淺論會計電算化與傳統手工會計

蔡 進

會計電算化是在會計工作中應用電子計算機技術的簡稱,是計算機技術和現代會計相結合的產物。其實質是將電子計算機為主的當代信息技術應用到會計工作中,即是用電子計算機代替人工記賬、算賬與報賬,以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測和決策的過程。近幾年來,我國的會計電算化取得了引人注目的發展，會計電算化的普及,使會計工作發生了很大的變化。大大提高了會計信息處理的速度和準確性，能為用戶提供及時、準確的會計信息，是會計事業發展史上一次史無前例的飛躍。計算機技術的高速發展沖擊著各個領域，在會計領域,將計算機技術用于會計工作已經成為歷史的必然，對會計工作將產生重大而深遠的影響。

一、會計電算化同傳統手工會計的主要聯系

1.系統目標一致。兩者都對企業的經濟業務進行記錄和核算，最終目標都是為了加強經營管理，提供會計信息，參與經營決策，提高企業經濟效益。

2.采用的基本會計理論與方法一致。兩系統都要遵循基本的會計理論和方法，都采用復式記賬原理。

3.都要遵守會計和財務制度，以及國家的各項財經法紀，嚴格貫徹執行會計法規，從措施、技術、制度上堵塞各種可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

4.系統的基本功能相同。任何一個信息要達到系統目標，都應具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項功能。

5.都要保存會計檔案。作為會計信息系統的輸出，會計信息檔案必須妥善保存，以便查詢。

6.編制會計報表的要求相同。兩系統都要編制會計報表，并且都必須按國家要求編制企業外部報表。

二、會計電算化同傳統手工會計的主要差異比較

1.系統初始化設置工作有差異。手工會計的初始化工作包括建立會計科目，開設總賬，登錄余額等；會計電算化的初始化設置工作則較為復雜，且帶有一定的難度，其內容主要有會計系統的安裝，賬套的設置，網絡用戶的權限設置，操作員及權限的設置，軟件運行環境的設置，科目級別與位長的設置，會計科目及其代碼的建立，最明細科目初始余額的輸入，憑證類型設置，自動轉賬分錄定義，會計報表名稱、格式、數據來源公式的定義等。

2.賬務處理程序上存在差異。手工會計根據企業的生產規模、經營方式和管理形式的不同，采用不同的會計核算形式，常用的賬務處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等，對業務數據采用了分散收集、分散處理、重復登記的操作方法，通過多人員、多環節進行內部牽制和相互核對，目的是為了簡化會計核算的手續，以減少舞弊和差錯。而在會計電算化中，一般要根據文件的設置來確定，常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式，在一個計算機會計系統中，通常只采用其中一種核算形式，對數據進行集中收集、統一處理、數據共享的操作方法。

3.賬簿格式和簿記規則上存有差異。在手工會計系統中，賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種，并且對現金日記賬、銀行存款日記賬和總賬必須采用訂本式賬簿。而在計算機會計系統中，由于受到打印機的條件限制，不太可能打印出訂本式賬簿，因此根據《會計電算化工作規范》規定，所有的賬頁均可按活頁式打印后裝訂成冊；總賬賬頁的格式有傳統三欄借貸式總賬和科目匯總式總賬，后者可代替前者；明細賬的格式可有三欄式、多欄式和數量金額式等。轉貼于手工會計系統中賬簿記錄的錯誤要用劃線更正法或紅字更正法進行更正；賬頁中的空行、空頁要用紅線劃銷等。而在會計電算化系統中，可以不存在紙質賬簿，一切數據均以文件形式存在機器內部，登賬只是一個沿用的舊名詞，而且文件也并不一定按日記賬、總賬、明細賬分別設置，有些系統甚至只設置一個憑證文件，根本就不存在機內日記賬、總賬和明細賬，各種財務信息可直接從憑證文件中導出，劃線更正法或紅字更正法根本就不存在，代之的是負號更正法。實際上只要憑證輸入正確，機器處理準確無誤，即使由于憑證數據有錯，導致機內賬的結果有錯，也不能直接進行修改而只能通過記賬憑證去更正。

4.平行登賬上存在差異。在手工會計系統登賬時，總賬由一名會計人員根據審核無誤的記賬憑證，或科目匯總表，或匯總記賬憑證進行登錄，明細賬由另一名會計也根據原始憑證或記賬憑證進行平行登錄，月末校驗兩者是否相等。由于兩名會計在登錄時有可能發生錯誤，因此平行登賬可以檢查錯誤。但是在會計電算化系統中，總賬與明細賬的數據均來源于原始憑證或記賬憑證，計算機按照登錄總賬和明細賬的程序命令，將數據從記賬憑證數據庫中轉移到總賬數據庫和明細賬數據庫，而計算機的內部運算是不可能發生數據運算錯誤的，所以在會計電算化系統中總賬金額恒等于明細賬金額。因此，平行登賬的校驗功能在會計電算化系統中已失去了其原先的作用。

5.科目的設置和使用上存在差異。在手工會計中，由于手工核算的限制，將賬戶分設為總賬和明細賬，明細賬大多僅設到三級賬戶，此外，再開設輔助賬戶以滿足管理核算上的需要；科目的設置和使用一般都僅為中文科目。而在會計電算化中，計算機可以處理各種復雜的工作，科目的級數和位長設置因不同的軟件而異，有的財務軟件將科目的級崐數可設置到6級以上，完全滿足了會計明細核算方面的需要；科目的設置上除設置中文科目外，仍應設置與中文科目一一對應的科目代碼，使用科目時，計算機只要求用戶輸入某一科目代碼，而不要求輸入該中文科目，但在顯示打印時，一般都將中文科目和與之對應的科目代崐碼同時顯示。

6.會計報表的編制形式上存在明顯差異。會計報表是企業會計核算中一項重要的事項，在手工會計系統中，報表的編制是最復雜的一項工作，報表編制人應了解各種報表的結構，報表中各個數據的來源渠道，若數據來自賬上的，還應弄清是發生額還是余額，通過何種運算關系取得，若數據來自本報表或外報表中某項目的，應懂得其各種運算關系，同時還應明確各種報表之間的勾稽關系及數據的對應關系，這樣才能開始編制報表。而在會計電算化系統中，各種報表的注冊、結構描述、格式定義、數據的取數公式定義、報表的審核公式定義、報表的打印參數設置等工作，則作為報表子系統初始化設置的內容，在正式編制報表前可預先設置好，而后在月末編制報表時，操作員只需在鍵盤上輕按報表子系統提供的報表生成命令鍵，系統即自動根據數據的取數公式取得數據，在短則幾秒，長則十幾分鐘時間內快速生成報表，并且能自動校驗報表數據的各種內在關系。此外，還能使上下級公司之間的同名報表即時合并。

綜上所述，我們應該看到，傳統手工會計信息系統隨著企業組織外部環境的變化和內部經營管理的提高,由于自身的條件所限,提供的會計信息及其會計信息所能實現的價值是十分有限的。而會計電算化不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法，擴大了會計數據領域，提高了會計信息質量，而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術，推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實務的一次深刻的變革。