淺談普通高中教學(xué)科研檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略

【摘 要】 教學(xué)科研檔案是學(xué)校檔案中最具特色、最能體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)思想、辦學(xué)水平、辦學(xué)特色的歷史記載。但當(dāng)前普通高中教學(xué)科研檔案管理工作普遍存在著重視不夠、財(cái)力欠缺、部門之間缺乏溝通與協(xié)調(diào)、收集資料困難、利用率低等諸多問題。因此，增強(qiáng)全體教職員工的檔案意識(shí)，加大財(cái)力保障力度，加大宣傳力度，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，有效收集與整理教學(xué)、科研檔案，有效開發(fā)和利用檔案信息資源就顯得十分迫切。

【關(guān) 鍵 詞】 教學(xué)；科研檔案；管理工作；信息資源

教學(xué)科研檔案是記錄和反映學(xué)校在“教”與“學(xué)”的實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。它是從教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施到教學(xué)質(zhì)量檢查，從課堂教學(xué)到實(shí)驗(yàn)教學(xué)，從學(xué)生的思想政治工作到學(xué)籍管理，從師資培訓(xùn)到教學(xué)設(shè)備，從招考新生到新生入學(xué)的一系列過程，是學(xué)校檔案工作的主體、核心和重點(diǎn)。教學(xué)、科研檔案是否科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)對學(xué)校教學(xué)改革和提高育人質(zhì)量有著極其重要的影響。

一、教學(xué)科研檔案管理普遍存在的問題

（一）思想重視不夠

檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校制定重大決策的依據(jù)。很多同志認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，存在“重教學(xué)、輕檔案”的思想。總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒必要要求得那么嚴(yán)格，甚至有人認(rèn)為檔案工作可有可無。學(xué)校個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視，認(rèn)為檔案管理是一個(gè)很清閑的活，只要平時(shí)按部就班，就能做好工作，不需要技能水平，也不需要培訓(xùn)。一些學(xué)校還時(shí)常把這些崗位作為照顧老弱病殘的專用崗位，那些因教學(xué)業(yè)務(wù)水平欠缺或是身體素質(zhì)不能適應(yīng)教學(xué)工作的員工安排在這些崗位，對他們是否能勝任檔案工作知之甚少。

（二）財(cái)力保障欠缺

由于思想上認(rèn)識(shí)不到位，學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算對檔案保管設(shè)備配備、檔案工作人員的待遇落實(shí)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等問題也缺少經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)。在這種情況下，學(xué)校教學(xué)、科研檔案工作完全是放任自流，全靠檔案人員的責(zé)任心干活。如此，何談檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確？何談檔案管理為學(xué)校教學(xué)教研的發(fā)展服務(wù)？何談檔案管理為學(xué)校制定重大決策服務(wù)？

（三）檔案資料不夠完整

由于思想上認(rèn)識(shí)不到位，科室工作人員的檔案意識(shí)普遍談薄，導(dǎo)致學(xué)校各處、組、室條塊分割，各自為政，除個(gè)別重要文件歸檔外，很多基礎(chǔ)性文件都隨意處理。學(xué)校的各種工作無跡可尋，學(xué)校的優(yōu)秀之處無展示載體，學(xué)校的各種重復(fù)性工作時(shí)有發(fā)生。

（四）檔案管理方法陳舊落后

普通高中學(xué)校教學(xué)科研檔案工作的管理方法還非常陳舊落后。檔案立卷工作不規(guī)范，檔案載體結(jié)構(gòu)單一。即便文件立卷歸檔后，也未及時(shí)對其進(jìn)行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，導(dǎo)致在查閱檔案時(shí)速度慢、準(zhǔn)確率低。同時(shí)，很多學(xué)校的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動(dòng)對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。我們應(yīng)當(dāng)明白，學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。

二、利用已有資源，改進(jìn)工作策略

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理機(jī)制

提高和增強(qiáng)學(xué)校教職員工對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循、有法可依。其次，要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)前新形勢下教育教學(xué)改革的步伐。再次，要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

（二）加強(qiáng)人員配備，搞好檔案設(shè)施建設(shè)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理。首先，要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律、有較好政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)。健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，并嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案工作水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，對檔案管理的所需經(jīng)費(fèi)加大保障力度。

（三）進(jìn)行科學(xué)分類

學(xué)校檔案大體上可分為五類：文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案（包括財(cái)會(huì)檔案、基建檔案）、聲像檔案和實(shí)物檔案。

教學(xué)科研類檔案因其地位特殊，還可分為以下條目：一是教學(xué)管理的文件（包括上級(jí)教學(xué)管理指導(dǎo)性文件、學(xué)校的教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度和統(tǒng)計(jì)材料等）；二是教學(xué)改革方面的文件材料；三是有關(guān)教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐的文件材料（包括教學(xué)計(jì)劃、大綱、考試管理材料）；四是各類教學(xué)科研論文及獲獎(jiǎng)情況；五是學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料；六是有關(guān)教研室活動(dòng)的材料；七是優(yōu)秀教案、課件；八是師生獎(jiǎng)懲材料；九是各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材；十是學(xué)生管理工作的文件材料。

確定了類目，按其中的每一條款準(zhǔn)備一個(gè)或若干個(gè)卷盒（或卷夾），并做好標(biāo)識(shí)，貼在準(zhǔn)備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放，將處理完畢的文件或收集上來的資料“對號(hào)入座”，歸入相應(yīng)的卷盒內(nèi)，以備查找。

（四）提高利用率

學(xué)校的教學(xué)、科研檔案是教學(xué)管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容，教學(xué)、科研檔案對于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，都有著十分重要的作用。保管不是目的，利用才是檔案價(jià)值體現(xiàn)的唯一途徑。也就是說，只有當(dāng)檔案服務(wù)于教學(xué)科研，發(fā)揮了它的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，它的重要性才會(huì)被充分地顯示出來，它的價(jià)值也才能得以實(shí)現(xiàn)。所以，學(xué)校檔案部門應(yīng)不厭其煩地向有關(guān)部門、老師解釋，我們對教學(xué)、科研檔案進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保管的目的只有一個(gè)，那就是更好地服務(wù)于教育教學(xué)、科學(xué)研究工作，服務(wù)于廣大教師、學(xué)生，服務(wù)于社會(huì)。我們之所以要對檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，是因?yàn)檫@樣更有利于保護(hù)檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、安全，能夠?yàn)槔谜咛峁└娴男畔ⅰ?/p>

綜上所述，學(xué)校要切實(shí)重視教學(xué)、科研檔案工作，大力宣傳教學(xué)、科研檔案，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，注重對相關(guān)人員業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，關(guān)心檔案工作者的工作環(huán)境，優(yōu)化檔案保管條件，改善檔案人員的待遇。整個(gè)學(xué)校從綜合檔案室、教務(wù)處、教科室、教研組到課題組要建立一個(gè)完整的工作網(wǎng)絡(luò)，指定專人負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集、歸檔。根據(jù)學(xué)校實(shí)際，學(xué)校檔案部門應(yīng)組織相關(guān)人員科學(xué)地制訂教學(xué)、科研檔案的歸檔范圍和保管期限表，并及時(shí)印發(fā)給學(xué)校教學(xué)部門、科研部門，召集相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并定期到教學(xué)、科研部門了解、檢查教學(xué)檔案的收集情況，逐步參與教學(xué)管理，使檔案部門成為學(xué)校教學(xué)、科研工作的信息咨詢部門，為學(xué)校的全面發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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