談竣工文件的編制工作

黃 玲

(聞垣高速公路建設管理處，山西 運城 044000)

竣工文件是公路工程項目全過程的真實寫照，是公路工程項目竣(交)工驗收質量等級評定、養護管理的主要依據，是從建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工、生產準備到竣工投產(使用)的全過程中形成的應歸檔保存的文件資料。

1 竣工文件編制的工作分工

按照聞垣高速公路建設管理處各部門職責的不同，原始資料由各部室分別收集，每年最后一個月向檔案室移交、歸檔。

1.1 工程管理

1)負責整個建設項目的檔案管理工作。2)負責制定《聞垣高速公路建設項目竣工文件編制實施辦法》及《聞垣高速公路建設項目施工資料使用表格》;對原始資料的填寫要求、竣工文件的收集范圍、裝訂格式及案卷題名要求等進行詳細規定。3)負責建設項目立項審批過程文件及招投標階段文件材料的收集、整理、裝訂。

1.2 質檢管理

1)負責對施工、監理資料的規范性、真實性、及時性進行檢查、整改;2)收集對有關質量管理、施工工藝等方面重大活動及會議相關資料;3)收集監理單位計量支付報表及質監站有關報表資料;4)收集隱蔽工程抽查、首件產品、樣板工程及質量事故處理等相關資料;5)收集工程竣工申請報告、工程竣工驗收報告、竣工驗收鑒定書、驗收委員會名冊、工程總結文件。

1.3 技術管理

1)收集技術規范的補充文件和修改文件。2)收集設計變更及批復文件。3)收集限價、調概及有關變更報表等相關資料。4)收集課題調研、新技術應用資料等相關資料。

1.4 安全、協調管理

1)收集環境預測、調查報告、征用土地批準文件及紅線圖、公路建設用地呈報表、征地數量明細表、水土保持批準文件、環境影響評價及批準文件、文物調查、保護等文件材料。2)收集拆遷、補償協議書及質量檢查方面等相關資料。3)收集安全計量報表及其他安全、環保、協調等相關報表。

1.5 綜合管理

1)對建管處收、發文件及會議紀要分年度、分類整理歸檔。2)收集上級機關、同級機關或其他單位頒發的需貫徹執行的法規性文件。3)收集、整理上級部門、領導人及有關業務單位對本項目視察、檢查時的重要指示、講話、題詞及聲像資料。4)收集本項目的大事記、重要活動、簡報、信息、榮譽獎勵證書等所有反映工程建設的相關資料。5)收集聞垣建管處定編、崗位定員及勞動人事調配、調資、工作報告、工程總結及制度、辦法等相關資料。

1.6 財務管理

1)收集工程審計文件、材料。2)收集財務決算、工程決算等資料。

1.7 施工單位

負責施工階段文件的收集、整理、裝訂及移交。

1.8 監理單位

負責施工階段監理文件的收集、整理、裝訂及移交。

2 編制竣工文件的收集范圍

建管處本著方便查找利用的原則，開展預立卷工作，同時按照項目建設實施過程立項審批、設計、準備階段、施工階段、監理、科研項目及竣工驗收分別進行組卷。

2.1 項目立項審批文件

項目建議書及批準文件、工程可行性研究報告及批準文件、水土保持批準文件、環境影響評價及批準文件、文物調查、保護等文件、初步設計文件及審批文件、施工圖設計文件、審批文件及設計中重大技術問題來往文件、會議紀要。

2.2 設計文件

工程地質勘察設計報告、公路用地圖、兩階段設計、施工圖紙、技術文件及補充文件、設計變更文件等。

2.3 準備階段文件

招標文件、投標文件、評標報告、合同書、協議書、征地拆遷合同協議、征地批文、征用土地數量一覽表、占地圖及土地使用證、拆遷數量一覽表及征地拆遷合同、工程進度、質量、安全等管理文件、中期計量支付報表。

2.4 施工文件

單位、分部、分項開工報告及附件、工程技術要求、技術交底及圖紙會審紀要、施工組織設計、原材料試驗報告及構件出廠證明、質量鑒定報告、施工原始資料、中間檢驗報驗單及試驗資料、隱蔽工程驗收記錄、單位、分部及分項工程質量評定報告、工程有關聲像資料等。

2.5 監理文件

監理通知、開(停、復)工令、工地會議紀要、抽檢資料、試驗資料、單位、分部及分項工程評定資料。

2.6 科研項目文件

課題報告、任務書及批準書、協議書、委托書、合同、研究方案、計劃、調查研究報告、實驗記錄、分析、計算及整理數據、階段報告、科研報告及技術鑒定。

2.7 竣工文件

工程交(竣)工申請報告、交(竣)工驗收文件、驗收委員會名冊、施工、監理、設計及建設管理總結、決算文件、申請文件。

3 竣工文件的整理

竣工文件材料由建管處工程管理部組織，按照以上分工，分別整理組卷。組卷遵循文件材料的自然形成規律和成套性的原則，分類科學，便于查找利用。

1)公路工程征地拆遷文件、招標文件、投標文件及評標報告、承包合同、合同談判和工程交(竣)工驗收階段形成的竣工驗收文件、工程決算及審計報告等有關文件材料應分別根據文件材料形成的階段、性質、內容分類整理、組卷。

2)施工階段形成的文件材料按照開工前根據JTG F80/1-2004公路工程質量檢驗評定標準劃分的單位、分部、分項工程整理組卷。為方便管理，每卷厚度控制在2 cm左右，原則上按每分項工程一卷進行裝訂，若太薄可按分部組卷，若太厚可按分冊組卷。

3)卷內文件順序為:本冊目錄、卷內文件、備考表。其中施工資料的卷內文件順序為分項開工報告、施工資料、中間交工證書。文書資料的卷內文件順序為批示、批復在前，請示、報告在后;正文在前，附件在后;印件在前，定稿在后;轉發件在前，被轉發件在后。對于卷內文件的份數、頁數及其他在組卷和案卷使用過程中需要特殊說明要在備考表中進行注明。

4)對于破損的檔案，應進行托裱。對批語、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應予以粘貼補寬。

5)聲像資料要有文字說明(包括錄制說明、錄制單位、錄制人及錄制日期)，聲音清楚、圖像清晰，不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵及其他有害物質。

6)案卷題名主要內容包括項目名稱、起訖里程、單位(分部、分項)工程名稱及文件名稱，若屬橋梁、隧道工程項目，還應同時標明結構、部位的名稱。案卷題名應能準確反映出案卷的基本內容。

7)案卷裝訂采用三孔一線方法(孔距8 cm)，并應使卷內文件的文字完整無損和便于查閱，案卷底邊和裝訂邊要齊整，以免文件散失。

8)施工、監理單位可對本單位的竣工文件用鉛筆進行編寫臨時檔號，建管處統一對接收的檔案資料進行編制檔號。檔號:WY.1—流水號，其中，WY代表聞垣高速簡稱;X代表建設項目竣工文件分類(其中1代表項目立項審批文件，2代表設計文件，3代表準備階段文件，4代表施工文件，5代表監理文件，6代表科研項目文件，7代表交(竣)工驗收文件);流水號按照案卷順序編流水號。

[1] JTG F80/1-2004，公路工程質量檢驗評定標準[S].

[2] 聞垣高速公路建設項目竣工文件編制實施辦法[Z].2009.

[3] 聞垣高速公路建設項目施工資料使用表格[Z].2009.