論高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范與實(shí)施

陳秋婉

（韓山師范學(xué)院 學(xué)生處，廣東 潮州 521041）

論高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范與實(shí)施

陳秋婉

（韓山師范學(xué)院 學(xué)生處，廣東 潮州 521041）

學(xué)生檔案管理是非常重要的一項(xiàng)學(xué)生管理工作。然而，由于高校辦學(xué)歷史原因以及其自身具有整體性、系統(tǒng)性、時(shí)間跨度大特點(diǎn)，高校學(xué)生檔案管理工作一直存在許多不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范的問(wèn)題，使得學(xué)生檔案沒(méi)能發(fā)揮它的最大價(jià)值。認(rèn)真分析檔案管理工作特點(diǎn)及其服務(wù)范圍，指導(dǎo)高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范與實(shí)施。

高校；學(xué)生檔案；規(guī)范；實(shí)施

學(xué)生檔案是學(xué)生在各階段學(xué)習(xí)、實(shí)踐活動(dòng)、生活中形成的具有保存價(jià)值的個(gè)人人事文件材料，其對(duì)于每一名在校學(xué)生來(lái)說(shuō)有著重要的意義，管理好學(xué)生檔案對(duì)學(xué)校的教育工作者來(lái)說(shuō)更是意義重大、任重道遠(yuǎn)[1]。作為高校學(xué)生工作中非常重要的一個(gè)項(xiàng)目，高校學(xué)生檔案管理服務(wù)的對(duì)象是所有在校大學(xué)生，工作的內(nèi)容主要是把分散、零亂、大量的學(xué)生檔案進(jìn)行收集、系統(tǒng)分類、整理與保管。隨著社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度的提高，這對(duì)目前高校檔案管理工作中存在的一系列問(wèn)題提出了挑戰(zhàn)，迫切需要高校需要加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，不斷提高檔案工作的整體管理水平。

一、目前高校學(xué)生檔案管理工作中的問(wèn)題

學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，直接服務(wù)、影響大學(xué)生的切身利益，但是，現(xiàn)在大學(xué)生檔案管理工作中確實(shí)存在很多如檔案方式方法落后、檔案資料不完整、不準(zhǔn)確等問(wèn)題[2]。作為高校檔案管理老師，應(yīng)該深刻發(fā)現(xiàn)、認(rèn)識(shí)這些問(wèn)題，以尋求科學(xué)、有效的改善和解決方式。

1.管理部門(mén)劃分不清

目前，由于高校都沒(méi)有一個(gè)專門(mén)的制度文件來(lái)明確學(xué)生檔案管理工作的歸口問(wèn)題，不同的學(xué)校有不一樣的管理部門(mén)。有的學(xué)校把學(xué)生檔案放在學(xué)生處，由學(xué)生處專門(mén)成立一個(gè)檔案室來(lái)管理學(xué)生檔案；有的學(xué)校將學(xué)生檔案放在綜合檔案室，實(shí)行學(xué)生檔案、學(xué)校歷史檔案等統(tǒng)一管理；有的學(xué)校將學(xué)生檔案放在人事處，實(shí)行學(xué)生、教師人事檔案統(tǒng)一管理；有的把學(xué)生檔案放在各自院系，由院系管理自己系部學(xué)生檔案[3]。以上這些情況導(dǎo)致各校學(xué)生檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，檔案整理、分類混亂，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不利于學(xué)生檔案將來(lái)的有需銜接。

2.管理體制、機(jī)制落后

歷史原因，由于目前高校學(xué)生檔案承載的信息量絕大部分是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下設(shè)置的，歸檔材料的信息表現(xiàn)形式、類型都顯得過(guò)于單一和信息量過(guò)小。在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，這些檔案材料有的已經(jīng)過(guò)時(shí)，無(wú)法滿足信息時(shí)代用人單位的信息需要。另外，大部分檔案管理人員缺乏正確的指導(dǎo)思想和全新的觀念，造成管理機(jī)制不完善，特別是檔案管理方法老套、信息化水平不高。如高校的學(xué)生檔案大部分還是沿用數(shù)百年的紙質(zhì)檔案，占據(jù)大量的空間，需要浪費(fèi)大量的人力物力去做檔案的保護(hù)工作；另一方面，檔案沒(méi)有做到實(shí)時(shí)更新，大量的紙質(zhì)檔案混亂地堆在一起，造成學(xué)校、學(xué)生和用人部門(mén)很難找到需要的個(gè)人檔案。這種管理方式很明顯還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式階段，管理體制、管理技術(shù)手段滯后于信息時(shí)代，嚴(yán)重影響學(xué)校整體管理水平。

3.管理隊(duì)伍混亂

由于機(jī)制的不健全，目前大部分高校的檔案管理工作沒(méi)有配備專職人員，不論是從專業(yè)知識(shí)還是從資金上來(lái)說(shuō)都是欠缺的，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，很大程度上高校學(xué)生檔案在收集整理過(guò)程中沒(méi)有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，造成這樣那樣的常識(shí)性錯(cuò)誤。但是長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)未得到足夠重視，多數(shù)高校大都由兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。由于學(xué)習(xí)、專業(yè)背景的不同與參差不齊，大多缺乏檔案專業(yè)方面的基本知識(shí)和理論素養(yǎng)，造成檔案管理工作缺乏科學(xué)性和規(guī)范性。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，這就需要有一支專業(yè)的檔案管理工作隊(duì)伍來(lái)從事這項(xiàng)工作，而不是隨意拉一個(gè)兼職人員來(lái)湊數(shù)。

檔案管理工作人員應(yīng)該豐富自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力提高自身業(yè)務(wù)水平，提高自己的計(jì)算機(jī)操作能力水平和管理水平。

4.管理缺乏制度依據(jù)

我們都知道，高校針對(duì)學(xué)生管理的相關(guān)制度文件有很多，如學(xué)生行為準(zhǔn)則、學(xué)生管理規(guī)定等等。但到目前為止，都沒(méi)有專門(mén)針對(duì)高校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)。由于沒(méi)有相關(guān)的條文約束，也沒(méi)有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，致使高校學(xué)生檔案管理體制不一。教育主管部門(mén)應(yīng)該根據(jù)學(xué)生需要，盡快出臺(tái)高校學(xué)生檔案管理相關(guān)制度準(zhǔn)則，使學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。任何事情缺乏制度的約束，其結(jié)果是可想而知的。所以，我們應(yīng)該用制度的力量去強(qiáng)化大家的檔案意識(shí)，指導(dǎo)、約束學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化，科學(xué)化。

二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范與實(shí)施

高校學(xué)生檔案管理工作的好壞直接影響到學(xué)生的直接利益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下，高校學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)了以上諸多問(wèn)題急需改進(jìn)。檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性是檔案的基本屬性和特征，真實(shí)可靠的檔案才是最有參考價(jià)值的，而缺乏基本的原始性、準(zhǔn)確性的檔案將根本沒(méi)有利用的價(jià)值[4]。因此，我們的高校檔案工作者要正確認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題，憑著一股專業(yè)精神來(lái)加快推動(dòng)學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化進(jìn)程 。

1.規(guī)范管理隊(duì)伍，提高人員素質(zhì)

要搞好學(xué)生檔案管理工作，首先要明確管理部門(mén)，建立起一直穩(wěn)定的專業(yè)人才隊(duì)伍。管理人員要明確指導(dǎo)思想，轉(zhuǎn)變那種與人才培養(yǎng)相脫離的舊觀念，要樹(shù)立以人為本的理念，全心全意為學(xué)生利益服務(wù)，為高校教育教學(xué)管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化服務(wù)。在工作思想上要高度重視大學(xué)生檔案管理工作。在工作方法上，要不斷更新工作方法，用科學(xué)系統(tǒng)的現(xiàn)代科學(xué)管理方法來(lái)完善自己的工作，主動(dòng)為學(xué)校服務(wù)，為提高學(xué)生素質(zhì)、維護(hù)學(xué)生權(quán)益、提高學(xué)校管理質(zhì)量服務(wù)。在管理水平上，要努力提高自己的信息化技術(shù)水平，提高工作效率。

2.更新管理模式

目前，傳統(tǒng)的檔案管理模式在表現(xiàn)類型和信息量上已經(jīng)無(wú)法滿足學(xué)生個(gè)人和用人單位的需求。因此，高校檔案管理工作者應(yīng)不斷嘗試進(jìn)行各種檔案管理制度的改革。總之，一切改革的目的就是為了提高檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校要適時(shí)投入一定的財(cái)力對(duì)各級(jí)檔案工作者進(jìn)行相關(guān)管理培訓(xùn)，更新他們的理念和觀念，提高他們的檔案管理水平，強(qiáng)化他們對(duì)檔案管理的意識(shí)，調(diào)動(dòng)檔案管理工作者的能動(dòng)性和工作積極性，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅僅是簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng)。另外，檔案管理部門(mén)要努力提高自己的部門(mén)職能，加強(qiáng)與學(xué)校其它部門(mén)的工作聯(lián)系，切實(shí)發(fā)揮檔案管理這一專業(yè)在高等教育中的作用，提升檔案管理工作質(zhì)量，更好地為學(xué)生服務(wù)。另外，要加大精力實(shí)現(xiàn)紙制檔案的規(guī)范化，并逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案電子信息化。由于高校學(xué)生人數(shù)眾多（特別是擴(kuò)招后，有的高校少則一兩萬(wàn)，多則四五萬(wàn)），這就更加要求我們要加大檔案管理改革工作，巨大的管理工作量，如果不實(shí)行信息化管理，學(xué)生檔案材料很難實(shí)現(xiàn)有效的開(kāi)發(fā)和利用。有效的信息化檔案管理，可以及時(shí)、高校整理歸檔學(xué)生的材料，建成學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，最大化發(fā)揮檔案的保存價(jià)值，切實(shí)為學(xué)生服務(wù)。

3.制度的規(guī)范化、科學(xué)化

學(xué)生的檔案伴隨一個(gè)學(xué)生的一生，它具有系統(tǒng)性、完整性等特點(diǎn)。學(xué)生檔案從形成、歸檔到使用，經(jīng)歷的時(shí)間漫長(zhǎng)，經(jīng)過(guò)的部門(mén)多，如果歸檔制度不健全、內(nèi)容不完整統(tǒng)一，手續(xù)不嚴(yán)格，接受部門(mén)之間的工作協(xié)調(diào)不好，就會(huì)造成學(xué)生檔案的失實(shí)、甚至丟失等問(wèn)題，不能為檔案使用單位提供客觀、準(zhǔn)確的參考，影響學(xué)生的一生。因此，我們要建立和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，使學(xué)生檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。要實(shí)現(xiàn)一套完善可行的管理制度，制度的執(zhí)行情況進(jìn)行進(jìn)行嚴(yán)格的考核，做到統(tǒng)一管理規(guī)范。大學(xué)生檔案的分類應(yīng)根據(jù)本校檔案管理規(guī)定，做到類目層次劃分準(zhǔn)確。檔案案卷形式要統(tǒng)一，填寫(xiě)項(xiàng)目要一致。要避免大學(xué)生檔案材料的重復(fù)歸檔和遺漏，確保各種文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。另外，各高校要根據(jù)本校情況，編制適合自己的、方便大學(xué)生和用人單位使用的大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，檔案庫(kù)都要有詳細(xì)的記錄，以方便大學(xué)生就業(yè)時(shí)用人單位的查詢。

4.全校聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)協(xié)作，促進(jìn)學(xué)生檔案管理先進(jìn)化

作為一名教育工作者，我們首先要明確，離開(kāi)了全校任意一位教職員工，檔案管理工作都是無(wú)法做好的，它是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，我們所有的教師都應(yīng)加入到學(xué)生檔案管理工作中來(lái)，為學(xué)生檔案管理盡一份力。作為學(xué)生檔案管理的主管部門(mén)，要以積極的行動(dòng)爭(zhēng)取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的支持，在人力、物力、財(cái)力上得到保障，并且與各職能部門(mén)和教學(xué)單位溝通，力爭(zhēng)取得協(xié)作支持。另外，作為學(xué)校檔案的主管部門(mén)，學(xué)校綜合檔案室要定時(shí)多多支持學(xué)生檔案管理部門(mén)的工作，可以定期檢查、督促相關(guān)檔案建設(shè)，促進(jìn)學(xué)生檔案管理先進(jìn)化，這種相互的支持合作才能推動(dòng)檔案管理工作不斷進(jìn)步。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及高校規(guī)模的不斷擴(kuò)張，高校學(xué)生檔案管理工作越發(fā)顯得重要。作為高校學(xué)生檔案管理者，要正確認(rèn)識(shí)工作上存在的問(wèn)題，理念上緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，積極采取有效措施，不斷解決問(wèn)題，努力探索高校學(xué)生檔案管理新模式，提高檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平，切實(shí)發(fā)揮高校學(xué)生檔案管理的重要作用。

[1] 顏培珍.堅(jiān)持以人為本 做好高校學(xué)生檔案工作[J].上海檔案，2009， （06）.

[2] 張營(yíng).關(guān)于新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理工作的思考[J].考試周刊， 2009，（17） .

[3] 李秀榮.試論大學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（學(xué)苑版）， 2010，（12） .

[4] 龐美燕.從檔案屬性角度談檔案信息資源共享問(wèn)題[J].廣西民族大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）， 2007.

Discussion on the Norm and Execution of College Students’ archives administration

CHEN Qiu-wan

Students’ archives administration plays an important part in students affair.Because of history of college and characteristics of students’ archives administration, such as integrity, Systematicness and chronicity of time span, there are many disorderly problems of college students’ archives administration, which doesn’t play it’s value.Carefully analyzing characteristics of college students’ archives administration, so as to gudie the norm and execution of college students’ archives administration.

college; students’ archive; norm; execution

G271

A

1008-7427（2012）04-0155-02

2012-02-14