如何建立建筑行業檔案信息化管理

邵瑞卿

(山西省建筑科學研究院，山西太原 030001)

隨著信息技術的發展，檔案進行信息化管理已經是社會發展的趨勢，也是必然的要求。檔案資源的信息化建設及管理具有越來越重要的作用，建筑行業檔案的發展對于國民經濟的整體水平具有不容忽視的重要作用，應通過信息化手段來加強檔案全方面管理。另外，檔案信息化的實現與應用改變了傳統中的管理方法，簡單快速的應用程序的各種轉變，有效保證和提升了檔案信息的整體質量與效率。

國家對基礎設施的投入大大加強進而對建筑工程的質量、進度等各方面的要求更加嚴格，也更加規范。因為工程項目要通過各種資料來體現。在先進技術手段的應用方面，要不斷將現代先進技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案的專業化自動化，電算化檔案管理是非常重要的基礎工作，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使建筑施工檔案丟失，通用建筑檔案軟件，定點開發結合全套文檔資料以及建筑軟件程序，有的單位沒有把軟件版本及軟件系統很好地保存，造成檔案不能被調閱，不能充分發揮電算化檔案的作用，要專心學習工程業務，電算化管理，不斷提高工程資料收集的完整性、準確性、系統性，日常工作要時刻注意積累資料，為今后建檔提供基礎。

檔案管理系統具備檔案綜合管理功能，系統涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動中需要的計算機進行管理所有環節，包括檔案數字化工作中掃描、數據轉換等等，系列功能實現檔案全面自動化管理，提供網絡查詢利用服務，要高度重視檔案信息化建設，大力推進數字檔案登記制度，加強管理，形成系統。人們對待建筑行業檔案工作的態度，往往存在一定的偏見，很多人認為檔案工作干與不干一個樣，干多干少一個樣，誰干都能干，誰干都一樣，抹殺了檔案工作的技術性，忽視了檔案這門學科，嚴重影響了檔案工作者的工作積極性和熱情，認為檔案事業無前途可言。

1 提高業務水平

加強學習、不斷提高檔案法律觀念，真正做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，認真學習有關規定。

檔案工作者要增強現代化意識、市場意識、法律意識、檔案職業道德意識，檔案信息傳播需要檔案工作者增強其對信息性的認識程度，提高鑒別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的認識，滿足社會各方面對檔案日益增長的需求。

檔案管理是重要組成部分，要認真制定檔案整理目標和檔案分類管理辦法，建立組織及檔案小組，并設立專職檔案管理人員，注重質量，堅持邊干邊學，保證質量，明確檔案管理標準。

2 認真收集，及時歸檔

明確檔案整理，就要在實際中認真實施，及時歸檔，專職檔案員將各種檔案材料按照規定時間和要求整理裝訂成冊，分類放置于檔案柜內，并寫出案、卷目錄、卷內目錄、全系目錄，檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點，保持文件間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用，內部人員可以借閱檔案，但需要報主管人員核準后方可借閱，受控文檔的借閱由院領導簽字批準。

檔案管理是一項嚴格的管理性工作，服務性工作與政治性工作。要遵循集中統一管理，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則，從數量上要保證檔案齊全，從質量上要保持檔案的有機聯系，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，檔案不允許任意篡改或修改，一定要維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，檔案管理工作必須遵循以下原則:

1)為加強建設工程文件的舊檔整理工作統一建設工程檔案的驗收標準，建立完整準確的工程檔案，從而為領導決策提供依據，為工程項目科學管理提供保障。

2)思想上要重視工程檔案管理工作。

3)建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。

4)嚴格把好竣工驗收檔案的資料質量關。

5)加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。

6)加強施工管理，強化檔案材料編制工作。

7)充分利用現代化手段，多角度，多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。

3 對建筑檔案管理認識

對歸檔文件材料的各種標識的準確性及其所承載信息的準確性進行歸檔，歸檔時，責任人對圍繞某個事件、某項工程、某個設備、某項任務所產生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料面數、圖幅底稿進行鑒別，并簽字確認，以確保歸檔文件材料的完整性，對工程檔案管理工作的重視，就是對工程建設本身的重視，因此，重視檔案管理及相關的行為具有十分重要的意義。

建筑行業應有效利用計算機資源，建立本部門檔案檢索系統，進一步提高檔案全方面管理水平。檔案管理是一個漫長的過程，在工作過程中，從開始建立一個工程項目到最后竣工驗收資料檔案的組織建筑工程的全面檢查，認真細致理清檔案的順序，嚴格做好統計工作。

做好電子檔案管理工作，建設檔案信息化，必須實現電子檔案規范化管理，使電子文件舊檔管理制度化、規范化、應用不斷發展，除了普通開展檔案數字化工作以外，加強檔案工作者的學習，促進檔案工作健康和諧地發展。

在檔案電子時代，要把真實記錄保存下來，許多高端技術需要全部檢索，不能因檔案人員的不認真或疏忽而遭受損失，這就給檔案工作者提出了一個責任性的問題，這些應用為建筑行業企業數字檔案和企業知識管理平臺打下了良好的基礎，為了接納電子文件的挑戰，應認真探索研究電子文件的優點，這就是我們檔案工作者應盡的職責，檔案信息化工作必須為企業發展和社會進步做出更大的貢獻。為了迎接電子文件的挑戰，應認真研究電子文件的優點，及時總結出電子文件管理的原則，從而使真實歷史記錄在電子時代得以繼續長久，這也正是我們全體檔案工作者應盡的職責。