高校電子檔案信息化建設(shè)探討

□文/周 麗

（黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北·黃岡）

高校電子檔案信息化建設(shè)探討

□文/周 麗

（黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北·黃岡）

信息化水平已成為現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要標(biāo)志。隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用。本文對(duì)新時(shí)期有效推進(jìn)高校檔案信息化順利實(shí)施的必要條件進(jìn)行探討。

高校；電子檔案；信息化建設(shè)

收錄日期：2012年6月9日

當(dāng)今世界是一個(gè)電子信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案，是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點(diǎn)：

1、文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計(jì)算機(jī)方便快捷地進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔。

2、與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

3、電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌；另一方面電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補(bǔ)充這部分背景信息，將會(huì)給將來檔案的有效利用帶來隱患。

二、新時(shí)期推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

1、加強(qiáng)電子文件的歸檔和管理。電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設(shè)的重中之重，是當(dāng)前迫切需要解決的問題。檔案部門要以國家的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件的實(shí)時(shí)接受、歸檔、管理和利用，確保有價(jià)值的電子文件及時(shí)、完整、真實(shí)、有效地保存在檔案部門，為“電子公文和紙質(zhì)公文一樣得到科學(xué)保管和有效利用”奠定基礎(chǔ)。

2、加快館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高校檔案管理要從提高檔案管理現(xiàn)代化水平、方便利用出發(fā)，不能僅僅滿足于目錄級(jí)的檢索和下載一個(gè)表格等，而應(yīng)當(dāng)提到新的高度，要適應(yīng)信息化的需要、現(xiàn)代化管理的需要、提高利用效率的需要，保證查得快、準(zhǔn)、全。要在建立科學(xué)的檢索體系上下功夫，做好原有館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的同時(shí)，加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大方便。作為實(shí)施的領(lǐng)導(dǎo)要充分意識(shí)到數(shù)字信息資源是根本而硬件是手段，要把有限的資金重點(diǎn)用在信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、全文錄入、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)上，特別要優(yōu)先對(duì)一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。

3、要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性，以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用埽瑥亩鴮?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

4、改善檢索功能。檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件，改善檢索功能主要包括兩個(gè)方面：（1）增加新的檢索功能。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)檔案信息資源的各種加工是對(duì)檔案檢索功能的一種改善，利用信息技術(shù)將檔案著錄與標(biāo)引完成，在檔案進(jìn)行檢索時(shí)，使檔案信息的查找更加準(zhǔn)確與便捷；（2）利用先進(jìn)的檢索技術(shù)。目前普遍利用的先進(jìn)檢索技術(shù)主要有兩個(gè)：全文信息檢索技術(shù)與多媒體信息檢索技術(shù)。

5、盡快建設(shè)檔案門戶網(wǎng)站。檔案門戶網(wǎng)站是一張巨大的網(wǎng)，其中可以包含中國各級(jí)各類的省級(jí)檔案網(wǎng)站，當(dāng)數(shù)字化的檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)上后，檔案開發(fā)人員不僅可以通過檔案門戶網(wǎng)站查找檔案，也可以通過這個(gè)網(wǎng)站來發(fā)布檔案開發(fā)成果。不同地區(qū)、不同的檔案開發(fā)人員都可以將自己的檔案開發(fā)成果上傳到網(wǎng)站，而利用者也可以不分地域、不分時(shí)間地利用檔案成果，這不僅簡化了檔案利用的手續(xù)，也可以通過點(diǎn)擊率或下載次數(shù)，作為檔案成果受公眾的歡迎程度作以評(píng)價(jià)，加以比較，達(dá)到優(yōu)勝劣汰的效果，以競爭促發(fā)展。

6、重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次，要根據(jù)檔案館（室）人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對(duì)急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動(dòng)方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。

[1]王萍.關(guān)于信息時(shí)代的電子檔案管理探討.

[2]李清安.淺談高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)探討.

[3]林琳.新時(shí)期如何推進(jìn)高校檔案信息化的建設(shè).

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