應用“約束理論”提升審計項目質量

□文/王淑貞

（中國建設銀行河北總審計室 河北·石家莊）

思想是行動的指南，思想有多遠，就能走多遠。先進的審計理念是提升內審價值的重要牽引力。結合學到的“約束理論”知識，筆者談一些在提升項目質量管理中該理論可以發揮的作用。

一、約束理論的基本知識及核心內容

20世紀七十年代末期，以色列物理學家埃利·格特拉特提出了最優生產技術（OPT），后來進一步發展成為約束理論（TOC）。約束理論為我們提供了一種新的管理思想。

（一）TO C的概念和內涵。如果沒有約束，系統的產出將是無限的，然而在現實世界中，任何系統都不能無限地產出，因為任何系統都存在著一個或者多個約束。

TOC基本假定是，在任何一個客觀現實系統中，總是關鍵的極少數制約著或主導著普通的絕大多數。抓住關鍵的極少數進行系統調控，就可以收到事半攻倍的效果。應用這一理論，可以幫助我們化障礙為通途，把制約環節變為能夠顯著改善系統的杠桿。

應用在項目進度管理中，TOC認為：在項目實施過程中，資源的利用率是不可能保持平衡的，項目進度只是受到一部分資源的影響，而不是受到所有資源的影響。前者稱為瓶頸資源，后者稱為非瓶頸資源。瓶頸資源上的工序稱為瓶頸工序，非瓶頸資源上的工序稱為非瓶頸工序。瓶頸資源利用率越高，項目的進度才能越快，瓶頸工序的延誤會導致整個項目的延誤。

（二）TO C的基本要點

1、在解決問題和管理變化中，系統思維比分析思維更重要。

2、企業是一個整體系統，系統一定要有各自目標，企業的目標應該十分明確。

3、系統像一根鏈，每個系統都有一個最弱的環節，它就是制約因素，最終限制整個系統的成功。

4、加強鏈的每一個環節來改善整條鏈的力度，不如加強它最弱的環節。

5、隨著系統環境的變化，一個最佳的系統方案會逐漸失效，因而需要持續改進來更新和維護方案的有效性。

6、系統的局部最優并不等于整體最優。也就是說，系統的每一部分處于最優狀態，但系統作為整體并不是最優的，如果系統整體是最優的，系統至少有一個部分不是最優的。

7、所有制約企業實現整體目標的因素都是約束。這些約束叫做系統的不良效果（簡稱UDES），對系統有重大影響的UDES往往由為數不多的核心問題造成的。

8、核心問題從來不是表面化的。它們主要通過一系列的UDES來顯示，這些UDES相互之間形成一個網絡。

9、思維慣性是持續改進的最大敵人。解決方案通常有自己的一些假定，這可能阻止進一步的變化。

（三）TO C的工作程序。TOC通過三個不斷循環的問題來保持項目管理的持續改進。這三個問題是：改變什么；變成什么；如何變。在實際操作中，TOC的工作步驟如下：

1、找出系統中存在哪些約束。即找出系統中的最薄弱環節。

2、尋找突破這些約束的辦法。此時要給出解決第一步中所提出的種種問題的具體辦法。

3、使企業的所有其他活動服從于第二步中提出的各種措施。這樣才可以實現系統其他部分與約束部分同步，從而充分利用約束部分的能力。

4、具體實施第二步中提出的措施，使第一步中找出的約束環節不再是企業的約束。

5、謹防人的惰性成為系統的約束。

（四）TO C的思維特色。TOC的發展和TOC的決策思維內容十分明顯地體現了不斷“生疑-質疑-釋疑”盤旋上升的鮮明特色，它在決策思維方面有三大特點：

1、TOC十分注重激發管理者提出問題和抓住主要矛盾進行系統調控的能力。

2、TOC的目的是幫助管理者為企業開創一條持續優化的良性發展道路。

3、TOC把深邃的思維邏輯學具體化、形象化、程式化，因而易學、易用和易于取得實效。

二、約束理論在提升審計項目質量中的應用

項目管理就是以項目為對象的系統管理方法，通過一個臨時性的專門柔性組織，對項目進行高效率的計劃、組織、協調和控制，以實現項目全過程的動態管理和項目目標的綜合協調與優化。

項目質量管理是指為了保證完成項目達到高級管理層所規定的質量要求而實施的一系列管理過程。以下按照審計項目的流程介紹“約束理論”在各個階段的應用。

（一）項目組成立階段。該階段的核心工作是：審計資源的配置。一個成功的審計項目必須配備充足的適合審計項目需要的專業特長人員，如果專業人員配備不足，就會成為審計項目的“瓶頸”，制約項目質量的提高。為了達到審計資源的合理配置，總室需要根據審計項目的特點，在各個專業團隊中挑選具有專業勝任能力的審計人員加入到審計項目中。在人員到位后，項目組內部需要對審計組成員進行優化組合，根據每個審計人員的專業特長安排最適合他的崗位，即“用合適的人去做正確的事”。

（二）前期準備階段。該階段的核心工作是：在準確理解審計目標的基礎上，梳理所負責業務的關鍵風險點和審計中需重點關注的內容。在確定了審計組成員的分工后，審計組人員主要通過以下方法做到梳理所負責業務的關鍵風險點和審計中需重點關注的內容：一是熟悉相關業務制度，整理以往審計發現；二是認真研讀總行的審計目標和審計方案，把握審計重點。

（三）非現場階段。該階段的核心工作是：審計人員要有審計思路，并能夠落實到審計模型中。一是在項目實施過程中主要是在每個審計小組中配備1～2名精通非現場審計技術的技術支持人員帶動其他成員完成審計思路向審計模型的轉化；二是利用非現場審計系統、會計影像系統和excel表的強大功能對審計模型疑點進行非現場核實。

（四）現場階段。該階段的核心工作是：良好的溝通能力，優質高效地完成模型疑點與被審計對象的核實。主要是平時舉辦一些關于管理溝通的培訓和優秀主審人的經驗介紹。

（五）報告階段。該階段的核心工作是：重要審計發現的歸納、總結、提煉和升華。在該階段主要是多與總行溝通，及時的把握審計報告的重點。

三、應用約束理論解決項目中存在的不理想行為

（一）項目實施過程中的不理想行為

1、基于所謂的“低風險”方法估算任務持續時間，為了“安全”，估算中本身就包含了時間冗余，從而增加了項目持續時間。

2、多任務，審計組成員同時處理多項任務。

3、“帕金森定律”現象，完成項目任務的日期做到相關方同意即可，而不是盡可能早地完成任務。

4、“學生綜合癥”現象，較晚開始任務，增加了任務和項目延遲的機會。

（二）在項目管理中，最終目標是摒棄上述不理想的行為，重點在于：

1、專注于切實可行的項目和日期，而不要武斷地設置到期日。

2、避免發生打斷項目團隊工作的情況。

3、在項目遇到問題時提供幫助和支持。

4、設置戰略項目優先級，識別約束，并根據約束情況安排項目。■