的服務(wù)層次和服務(wù)水平需要不斷提高。最后，高校辦公室秘書的工作對(duì)象具有復(fù)雜性和多變性的特點(diǎn)，內(nèi)容包括輔助決策、綜合承辦、公文辦理、會(huì)議組織、信息處理、調(diào)查研究、機(jī)要保密、信訪工作等。

（四）素質(zhì)要求的時(shí)代性

高校秘書人員應(yīng)該強(qiáng)化信息意識(shí)，努力拓寬信息渠道，建立校內(nèi)校外的信息網(wǎng)絡(luò)，提高對(duì)信息的處理質(zhì)量，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息資料。首先，培養(yǎng)信息意識(shí)，具有強(qiáng)烈的信息意識(shí)，養(yǎng)成主動(dòng)發(fā)現(xiàn)、搜集、過濾、運(yùn)用各種有用信息的習(xí)慣，形成對(duì)信息的科學(xué)、正確認(rèn)識(shí)。其次，掌握信息能力，主要包括信息采集和捕捉能力、信息檢索能力、信息鑒別和處理能力、信息應(yīng)用能力等。最后，遵守信息道德，主要包括遵守法律法規(guī)、恪守道德準(zhǔn)則、抵制不良信息、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、尊重個(gè)人隱私等。

二、高校辦公室秘書工作的角色定位

（一）領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的參謀者

辦公室及其秘書應(yīng)該從抓大事、謀全局、當(dāng)高參等方面出發(fā)，全面搜集信息，深入調(diào)查研究，充分討論醞釀，提出預(yù)選方案，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的黨務(wù)、政務(wù)決策提供參考，并及時(shí)進(jìn)行督促、落實(shí)、評(píng)估和反饋，使辦公室真正成為校領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團(tuán)”和“思想庫(kù)”。辦公室秘書能對(duì)校內(nèi)外的信息展開搜集、分析、比較、判斷和整理，把有用的信息、合理化建議及備選方案提供給校領(lǐng)導(dǎo)，做到問題的針對(duì)性、分析的全面性、觀點(diǎn)的正確性、措施的可行性、出臺(tái)的適宜性。

（二）師生員工的服務(wù)者

辦公室秘書應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要性，自覺地以“服務(wù)師生、獻(xiàn)身教育”為己任，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前，不斷提高個(gè)人綜合素質(zhì)，切實(shí)為廣大教職員工提供服務(wù)。辦公室及其秘書工作把師生員工滿意與否作為檢驗(yàn)和衡量工作的標(biāo)準(zhǔn)，想問題、做事情從師生員工出發(fā)，把重點(diǎn)放在解決師生員工反映最強(qiáng)烈、最迫切的問題上，全心全意為師生員工服務(wù)。辦公室及其秘書工作把師生員工滿意作為工作目標(biāo)，時(shí)刻站在師生的角度體驗(yàn)、反思工作，努力找出癥結(jié)、迅速解決，為師生員工提供“零缺陷”服務(wù)。

（三）具體決策的督辦員

辦公室要圍繞全局性工作，抓住難點(diǎn)、重點(diǎn)、熱點(diǎn)問題和一個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題，出實(shí)招、動(dòng)真格、用真勁，加大督查力度，促進(jìn)工作落實(shí)。圍繞學(xué)校中心工作，認(rèn)真、按時(shí)完成上級(jí)和校領(lǐng)導(dǎo)交辦的督辦工作任務(wù)，隨時(shí)掌握督辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況。對(duì)上報(bào)的督辦結(jié)果認(rèn)真審核，不符合要求的退回重辦；對(duì)未按時(shí)上報(bào)督辦結(jié)果的要查明原因，采取有力措施促其盡快辦結(jié)；對(duì)需要進(jìn)入實(shí)地督辦的要深入基層掌握第一手情況，確保上級(jí)和學(xué)校的重要決策和工作部署得到及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的貫徹落實(shí)。

（四）內(nèi)交外聯(lián)的協(xié)調(diào)員

辦公室秘書的協(xié)調(diào)工作主要包括對(duì)外聯(lián)系和內(nèi)部協(xié)調(diào)事宜。要做好“協(xié)調(diào)員”，首先要掌握組織協(xié)調(diào)的原則，從整體出發(fā)通盤考慮問題，認(rèn)真處理好全局與局部之間的關(guān)系，做到局部利益服從全局利益、眼前利益服從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益；其次，要有一個(gè)好的工作態(tài)度，婉轉(zhuǎn)、妥善地處理好各部門之間的關(guān)系；再次，要注意人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，遇事主動(dòng)與對(duì)方商量，共同研究解決問題的辦法；最后，在對(duì)外協(xié)調(diào)方面，要與上級(jí)部門和平級(jí)有關(guān)部門建立密切的聯(lián)系，為單位各項(xiàng)事業(yè)的順利發(fā)展?fàn)幦「蟮拈g接效益空間。

三、高校辦公室秘書人員的素質(zhì)要求

（一）政治素質(zhì)：高校辦公室工作的本質(zhì)要求

辦公室秘書直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，面向全校師生員工，與不同層次人員交往，需要處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)重要任務(wù)，客觀上需要具備良好的政治素質(zhì)。同時(shí)，辦公室秘書還肩負(fù)著宣傳公關(guān)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)的職責(zé)，其政治方向、政治立場(chǎng)、政治觀點(diǎn)、政治紀(jì)律、政治鑒別力、政治敏銳性，不僅影響著學(xué)校的政策方針，還影響著學(xué)校的形象和威信。辦公室秘書要善于從政治上認(rèn)識(shí)問題、處理問題，始終保持清醒的頭腦、堅(jiān)定的立場(chǎng)，抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，駕馭復(fù)雜局面，經(jīng)受重大考驗(yàn)，任何時(shí)候都不動(dòng)搖政治信仰。

（二）精神素質(zhì)：高校辦公室工作的基本前提

一是甘于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，平時(shí)早上班、晚下班、常加班，自覺培養(yǎng)不怕犧牲、甘于奉獻(xiàn)的責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神。二是勤奮好學(xué)的鉆研精神，不斷加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，努力改善工作方法。三是開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神，根據(jù)不同的服務(wù)對(duì)象及其形勢(shì)、任務(wù)、要求的新變化，大膽改革創(chuàng)新。四是不屈不撓的拼搏精神，圍繞學(xué)校的中心工作不斷拼搏進(jìn)取，處理好粗與細(xì)、輕與重、緩與急的關(guān)系。五是精誠(chéng)合作的團(tuán)隊(duì)精神，從學(xué)校大局、整體工作出發(fā)，以高度的責(zé)任心、團(tuán)結(jié)合作的態(tài)度，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)。

（三）理論素質(zhì)：高校辦公室工作的關(guān)鍵因素

辦公室秘書要精通本崗位的業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉管理學(xué)、政治學(xué)、法學(xué)、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)、文史哲等相關(guān)學(xué)科常識(shí)，掌握經(jīng)濟(jì)、法律、社交、教育科學(xué)等方面的知識(shí)。要有完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)和扎實(shí)的專業(yè)功底，明確公文處理規(guī)范化工作的重要性，充分認(rèn)識(shí)文稿總結(jié)工作對(duì)學(xué)校日常工作正常、有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的意義，不斷擴(kuò)大自己的知識(shí)面。同時(shí)，辦公室秘書必須掌握秘書工作的規(guī)則和專業(yè)知識(shí)，如國(guó)家關(guān)于檔案、公務(wù)文書的有關(guān)規(guī)定和秘書學(xué)、公文寫作、文書處理、檔案管理、會(huì)議管理、調(diào)查研究等相關(guān)知識(shí)。

（四）業(yè)務(wù)素質(zhì)：高校辦公室工作的重要保證

其一，要具備處理問題能力。善于溝通、聯(lián)系，發(fā)揮、協(xié)調(diào)各方優(yōu)勢(shì)，切實(shí)解決工作中遇到的各種困難和阻礙。其二，要具備書面表達(dá)能力。公文、文件、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等要求秘書人員既要提高寫作能力，又要掌握公文的固定格式、規(guī)范用語(yǔ)、特定意義。其三，要具備現(xiàn)代辦公能力。大量現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用于工作中，使得辦公室秘書要適應(yīng)時(shí)代的要求，掌握這方面的知識(shí)和技能。其四，要具備高校管理能力。在工作中注意工作方式方法，掌握一定的管理藝術(shù)，堅(jiān)持原則性、靈活性的統(tǒng)一。

四、高校辦公室秘書素質(zhì)的培養(yǎng)途徑

（一）及時(shí)換位理解

辦公室秘書要經(jīng)常換位思考，多看、多聽、多想、多學(xué)，努力做到作風(fēng)沉穩(wěn)精干、服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效。辦公室秘書在人際交往中要尊重和接納每個(gè)人的個(gè)性差異與社會(huì)角色差異，全面看問題而不片面，在出現(xiàn)角色差異或思想層次差異時(shí)，要經(jīng)常換位思考，站在對(duì)方的立場(chǎng)觀察事物、思考問題，努力尋找與對(duì)方溝通的最佳方法。同時(shí)，增強(qiáng)公仆意識(shí)，對(duì)師生員工換位思考，工作踏實(shí)、任勞任怨、務(wù)實(shí)高效，嚴(yán)格要求自己，自覺維護(hù)辦公室的形象。

（二）準(zhǔn)確就位不越位

一是處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，秘書是參而不決、謀而不斷，決不能越過“配角”的位置扮演起舞臺(tái)上的“主角”。二是處理好與教師的關(guān)系。應(yīng)本著以教學(xué)為中心的理念，主動(dòng)了解教師的工作和需要，虛心傾聽他們的意見。三是處理好與校內(nèi)其他部門員工的關(guān)系。對(duì)其他部門員工應(yīng)該要用平等、寬容的態(tài)度去對(duì)待。四是處理好與本部門同事的關(guān)系。充分發(fā)揮辦公室人員的合力作用。

（三）認(rèn)真站位不錯(cuò)位

高校辦公室秘書要自覺克服“角色偏差”，培養(yǎng)和強(qiáng)化與這一崗位相對(duì)應(yīng)的責(zé)任意識(shí)、服從意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、公共意識(shí)、保密意識(shí)等“角色意識(shí)”。一是看。深入研究，系統(tǒng)學(xué)習(xí)上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)、年輕、年長(zhǎng)的秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)、理論觀點(diǎn)、工作方法、表達(dá)技巧等。二是聽。多聽取別人的意見和建議，廣聽博采，相得益彰。三是讀。研讀古今中外的教育思想及理論，去粗取精，活學(xué)活用。四是練。做到勤練腦、勤練身、勤動(dòng)手、勤練口。五是寫。在看、聽、讀、練的基礎(chǔ)上開展理論闡述和事實(shí)論證。

（四）提前到位勤補(bǔ)位

高校辦公室秘書要主動(dòng)出擊而不被動(dòng)應(yīng)對(duì)，摒棄浮躁、等待的心態(tài)，善謀實(shí)干，肯干事、敢干事、能干事、會(huì)干事。多向領(lǐng)導(dǎo)、同事虛心學(xué)習(xí)工作方法和工作形式，多與大家進(jìn)行工作中的協(xié)調(diào)、溝通。從老同志身上學(xué)習(xí)吃苦耐勞的敬業(yè)精神，從充滿活力的新同志身上學(xué)習(xí)積極努力、奮發(fā)向上、勤奮工作的信心和力量。加強(qiáng)與各科室人員的溝通、協(xié)調(diào)，密切配合，相互支持，在工作上努力做到主動(dòng)補(bǔ)位，并不斷提高自身素質(zhì)，以更好地服務(wù)于學(xué)校的改革、建設(shè)與發(fā)展。

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