高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的再認(rèn)識

陶 醉

（江蘇省如皋高等師范學(xué)校，江蘇 如皋 226500）

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作遵循教育主管部門頒布實(shí)施的相關(guān)規(guī)章制度，是結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況對學(xué)生自入學(xué)之日起到畢業(yè)而構(gòu)建的一套完整工作體系，包括學(xué)生入學(xué)注冊情況、成績考核情況及在校紀(jì)律情況等諸方面。誠然，學(xué)籍檔案管理工作與學(xué)校其他工作沒有可比性，但是，其細(xì)致及復(fù)雜程度不亞于學(xué)校其他任何業(yè)務(wù)管理工作，我們只有不斷經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提高管理層次，才能使學(xué)籍檔案在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮更大的作用。筆者擬結(jié)合自身工作實(shí)踐，談?wù)剬Ω叩葞煼秾W(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識。

一、高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的重要性及特點(diǎn)

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案客觀反映著學(xué)生在學(xué)校求學(xué)期間各方面的表現(xiàn)情況，因此，它無論對于學(xué)生、學(xué)校還是用人單位都有著重要的參考價(jià)值。同時(shí)，高等師范學(xué)校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)有一段相對漫長的時(shí)間，在這一階段中各方面的變化是客觀存在的，學(xué)籍檔案管理工作必須客觀地反映學(xué)生的發(fā)展和變化。

1.學(xué)籍檔案管理工作的重要性

長期以來，人們對學(xué)籍檔案的認(rèn)識僅僅趨向于對學(xué)生學(xué)習(xí)層面的狹隘關(guān)注，事實(shí)上，從學(xué)籍檔案的生成及發(fā)展過程看，它如實(shí)反映著學(xué)校教育工作、管理工作、后勤服務(wù)等與學(xué)生學(xué)習(xí)、生活緊密聯(lián)系的方方面面，反映著學(xué)生在求學(xué)期間點(diǎn)點(diǎn)滴滴的進(jìn)步過程，因而學(xué)籍檔案在教育、引領(lǐng)、塑造學(xué)生品格過程中發(fā)揮著獨(dú)特的作用。具體而言，其重要性可以概括為如下幾個(gè)方面：首先，學(xué)籍檔案的嚴(yán)肅性規(guī)范著學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活，為學(xué)生健康成長指明了正確的方向，因此，它兼具引領(lǐng)與指向等綜合性特征?？梢韵胂螅瑢W(xué)生如果都能夠根據(jù)各種規(guī)范進(jìn)行學(xué)習(xí)和生活，那么回饋學(xué)生的必然是良好的學(xué)習(xí)及生活環(huán)境，從而有利于學(xué)生積極情感的培養(yǎng)。其次，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)政策性、原則性極強(qiáng)的工作，其結(jié)果如何將影響教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量，并對學(xué)校校風(fēng)與學(xué)風(fēng)建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，因此我們只有做好學(xué)籍檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)檔案為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的目的。最后，在社會廣泛尊重知識、敬重人才的今天，通過學(xué)籍檔案輔助確定人事工作已經(jīng)成為一種趨勢，基層學(xué)校對優(yōu)秀師范生的選擇途徑無疑包含著對學(xué)生學(xué)籍檔案的考量。因此，高等師范學(xué)校必須對學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理，確保嚴(yán)格、規(guī)范前提下做好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作，提升學(xué)校學(xué)籍檔案的可信度，從而實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的社會價(jià)值。

2.學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作雖然千頭萬緒，但不是無章可循。事實(shí)上，通過分析與對比，我們基本上可以將學(xué)籍檔案管理工作分為如下幾個(gè)部分。第一，新生入學(xué)期間材料的收集與整理。此項(xiàng)工作應(yīng)該與學(xué)生入學(xué)同步進(jìn)行，這樣可以避免由于時(shí)間的推移而造成檔案管理工作的被動或者失誤。第二，學(xué)生求學(xué)期間材料的收集與整理。這是學(xué)籍檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，檔案管理者必須確保學(xué)生求學(xué)期間所形成的德、智、體、美、勞表現(xiàn)情況一一登記造冊。除此之外，還應(yīng)該客觀反映學(xué)生參與各種社團(tuán)活動的表現(xiàn)。第三，學(xué)生畢業(yè)階段材料整理工作。此項(xiàng)工作顯然是建立在之前兩項(xiàng)工作基礎(chǔ)之上的更深層次的工作，具有總結(jié)性特征。誠然，與學(xué)生表現(xiàn)相關(guān)的各類材料是上述三項(xiàng)工作的支撐，并呈現(xiàn)著兩大特點(diǎn)：一是材料來源的多向性，即檔案材料來源于學(xué)校的不同部門；二是檔案材料來源的時(shí)效性，即，材料來自于學(xué)生入學(xué)起至學(xué)生畢業(yè)一個(gè)相對較長的時(shí)間段。誠然，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案形式多樣、內(nèi)容豐富，涉及科系眾多，檔案建立從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)時(shí)間跨度大，檔案人員工作量大不言而喻。因此，一方面要形成正確的認(rèn)識，即，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作不是簡單的學(xué)校事務(wù)性工作，而是一項(xiàng)系統(tǒng)的戰(zhàn)略性工作。另一方面，主管部門需要在人力和財(cái)力上給予保證，在制度上給予規(guī)范，為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、高等師范學(xué)校各組成體對學(xué)籍檔案應(yīng)有的認(rèn)知

學(xué)籍檔案管理工作有效開展的制約性因素很多，其中人的認(rèn)知因素起著不可低估的作用，這既包括學(xué)籍檔案管理人員對本職工作的態(tài)度，又與學(xué)生、教師甚至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門對本工作的認(rèn)識密切聯(lián)系。因此，只有與學(xué)籍檔案管理工作沾邊的組成體都對學(xué)籍檔案形成正確的認(rèn)知才能達(dá)成良好的工作效果。

1.學(xué)生的正確理解

學(xué)生既是教育的對象，又是學(xué)習(xí)與各種活動的主體，對學(xué)籍檔案的認(rèn)識一直都很片面，即僅僅把自己視為一個(gè)被動管理對象，事實(shí)上，學(xué)生應(yīng)該把自己看成學(xué)籍檔案的中心，即在平時(shí)學(xué)習(xí)、生活中應(yīng)該以學(xué)籍檔案的主體內(nèi)容做為鞭策自己前進(jìn)的動力，以此審視和反思自己存在的不足，發(fā)揮學(xué)籍檔案對自己成長的促進(jìn)作用。由于諸多因素的影響，學(xué)生往往到畢業(yè)時(shí)，才可能在檔案移交過程中有幸目睹自己幾年的發(fā)展歷程，對于材料中正面呈現(xiàn)的內(nèi)容也許能夠坦然面對，但是，對于諸多不如意的記載，也許無能為力，悔之晚矣。因此，為了使學(xué)生同步知道自己的發(fā)展情況，檔案部門要思考如何在不違反原則和規(guī)定的前提下實(shí)現(xiàn)檔案與學(xué)生的適時(shí)見面，使學(xué)生樹立正確的檔案觀。

2.教師的密切配合

毋庸諱言，不乏有教師對學(xué)生學(xué)籍檔案的理解僅僅滿足于將材料轉(zhuǎn)送至相關(guān)部門，這種認(rèn)識是片面和錯誤的。尊重學(xué)生個(gè)性，把學(xué)生培養(yǎng)成具有創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力的人是學(xué)校工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，教師要通過對學(xué)生的客觀評價(jià)提升檔案的可信度；要通過對檔案的分析，探尋學(xué)生的成長足跡，并以此作為對學(xué)生進(jìn)行教育的依據(jù)，提高教育教學(xué)工作的針對性，發(fā)揮學(xué)籍檔案的警示作用。因此，教師要從對學(xué)生負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)的高度，與檔案部門緊密配合，客觀、公正地反映學(xué)生情況，做到不隨意更改學(xué)生學(xué)業(yè)情況，確保考核成績等基本數(shù)據(jù)的真實(shí)性；不庇護(hù)學(xué)生的短處，諸如各種違紀(jì)行為等，確保檔案對學(xué)生激勵和震懾作用的正常發(fā)揮，維護(hù)學(xué)校正常的教育教學(xué)活動。

3.領(lǐng)導(dǎo)的長效規(guī)劃

學(xué)校行政部門是學(xué)籍檔案工作的直接領(lǐng)導(dǎo)單位，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要真正認(rèn)識學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校全面教育體系中的價(jià)值和地位，切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理思想，與時(shí)俱進(jìn)，強(qiáng)化學(xué)校學(xué)籍檔案管理意識，完善學(xué)校學(xué)籍檔案管理職能，確保檔案管理始終納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃之中；要通過建立統(tǒng)一的學(xué)籍信息管理平臺，確保學(xué)校各職能部門對與學(xué)生有關(guān)的各種數(shù)據(jù)全面、快捷且又準(zhǔn)確地理解，實(shí)現(xiàn)管理部門與工作部門的信息共享，加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理工作的直接管理，確保學(xué)籍檔案管理工作落到實(shí)處。只有將學(xué)籍檔案管理工作列入學(xué)校工作日常安排，主管領(lǐng)導(dǎo)親自組織并帶頭宣傳學(xué)籍檔案工作的重要性，才能使全校員工重視學(xué)籍檔案管理工作，產(chǎn)生人人重視、大家支持的良好形勢。

4.檔案管理者的應(yīng)有認(rèn)知

學(xué)籍檔案管理部門作為以學(xué)籍工作為中心的職能部門擔(dān)負(fù)著學(xué)籍檔案管理工作的重任，管理人員應(yīng)該提高對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識。一方面，檔案管理人員要以學(xué)籍管理人員的崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自己工作，體現(xiàn)強(qiáng)烈的責(zé)任意識，深刻認(rèn)識和領(lǐng)悟出自于自己手中的檔案代表著學(xué)校的辦學(xué)水平、體現(xiàn)著學(xué)生的成長。只有對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識提高到一個(gè)新的高度，才能切實(shí)做到依法辦事、遵章辦事。另一方面，平時(shí)工作中，檔案管理人員不僅要做好檔案的收集與整理，而且要加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理工作的研究，從過去單一的收集、整理工作向研究、開發(fā)縱深方向發(fā)展，確保學(xué)籍檔案工作的動態(tài)發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作涉及面廣，要求高，與學(xué)生個(gè)體、學(xué)校形象等諸多方面緊密聯(lián)系，因此，只有體現(xiàn)方法現(xiàn)代化、技術(shù)先進(jìn)化、理念前衛(wèi)化，才能適應(yīng)學(xué)籍檔案管理工作的要求，確保學(xué)籍檔案管理工作再上新臺階。

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