會計信息化及其基礎工作規范化分析*

鄭州大學 張豐君

會計信息化及其基礎工作規范化分析*

鄭州大學 張豐君

會計最基本的職能是反映和監督，會計工作的記錄數據是經濟信息的一部分，是會計業從出生就具備的特征。當前所說的會計信息化即會計現代化，是現代計算機技術、網絡技術與通信技術進入會計領域所產生的現代會計的高級形式。會計業產生至今，大致經歷了3個階段：手工模式、電算化模式、信息化模式。每一模式的發展，都對會計基礎工作規范提出了越來越高、越來越細致的要求，本文，筆者從會計核算中的憑證填制環節入手，對會計信息化及其基礎工作的規范化進行了分析。

一、手工模式下的會計基礎規范

手工模式下，所有會計工作均由人工手動完成，包括會計憑證填制、記賬、報表等工作。在此模式下，會計工作基礎規范中最具權威的是1996年6月17日財政部發布的《會計基礎工作規范》（下文簡稱《規范》）。此外，財政部于1997年7月10日又制定了《會計基礎工作規范化管理辦法》。以上兩個文件是全國各會計單位都必須遵照執行的會計基礎工作規范。其中，《規范》在總則、會計機構和會計人員 、會計核算、會計監督、內部會計管理制度、附則等6個部分對會計工作進行了比較宏觀的規定。而會計核算部分又從一般要求、填制會計憑證、登記會計賬薄、編制財務報告等4方面進行了進一步的規范。在填制憑證這一環節，對取得原始憑證到記賬憑證保管這一過程又定制了9個環節的規范。雖然各地區、各單位都依據財政部的規范管理辦法，制定了本地區、本單位的會計工作規范，但是由于這些規范是比較宏觀的指導性規定，以方便各單位根據實際情況進行實務操作，因此在會計憑證填制上的差別還是很大的。

二、電算化模式下的會計基礎規范

電算化模式是指會計工作部分由計算機完成。在這一階段，會計電算化系統有了相對的會計職能，如通過在系統內部設置輸入校驗，減少了手工模式下的筆下誤或手下誤；通過設置一些內部控制標準，完成了手工模式下的內控目的，如設置科目、項目對應關系，使憑證填制具備自動檢索功能等。

從計算機會計信息系統自身的變化發展來看，該模式又分為3個階段：單機階段、局域網階段、廣域網階段。

1.單機階段。該階段最明顯的特征就是計算機模擬手工。計算機只是代替了人進行復雜的匯總、記賬工作。在填制憑證方面，前期是計算機人員將手工填制記帳憑證錄入計算機，會計人員基本沒有與計算機接觸。在后期，計算機這一工具才逐漸被會計人員所使用。該時期，電算化軟件只是簡單的人機對話，在屏幕上顯示手工模式下的記賬憑證空白樣式，會計人員通過鍵盤對屏幕上的會計憑證進行填寫，該階段與手工模式幾乎沒有差別。但是，記賬憑證所要求錄入的財務數據成為要輸入的會計要素，其輸入格式已成為會計人員所必須掌握的規范。

2.局域網階段。局域網引入會計業才使得會計電算化真正名副其實，它突破了單一部門，通過網絡技術通達分支地域，形成范圍較大的信息網絡。這也是目前各行業、單位正在運行的會計電算化模式。

局域網工作模式大部分是客戶機/服務器（Client/Server）模式，即C/S模式。服務器也稱為數據庫服務器，專用數據服務器的采用，使得數據處理量更大、數據分類更細；并專門對會計信息等共享數據進行管理和存取，將會計的信息采集、分發及應用等工作分散到網絡其他客戶機上去做，構成分布式的信息管理系統。在這一模式下，財務系統管理部門之間的各項工作內容都通過網絡聯系在一起，各財務部門工作人員通過將會計信息要素以及工作需求要素錄入會計信息系統，成為信息系統的使用者和信息提供者。在會計憑證環節，如高校財務系統，工資、學費、預算、核算等業務通過系統設置，構成完整的高校會計信息系統；預算自動約束會計核算，工資、學費從發生起，系統自動采集會計要素，生成會計記賬憑證。

該模式與手工模式及單機模式的差別在于會計信息系統更加智能化，人們可以在系統內定制更多的管理思想、內控標準，從而包含了更多的會計基本知識和更多的會計規范；會計人員分工也更模糊化，只是在系統內因權限設置不同才有了各自角色的差別。特別是會計記賬憑證的生成上，會計人員面對每一筆經濟業務，只需要錄入其中軟件信息系統所需的會計要素，可以不再面對人工模式下的憑證界面，從而在更友好的經濟業務界面下，把每一筆經濟業務所含的會計要素填入，成為信息需求者所要的經濟信息，也可以生成人們所需要的任何形式的記賬憑證。

會計要素的規范問題是會計信息系統的一個重要問題，這個問題解決了，系統就不會因操作人員的不同而出現信息的不同，能為信息系統向外部伸展提供條件，同時擴大會計規范的范圍。

3.廣域網階段。廣域網階段仍然定性于會計信息系統的內容，只是網絡界限擴大了，僅包含與財務會計信息業務形成有關的各單位。在該系統內，會計信息實現了實時共享，達到了會計電算化的高級形式。

在會計憑證核算方面，會計憑證信息的采集達到了要素采集要求，因為會計信息網絡的向外延伸，使其走出了集中核算的財務管理部門，走到了財務管理分支部門，甚至走到了財務管理下的會計信息產生的第一線部門。這樣的信息系統就實現了會計信息的及時收集、決策信息的及時反饋。

會計核算人員不再僅限于會計人員，而是包括使用該系統的任何人，即只要有權限，就成了會計信息系統的使用者；只要按照會計要求將發生的經濟業務的會計信息要素輸入系統，就完成了信息的采集。這時，會計核算人員對會計原始憑證信息失去部分收集職責，而將其轉移到了系統使用者身上，會計人員的主要職責轉到了信息采集的審核上來，同時對會計信息采集具體標準的制定負有職責，即在會計基礎規范的制定方面，會計人員須根據系統人員的不斷加入而因人而異制定標準。

在廣域網階段，會計核算中的一些基礎規范將被很多的非專業人士所掌握，會計工作也將更加透明，會有更多的人掌握會計的基本知識、基本技能和基礎工作規范。

三、信息化模式下的會計基礎工作規范

信息化模式主要指會計信息系統不再是單一的信息系統，而是會計信息系統廣域網的進一步發展，并與其他社會和經濟信息系統進行了融合，是社會信息化的組成部分。這也是會計信息化模式與會計電算化模式的最大區別。這時的會計現代化真正達到了信息化，成了信息社會的一部分。

信息社會是以知識和信息為基礎的經濟社會，雖然農業、工業及服務業仍是社會的基礎產業，但它們的發展及運轉完全依賴于信息產業的發展。在信息化社會，戰略資源就是信息。一個國家、一個地區、一個行業、一個單位對信息擁有和利用的規模與程度，會直接或間接地反映出該國、該地區、該行業、該單位的科技進步、經濟發達和社會效益及生活質量等情況。

在信息化模式下，會計實務已與經濟活動融為一體，沒有明顯的區別。如購買辦公用品，隨著購買行為的發生，會計信息會進入社會信息系統，通過對購買行為結果的核查、確認，系統使用者就可以從系統中調出該筆業務的數據信息。會計系統信息有以下突出特點：首先，各單位或行業的會計信息系統不是獨立的，而是基于互聯網的各單位與行業相互融合、相互交叉的信息系統；其次，信息系統高度集成化，信息系統數據充分共享，社會人員對信息擁有量以信息系統授予權限的大小而定；再次，信息產生過程自動化、實時化，會計信息不需專業會計人員匯集，產生于各信息系統，而且會計信息隨經濟活動的發生而產生；最后，會計信息系統是開放的、多元的系統。

在信息化模式下，會計信息的產生、使用都將社會化，會計人員與非會計人員之間再沒有明顯的區分，存在的僅是社會不同的分工而已，會計基礎工作規范將是人人都能掌握的一門知識和技能，那么這一知識和規范必定是全社會統一的標準。

四、會計信息化與會計規范化

會計信息化和會計基礎工作規范化是會計業不斷發展的2個方面，既互相促進又互相制約。要想促進2方面的和諧發展，應從以下幾方面進行。

1.規章制度規范。會計電算化是一門交叉邊緣學科，很多管理方法和相應的規章制度都在摸索和試驗階段，雖然并沒有完全脫離傳統會計的一些基本原理和規則，但已被賦予了許多新的內容。改進和加強會計基礎工作，首先要從會計制度進行，完善基本工作制度，加強基礎工作的制度規范。

一方面，以《會計法》、《會計基礎工作規范》、《會計電算化管理辦法》等一系列規章制度為會計發展的規章基礎。另一方面，會計電算化給傳統會計帶來了巨大的沖擊，造成了許多新情況和新問題，每個單位都要從自身業務中的新情況和新問題出發，及時發現工作中存在的薄弱環節，對原有的制度進行相應改進，確保會計基礎工作規范不斷完善。

2.加強和改進內控管理規范。傳統會計模式下，內控管理機制比較完善，主要采取錢賬分離、印章分管、換人復核、賬賬核對和賬實核對等方式。同時，會計電算化的應用也改變了人們習慣的內控管理模式，并由人與人之間單純的手工控制擴大到人與機之間的人機相互控制。因此，電算化模式下的內控管理必須與傳統模式相結合，并對其予以不斷改進和完善。

（1）不斷完善會計電算化軟件系統。電算化軟也件從核算型變為管理型，大量的內控管理模式與管理方法都由系統軟件去完成。

（2）依據會計電算化的特點設計相應的崗位分工與責任，使其與系統操作人員之間形成內部牽制。

（3）加強傳統內控管理措施建設。雖然在傳統的內控對象沒有發生變化的環節，原來的內控機制仍然是有效的，但仍要針對信息化的特點進行完善。

（4）加強會計監督與檢查。各項管理制度的落實與實施是會計工作正確順利進行的有力保證，會計的監督與檢查首先要保證會計電算化后的各項規章和管理制度的落實，其次要通過事后與事中的監督檢查，及時發現問題、反饋問題，溝通管理中的各個方面，不斷完善人機管理系統。

3、強化會計要素輸入規范。輸入環節是人機系統的結合點，是會計基礎工作規范在信息化中的充分體現，這一環節工作質量的高低決定了最終的工作質量。因此，要嚴格執行國家財經法規和各項規章制度，保證輸入會計數據的合法性；輸入會計要素數據要具有規范性，并隨著電算化的發展而不斷細化；利用事中和事后復核工作規范，對輸入數據進行再次審查，要求只有經過此工序的數據才能成為會計電算化處理的數據，確保輸入會計數據的真實性和準確性。

4、加強人員培訓和人才培養工作。會計人員的知識培訓一直為各單位所重視，各單位及主管領導部門都把對會計人員的繼續教育作為主要工作內容之一。采用多種形式提高會計人員的整體素質和業務知識，也是會計基礎工作規范所要求的。會計電算化對會計人員的知識結構要求更高，要求從業人員不僅應具有相應的會計知識結構，還應具有相應的計算機知識和電子通訊業的部分知識。

總之，在目前經濟發展環境中，業務的綜合性急需綜合性的人才，這使得會計這一行業對人才的需求更加多樣化，不再僅限于會計人員，而是需要會計人才、IT人才業、經濟管理等各類人才，并通過業務培訓使他們在具備綜合性素質的基礎上各有專攻，滿足會計信息化工作各崗位、各方面的需要。

五、結論

會計基礎工作內容豐富、范圍廣泛，會計的職能是對經濟工作進行反映與監督。在市場經濟環境下，會計工作與諸多社會工作存在千絲萬縷的聯系，因此，要從系統工程的角度進行多方面的努力，才能充分發揮會計的職能，推動會計信息化及其基礎工作規范化工作的順利展開。

河南省教育廳計劃項目“數字化下的會計規范研究”（12A630086）。