淺談普通高中教學科研檔案管理存在的問題及應對策略

【摘 要】 教學科研檔案是學校檔案中最具特色、最能體現(xiàn)學校辦學思想、辦學水平、辦學特色的歷史記載。但當前普通高中教學科研檔案管理工作普遍存在著重視不夠、財力欠缺、部門之間缺乏溝通與協(xié)調(diào)、收集資料困難、利用率低等諸多問題。因此，增強全體教職員工的檔案意識，加大財力保障力度，加大宣傳力度，加強溝通與協(xié)調(diào)，有效收集與整理教學、科研檔案，有效開發(fā)和利用檔案信息資源就顯得十分迫切。

【關 鍵 詞】 教學；科研檔案；管理工作；信息資源

教學科研檔案是記錄和反映學校在“教”與“學”的實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它是從教學計劃的實施到教學質(zhì)量檢查，從課堂教學到實驗教學，從學生的思想政治工作到學籍管理，從師資培訓到教學設備，從招考新生到新生入學的一系列過程，是學校檔案工作的主體、核心和重點。教學、科研檔案是否科學、規(guī)范、系統(tǒng)對學校教學改革和提高育人質(zhì)量有著極其重要的影響。

一、教學科研檔案管理普遍存在的問題

（一）思想重視不夠

檔案管理是學校管理的基礎性工作，是學校制定重大決策的依據(jù)。很多同志認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，存在“重教學、輕檔案”的思想。總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。學校個別領導對檔案工作不重視，認為檔案管理是一個很清閑的活，只要平時按部就班，就能做好工作，不需要技能水平，也不需要培訓。一些學校還時常把這些崗位作為照顧老弱病殘的專用崗位，那些因教學業(yè)務水平欠缺或是身體素質(zhì)不能適應教學工作的員工安排在這些崗位，對他們是否能勝任檔案工作知之甚少。

（二）財力保障欠缺

由于思想上認識不到位，學校經(jīng)費預算對檔案保管設備配備、檔案工作人員的待遇落實及業(yè)務培訓等問題也缺少經(jīng)費立項。在這種情況下，學校教學、科研檔案工作完全是放任自流，全靠檔案人員的責任心干活。如此，何談檔案完整、系統(tǒng)、準確？何談檔案管理為學校教學教研的發(fā)展服務？何談檔案管理為學校制定重大決策服務？

（三）檔案資料不夠完整

由于思想上認識不到位，科室工作人員的檔案意識普遍談薄，導致學校各處、組、室條塊分割，各自為政，除個別重要文件歸檔外，很多基礎性文件都隨意處理。學校的各種工作無跡可尋，學校的優(yōu)秀之處無展示載體，學校的各種重復性工作時有發(fā)生。

（四）檔案管理方法陳舊落后

普通高中學校教學科研檔案工作的管理方法還非常陳舊落后。檔案立卷工作不規(guī)范，檔案載體結構單一。即便文件立卷歸檔后，也未及時對其進行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發(fā)利用，導致在查閱檔案時速度慢、準確率低。同時，很多學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網(wǎng)絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。我們應當明白，學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。

二、利用已有資源，改進工作策略

（一）提高認識，加強領導，建立健全管理機制

提高和增強學校教職員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循、有法可依。其次，要加強對檔案工作的領導。主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當前新形勢下教育教學改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

（二）加強人員配備，搞好檔案設施建設

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統(tǒng)一保存和科學管理。首先，要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規(guī)律、有較好政治素質(zhì)和較強業(yè)務能力的同志來負責。健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，并嚴格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設是提高檔案工作水平的基礎，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設立檔案室，對檔案管理的所需經(jīng)費加大保障力度。

（三）進行科學分類

學校檔案大體上可分為五類：文書檔案、教學檔案、科技檔案（包括財會檔案、基建檔案）、聲像檔案和實物檔案。

教學科研類檔案因其地位特殊，還可分為以下條目：一是教學管理的文件（包括上級教學管理指導性文件、學校的教學工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度和統(tǒng)計材料等）；二是教學改革方面的文件材料；三是有關教學與教學實踐的文件材料（包括教學計劃、大綱、考試管理材料）；四是各類教學科研論文及獲獎情況；五是學科、專業(yè)設置和實驗室建設的文件材料；六是有關教研室活動的材料；七是優(yōu)秀教案、課件；八是師生獎懲材料；九是各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材；十是學生管理工作的文件材料。

確定了類目，按其中的每一條款準備一個或若干個卷盒（或卷夾），并做好標識，貼在準備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放，將處理完畢的文件或收集上來的資料“對號入座”，歸入相應的卷盒內(nèi)，以備查找。

（四）提高利用率

學校的教學、科研檔案是教學管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容，教學、科研檔案對于正確評估辦學水平，研究教學規(guī)律，改進教學方法，提高教學質(zhì)量，都有著十分重要的作用。保管不是目的，利用才是檔案價值體現(xiàn)的唯一途徑。也就是說，只有當檔案服務于教學科研，發(fā)揮了它的社會效益和經(jīng)濟效益，它的重要性才會被充分地顯示出來，它的價值也才能得以實現(xiàn)。所以，學校檔案部門應不厭其煩地向有關部門、老師解釋，我們對教學、科研檔案進行歸檔，統(tǒng)一保管的目的只有一個，那就是更好地服務于教育教學、科學研究工作，服務于廣大教師、學生，服務于社會。我們之所以要對檔案進行集中統(tǒng)一保管，是因為這樣更有利于保護檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、安全，能夠為利用者提供更全面的信息。

綜上所述，學校要切實重視教學、科研檔案工作，大力宣傳教學、科研檔案，加強檔案工作隊伍的建設，注重對相關人員業(yè)務的培訓，關心檔案工作者的工作環(huán)境，優(yōu)化檔案保管條件，改善檔案人員的待遇。整個學校從綜合檔案室、教務處、教科室、教研組到課題組要建立一個完整的工作網(wǎng)絡，指定專人負責相關檔案的收集、歸檔。根據(jù)學校實際，學校檔案部門應組織相關人員科學地制訂教學、科研檔案的歸檔范圍和保管期限表，并及時印發(fā)給學校教學部門、科研部門，召集相關人員進行業(yè)務培訓，并定期到教學、科研部門了解、檢查教學檔案的收集情況，逐步參與教學管理，使檔案部門成為學校教學、科研工作的信息咨詢部門，為學校的全面發(fā)展做出自己應有的貢獻。

【參考文獻】

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