淺談會計電算化環境下傳統財務會計職能的變化

王春梅

一、傳統的會計職能概述以及手工環境下會計核算的特點

（一）傳統會計職能概述

傳統的會計職能主要包括反映職能和監督職能，反映職能是指財務人員按照會計準則，通過既定的程序和方法，全面、系統、及時、準確地將會計主體所發生的會計事項表現出來，監督職能主要是監督經濟活動是否按照有關的法規和計劃進行。此外，傳統會計也具有參與經營決策、控制經濟過程、分析經濟效果和預測經濟前景等職能，但是由于核算手段和核算工具的限制，這些職能相對有限。

（二）手工環境下會計核算的特點

在手工會計環境下，針對本企業經營業務的特點，會計人員按會計要素類別設置各種賬戶，根據日常業務進行登賬、記賬、對賬和登記報表等處理，產生各種紙質記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬以及報表。單位的會計人員需要定期對會計檔案按一定的要求排列，將各種附件定期加具封面并裝訂成冊，這勢必耗費企業的時間和金錢。同時在手工環境下，內部控制的重點對象是企業的會計機構和會計人員，因為一切記錄會計的經濟活動都是通過會計人員手工錄入會計憑證，登記各類賬簿，編制企業財務報表等。而且在手工核算流程下，會計管理大多是屬于事中記賬、事后報賬的管理模式。

二、會計電算化在當今會計核算體系中的基本特點

（一）自動化程度高和系統龐大復雜

會計電算化是以電子計算機和信息技術為主要的計算工具，是數據處理過程代碼化，具備處理速度快和精度高等特點，從而實現了會計信息系統的自動化。同時，會計信息系統是企業管理信息系統的一個子系統，但它同時也是一個可以獨立存在和運行的系統，由許多職能子系統組成。如賬務處理子系統、工資核算子系統、固定資產子系統等，其內部結構較為復雜，各子系統在運行過程中進行信息的收集、加工、傳送、使用，聯結成一個有機的整體。

（二）內部控制嚴格的人機結合系統

電算化數據的處理方式是人機結合，使得系統內部控制程序化和復雜化。其控制點也由手工會計對人的控制轉到電算化對人和機器兩方面的控制，有助于提高會計人員的業務素質。控制的內容涉及人員分工、職能分離、計算機軟硬件的維護，以及會計信息和會計檔案的保存和保管等。在會計電算化方式中的數據處理時要層層復核，保證其正確性，還要保證在任何條件下以各種方式進行核查核對，留有審計線索，防止犯罪破壞，為審計工作的開展提供重要的條件。

（三）核算程序規范、科學

電算化環境下，從憑證的錄入、保存、審核、記賬到結賬，嚴格遵循會計規范和內部控制制度，如會計科目合法且為末級科目、制單人和審核人不能為同一人以及未審核憑證不能記賬等。會計人員更多的依賴電算化系統建立各種輔助賬，以求能更多的反映和控制日常經濟活動。對于賬簿記錄錯誤的處理，電算化一般規定，凡是已經審核過的數據不得更改。如果出現錯誤，那一定是合理性問題，采用輸入“更正憑證”的方法加以更正，同時這樣還可以保留更正的痕跡。會計電算化對會計信息的采集、存儲、處理、加工等操作提供有關的控制和保護措施，對每類經濟業務的處理都規定嚴格的標準和方法，具有很強的規范性和科學性。

三、會計電算化對傳統會計職能的變化

（一）會計電算化下組織體系的變化

傳統會計的工作組織體制主要依據會計事務的各種不同性質制定，而在會計電算化系統中，會計的工作組織體制是以不同形態的數據為制定依據。這兩種會計的工作組織體制截然不同，會計電算化將對數據進行分散收集、處理以及重復記錄的傳統操作方式轉變為集中收集、處理數據以及共享的操作模式，使會計信息從提取到利用都更適應現代化的管理要求。

1.內部控制的變化

在傳統的手工操作中，設有崗位責任制度和各種內部牽制制度，有效保證了手工核算情況下會計信息的準確性、企業資產的完整性和安全性。但核算載體的變化，即由算盤或計算機器變為計算機，使企業會計業務處理的內部控制制度的重點、內容以及形式發生了很大改變。首先，內部控制的形式發生改變，原本手工操作中的一些內部控制措施在實現電算化之后就沒有了其存在的意義或是轉移到了計算機程序當中；其次，內部控制制度在內容上發生了變化，計算機技術的應用，為會計工作增加了很多全新的工作內容，同時也相應增加了新的控制措施和制度，如計算機軟硬件的編程、分析，計算機操作人員與維護人員之間的牽制、計算機病毒的防治等；最后，內部控制的側重點發生了相應的改變，實現電算化之后，內部控制的重點轉移到對原始數據的輸入控制上，主要表現為會計信息輸入控制、人機交互處理控制等幾個方面。實現會計電算化后，一方面最大可能地細化和明確了會計工作過程中每個環節的參照依據和考核標準，可以對會計人員和工作進行嚴格控制。另一方面實現了有效實時監控，所有數據及操作情況均記入系統日志，各分支機構弄虛作假的可能性減少。

2.機構設置及人員角色和職能的變化

首先，在傳統手工的會計工作中，參與工作的都是會計人員，他們是保障組織會計工作正常運轉的主體；但實現電算化之后，除了原有的會計人員之外，還需要配有從事會計電算化軟件的開發研制人員、系統維護人員、操作人員、從事會計電算化教學人員和會計電算化的管理人員。在以上這些人員中，直接從事實際會計工作的人員是會計電算化的主體，他們的專業素質會直接影響會計電算化工作的質量。其次，在會計電算化中，由于大量的核算工作實現自動化，會計人員的工作重點將從事中算賬、事后報賬轉向事先預測、規劃，事中控制、監督，事后分析、決策的一種全新的管理模式。會計人員不僅要承擔企業內部管理員的職責，隨著外部客戶對會計信息需求的增長，會計人員應及時地向外傳遞會計信息，為社會、債權人、投資者、供應商和客戶、兄弟企業、政府管理部門等一切會計委托、受托者負責披露會計信息，提供職業化的會計和財務咨詢服務。最后，會計人員不再僅僅是客觀的記錄和反映會計信息，而應使會計信息增值和創造更高的效能。特別是會計人員對企業業務流程有獨到理解，并具有組織會計和財務信息的高超技藝，他們可以參與企業戰略和計劃的輔助決策，將注意力更多的集中到分析工作而不只是提供會計和財務數據，是使會計人員的作用更多的體現在通過財務控制分析，參與企業綜合管理和提供專業決策上。

（二）賬務的處理程序和會計檔案保管形式的變化

1.賬務的處理程序的變化

傳統形式下，會計的賬務的處理程序包括記賬憑證核算組織程序、科目匯總表核算組織程序、匯總記賬憑證核算組織程序等。在組織會計進行核算時，根據企業對會計業務管理及繁簡的需要，任選其中的一種處理程序進行核算即可。而會計電算化的賬務處理程序，所考慮到的是會計數據的處理目的，即獲得管理中所需要的各種會計信息，數據的處理是對最原始數據的處理加工，因此從輸入憑證到輸出報表，所有中間過程都由計算機來控制，不需要設置處理程序的選項。這種數據的處理方式和模式具有集中化、自動化的特點。記賬、對賬和結賬依靠相關軟件來完成，只要所輸入的原始憑證正確，計算機便可以迅速地完成手工條件之下的各種賬務的處理工作；但對于賬簿記錄中的錯誤部分的處理，卻不能采用原始的手工方式進行修改，為了確保審計追蹤線索不中斷，所以規定所有已經通過校驗的數據都不得更改，如果出現了錯誤，則可理解為合法性的問題，用輸入“更正憑證”的方式進行更正，類似于傳統的紅字更改法。

2.會計檔案保管的形式的變化

存儲在數據庫當中的所有會計信息沒有總賬和明細賬的區別，但可以按照總賬、明細賬的格式來輸出，所以在會計電算化的系統當中，打印輸出的總賬和明細賬之間是不存在內在的統轄和被統轄的關系的。傳統手工會計規定總賬、日記賬都使用訂本的賬冊，而明細賬則要使用活頁賬冊，用這幾種賬冊進行互相之間的核對和牽制；賬目記錄出現的錯誤之處則使用紅字和劃線法進行更正。而電算化打印輸出的賬頁是卷帶狀的，能夠裝訂成活頁形式，卻不能裝訂成訂本形式；另外電算化打印輸出的是總賬、日記賬及一些報表，因明細賬涉及太多二、三級科目，打印的數量較大，故一般采用磁盤的形式輸出。

（三）對會計管理職能和管理工作重心的變化

1.使會計的管理職能得以實現

在信息技術環境下，由于會計信息采集、處理的實時性和自動化，使會計人員擺脫了繁雜的事務性工作，而能把工作重點更多地轉向非事務性的管理工作。例如，他們將有更多的時間參與企業業務流程優化、組織結構變革、績效評估及約束機制的建立。會計人員有更多的時間和精力分析組織的業務活動和用戶信息需求，據此制定有關的信息記錄、存儲、維護和報告的規則，建立在信息處理過程中要用到的相關模型等。會計信息系統按照預定的程序和規則對信息進行處理，并將結果傳遞給相應的用戶。根據用戶的反饋，確立用戶的信息需求，開始新一輪信息處理過程。因此，會計的管理職能得以實現。

2.使會計工作的重心由事后核算向事前預測和事中控制及決策轉變

由于信息技術給會計實務工作環境帶來的變革，從而使會計管理工作的重心有可能發生改變。例如過去的企業會計人員的主要工作是圍繞憑證、賬簿、報表處理的財務會計管理工作，只能做到事后核算和控制，而在信息技術處理環境下，上述大部分手工操作可由計算機自動完成，會計人員根據所得到的實時數據，可有更多的時間去處理企業內部會計管理，如實際成本與計劃成本的對比及分析等。因此，會計管理工作的重心由財務會計轉向財務會計與管理會計并重的發展階段。

四、小結

會計電算化不僅減輕了財務人員的勞動強度，提高了企業財會信息的處理和傳遞速度，更重要的是使傳統企業財會工作發生了質的變化。實現會計電算化后，企業可以輕松的實現對財務處理和業務流程的規范，避免了在傳統會計中因人為因素所引起的數據處理結果不統一和不對應，減少了實際工作中標準的模糊性以及主觀人為的不確定性，增強了會計工作客觀性和會計信息可比性，方便企業對財務及業務流程進行控制。另一方面有利于信息資源共享，基于網絡化處理，不僅可以做到財務各崗位間資源共享，保證財務數據一體化，而且在設置權限的情況下，可以在同一時間內對生成的財務信息進行查詢。同時，對會計人員提出了更高的要求，需要具有會計業務綜合處理能力、計算機信息技術能力和管理能力等，以實現財務會計職能的核算和管理功能，確保管理者的管理職能和決策職能得以有效實現，提高企業的經濟效益和競爭力。

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