淺論工商管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

陳蕾

（雅安職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 雅安 625000）

工商管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要是針對(duì)工商管理系統(tǒng)內(nèi)部以及部門之間，對(duì)重要的公文、人事檔案與重要資料等具有保存于安全存檔價(jià)值的規(guī)范文件進(jìn)行統(tǒng)一收發(fā)存儲(chǔ)，對(duì)工商管理部門和企事業(yè)單位相關(guān)的通知、公告等公文發(fā)送給指定人員的特定流程亦稱公文流轉(zhuǎn)。

1 工商管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述

工商管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)又可以簡(jiǎn)稱為工商管理的OA系統(tǒng)，它能夠全面提供工商管理文檔文件的管理與歸檔文件材料的各種查詢功能，能夠規(guī)范而靈活地處理并流轉(zhuǎn)公文文件，能夠更加便捷地直接處理與接洽各式公文，能夠幫助工商部門管理大量事務(wù)工作并幫助工作人員擺脫大量繁雜的文件處理明細(xì)工作。工商管理OA 系統(tǒng)不論是任務(wù)下達(dá)或者是公文的流轉(zhuǎn)，一般全部都由前一個(gè)中心環(huán)節(jié)進(jìn)行確定后，另一個(gè)中心環(huán)節(jié)相應(yīng)的公文流向于及時(shí)處理資源進(jìn)行限定時(shí)間；同時(shí)前一個(gè)中心環(huán)節(jié)隨時(shí)隨地可確定跟蹤后一個(gè)中心環(huán)節(jié)處理資源任務(wù)的大概工作情況，并且能夠根據(jù)具體工作情況會(huì)發(fā)出提醒信息，以便最終確保公文得以順利流轉(zhuǎn)，最終實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)靈活及暢通最大化。

工商管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要能夠使公文處理過程變得更加貼近實(shí)際工作情況。工商管理OA 系統(tǒng)模塊的劃分以及相應(yīng)的各個(gè)接口模塊劃分最為關(guān)鍵的是它們之間運(yùn)行的接口問題，同時(shí)它也是對(duì)整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)控制最復(fù)雜性的最要技術(shù)設(shè)計(jì)手段。要言之，首先面對(duì)的是如何將功能模塊成功進(jìn)行劃分成為一個(gè)樹形層次類型的結(jié)構(gòu)；緊接著是對(duì)模塊對(duì)應(yīng)的接口進(jìn)行定義，而且每個(gè)接口模塊只應(yīng)該提供通信接口被其它接口模塊進(jìn)行訪問，以便能夠?qū)崿F(xiàn)整體內(nèi)部系統(tǒng)由公文發(fā)起與公文委派以及代辦公文等系統(tǒng)流程的科學(xué)制定。工商管理OA 系統(tǒng)不論是功能模塊定制的組成部分也好，還是流程監(jiān)控的部分也好，它們應(yīng)該是OA 系統(tǒng)最關(guān)鍵而且是最重要的組成部分。

2 工商管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的特點(diǎn)

工商管理OA 系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)重名查詢與企業(yè)登記等功能，在真正意義上實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。工商管理OA 系統(tǒng)幫助工商管理部門解決實(shí)際工作需求與實(shí)際業(yè)務(wù)工作流程，并且順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的技術(shù)應(yīng)用要求，還具有相當(dāng)大的實(shí)用性與易用性。工商管理OA 系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)主要是從基于瀏覽器相對(duì)應(yīng)的辦公自動(dòng)化來考慮，如何能夠方便地讓系統(tǒng)各組件靈活進(jìn)行搭配成了設(shè)計(jì)重點(diǎn)考慮的技術(shù)問題，系統(tǒng)接口模塊對(duì)接與內(nèi)部流程根據(jù)實(shí)際工商管理工作的變動(dòng)而變動(dòng)成為技術(shù)設(shè)計(jì)的最大挑戰(zhàn)，工商管理數(shù)據(jù)的冗余同時(shí)也成了困擾系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)的重點(diǎn)難題。一般考慮系統(tǒng)功能不僅可以成為對(duì)外的網(wǎng)站，而且還重點(diǎn)在于工商管理部門內(nèi)部可以實(shí)現(xiàn)是網(wǎng)上辦公，相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全可以開展實(shí)時(shí)監(jiān)控與授權(quán)訪問、對(duì)數(shù)據(jù)采用雙機(jī)備份等方法力求達(dá)到相對(duì)安全，系統(tǒng)還能夠在遠(yuǎn)程辦公方面獨(dú)具特色，即使工商管理領(lǐng)導(dǎo)出差在外，同樣可以通過互聯(lián)網(wǎng)等方式方便地實(shí)現(xiàn)公文的審批與流程的指派等公文處理工作。

工商管理OA 系統(tǒng)的大眾化與安全性。工商管理OA 系統(tǒng)設(shè)立大眾化的操作接口，對(duì)大多數(shù)工商企業(yè)與用戶而言，系統(tǒng)的界面簡(jiǎn)單并且易操作和易學(xué)與易用是非常重要的，而相應(yīng)的web 技術(shù)支持的系統(tǒng)設(shè)計(jì)可以集成多數(shù)辦公軟件，同是也是一個(gè)最簡(jiǎn)單而且能夠直接獲取文檔數(shù)據(jù)的重要技術(shù)途徑。工商管理OA 系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求安全保障，通常采用的方式是各模塊之間進(jìn)行相互監(jiān)督進(jìn)行設(shè)計(jì)，同時(shí)在模塊假死時(shí)可以很快促使正在操作的重要文件能夠即時(shí)恢復(fù)，同時(shí)采用雙機(jī)進(jìn)行備份，系統(tǒng)在數(shù)據(jù)加密方面通常采取最為有效的安全策略進(jìn)行設(shè)計(jì)。系統(tǒng)模塊之間的權(quán)限往往是通過相互之間的通訊協(xié)調(diào)來完成，針對(duì)不同的用戶可分配數(shù)據(jù)的控制權(quán)利，而且控制權(quán)利有多大都是集中在一個(gè)模塊進(jìn)行控制，再另外設(shè)計(jì)一個(gè)附加模塊開展協(xié)調(diào)監(jiān)控。系統(tǒng)使用的用戶名密碼或者是流轉(zhuǎn)文件的行為管理，系統(tǒng)相關(guān)的所有數(shù)據(jù)操作均可以進(jìn)行反向加密，相關(guān)的用戶名與密碼全部都采用密文加密等形式進(jìn)行安全管理。

3 工商管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)

工商行政管理部門主要從事所在轄區(qū)內(nèi)的企業(yè)與個(gè)體戶工商執(zhí)照注冊(cè)辦理并且對(duì)相應(yīng)工商行為進(jìn)行管理等事宜。工商管理OA 系統(tǒng)對(duì)所在管轄區(qū)的個(gè)體工商戶及企業(yè)相關(guān)的注冊(cè)名稱核準(zhǔn)以及同名企業(yè)查詢和企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍等規(guī)模開展管理，系統(tǒng)可以在原有的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)上繼續(xù)開發(fā)出工商管理部門自有的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，力求能夠提高我們開展信息查詢與核準(zhǔn)的效率，盡快幫助辦理工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照的企業(yè)與個(gè)人用戶能夠早日拿到自己所需要的各種證件。而且在資料審核的子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)審核模塊與流程相應(yīng)的自動(dòng)判別，力求達(dá)到企業(yè)無重名以及證件號(hào)無重復(fù)這種雙重技術(shù)保證。系統(tǒng)的模塊可以加入常用的功能模塊，還能夠同時(shí)加入信息資料的快速存儲(chǔ)流轉(zhuǎn)，目的是幫助系統(tǒng)在部分模塊出現(xiàn)故障的同時(shí)工商管理部門同樣能夠正常啟用備用庫(kù)來進(jìn)行信息存放與信息查詢等相應(yīng)工作。

工商管理OA 系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)方面的設(shè)計(jì)總體上一般包含七大功能模塊，即公文發(fā)起、下達(dá)公文、已發(fā)公文、已辦公文、公文委派、流程監(jiān)控模塊以及部門管理等，同時(shí)系統(tǒng)還具備郵件的內(nèi)外網(wǎng)接口管理的信息。工商管理OA 系統(tǒng)在模塊通信運(yùn)行時(shí)，首先能夠判斷用戶是否真正登錄成功，倘如用戶已經(jīng)成功登錄，系統(tǒng)則進(jìn)入相應(yīng)的規(guī)范操作界面，系統(tǒng)具備的七個(gè)子模塊立即在公文流子系統(tǒng)中相互平行并且通過數(shù)據(jù)庫(kù)與程序來進(jìn)行控制，系統(tǒng)管理人員可以根據(jù)工商管理的實(shí)際情況隨意來定義公文流轉(zhuǎn)運(yùn)行的路徑，從而最大程度上確保系統(tǒng)的實(shí)用性與安全性，真正實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)的初衷并產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

總之，針對(duì)工商管理辦公自動(dòng)化的現(xiàn)實(shí)需求情況，充分利用既定計(jì)算機(jī)語言，科學(xué)設(shè)計(jì)工商管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅可以實(shí)現(xiàn)服務(wù)企業(yè)的各項(xiàng)功能，還同時(shí)實(shí)現(xiàn)真正無紙化辦公提升工商管理的品質(zhì)與效率。

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