藥房企業(yè)采購(gòu)入庫(kù)信息化實(shí)施方案研究

陳蓓蕾

江西省泰和縣人民醫(yī)院，江西 泰和 343700

1 采購(gòu)入庫(kù)管理

采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)包括以下環(huán)節(jié):收貨、驗(yàn)收、勾對(duì)合同生成進(jìn)貨單、記保管帳。

入庫(kù)流程如下:

1.1 流程圖說(shuō)明 收貨員在收貨之前要在系統(tǒng)中查詢(xún)是否有合同，如果沒(méi)有則通知采購(gòu)部補(bǔ)合同否則作拒收處理;

根據(jù)隨貨同行進(jìn)行清點(diǎn)商品，同時(shí)質(zhì)管人員作驗(yàn)收，然后在隨貨同行上簽字并填寫(xiě)實(shí)收數(shù)量，簽收的隨貨同行的兩聯(lián)交給供應(yīng)商。

對(duì)于合格商品，則交給登錄員填寫(xiě)進(jìn)貨單，不合格的作拒收，入代管庫(kù)。

登錄員需要核對(duì)進(jìn)貨單的價(jià)格與對(duì)方隨貨同行的價(jià)格是否一致，如果不一致則通知采購(gòu)部作處理。

登錄員在勾對(duì)合同時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)此次收貨的數(shù)量大于合同數(shù)量，則通知采購(gòu)員補(bǔ)合同，否則對(duì)多出的部分拒收;由于合同可以分多次勾對(duì)，所以收貨的數(shù)量小于合同數(shù)量的情況是正常情況。

登錄員填寫(xiě)進(jìn)貨單時(shí)，如果此次進(jìn)價(jià)高于上一次進(jìn)價(jià)，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)提示，同時(shí)打印的單據(jù)上會(huì)出現(xiàn)審批信息，待審批的單據(jù)由采購(gòu)員報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審批后，才能傳到相關(guān)部門(mén)。

保管員根據(jù)進(jìn)貨單記保管帳。

登錄員填寫(xiě)進(jìn)貨單時(shí)會(huì)自動(dòng)生成缺省貨位，保管員在入庫(kù)時(shí)可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)貨位進(jìn)行調(diào)整。

1.2 單據(jù)說(shuō)明 進(jìn)貨單，一式四聯(lián):制單聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、采購(gòu)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián);進(jìn)貨單上打印對(duì)方單據(jù)號(hào)。

制單聯(lián)由登錄員留存;

倉(cāng)庫(kù)聯(lián)隨貨傳給保管員，倉(cāng)庫(kù)保管員進(jìn)行入庫(kù)記賬;

另外兩聯(lián)分別傳給采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部，對(duì)方的隨貨同行聯(lián)傳給財(cái)務(wù)部;

財(cái)務(wù)部根據(jù)財(cái)務(wù)聯(lián)及對(duì)方的隨貨同行聯(lián)記商品帳和采購(gòu)帳。

1.3 隨貨同行聯(lián) 三聯(lián)，驗(yàn)收員簽字后，兩聯(lián)交給供應(yīng)商，一聯(lián)交給采購(gòu)部。

說(shuō)明:由于本流程的單據(jù)比較多，建議由配送中心的登錄員將進(jìn)貨單與隨貨同行進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤并整理好后，傳給各個(gè)部門(mén)。

2 付款管理

付款流程包括以下環(huán)節(jié):發(fā)票與進(jìn)貨單的核對(duì)、付款申請(qǐng)和審批、付款。

2.1 流程圖說(shuō)明 收到供應(yīng)商的稅票后，付款申請(qǐng)員將稅票和進(jìn)貨單相對(duì)應(yīng)，核對(duì)價(jià)格數(shù)量等信息，如果有異議則通知供貨商，如果沒(méi)有，則在系統(tǒng)中生成臨時(shí)的結(jié)算單并打印臨時(shí)的進(jìn)貨結(jié)算單和進(jìn)貨補(bǔ)差單，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，把四張單據(jù) (進(jìn)貨單、稅票、進(jìn)貨補(bǔ)差單、進(jìn)貨結(jié)算單)捏在一起傳給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)部對(duì)臨時(shí)的結(jié)算單進(jìn)行確認(rèn)后系統(tǒng)執(zhí)行付款。如果審批未通過(guò)，則不影響系統(tǒng)的帳務(wù)。

2.2 說(shuō)明

2.2.1 如果發(fā)票價(jià)格與進(jìn)貨單價(jià)格不同，則系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)貨補(bǔ)差單

2.2.2 如果一張單據(jù)要分多次付款 (可以到單品的數(shù)量)，則對(duì)進(jìn)貨單進(jìn)行復(fù)印。

2.3 單據(jù)說(shuō)明 進(jìn)貨單，是在商品入庫(kù)后由倉(cāng)庫(kù)傳到采購(gòu)部的;(參見(jiàn)進(jìn)貨入庫(kù)流程)

稅票，來(lái)自于供貨商;

進(jìn)貨補(bǔ)差單，是由采購(gòu)部打印的，是一張只有金額沒(méi)有數(shù)量的單據(jù)，用來(lái)對(duì)庫(kù)存金額進(jìn)行修正。

付款申請(qǐng)單，是由采購(gòu)部付款申請(qǐng)員打印的，上面記錄發(fā)票號(hào);

隨貨同行聯(lián)，由供應(yīng)商提供，且需要質(zhì)檢員簽字。

2.4 崗位職責(zé)

2.4.1 采購(gòu)付款申請(qǐng)員:整理進(jìn)貨發(fā)票和相對(duì)應(yīng)的進(jìn)貨單，作付款申請(qǐng)。

2.4.2 財(cái)務(wù)付款員:根據(jù)審批過(guò)的付款申請(qǐng)作付款。

2.4.3 往來(lái)會(huì)計(jì):付款后對(duì)傳票記帳。

2.5 特殊問(wèn)題 進(jìn)貨補(bǔ)差單可能會(huì)導(dǎo)致成本異常，從而對(duì)考核造成影響。在月底，如果進(jìn)貨補(bǔ)差單的數(shù)量大于當(dāng)前存貨庫(kù)存的數(shù)量，可能導(dǎo)致成本異常，對(duì)于這種情況，可以在月底對(duì)多出的數(shù)量金額作銷(xiāo)售出庫(kù)調(diào)整，財(cái)務(wù)作處理以調(diào)整損溢。

3 預(yù)付款管理

企業(yè)要以預(yù)付款的形式將合同中規(guī)定的款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。結(jié)算付款的時(shí)候可以選擇用預(yù)付款來(lái)支付應(yīng)付款中的一部分或者全部。

3.1 流程圖說(shuō)明 付款申請(qǐng)員使用系統(tǒng)的“進(jìn)貨付款單管理”功能在系統(tǒng)中填寫(xiě)一張預(yù)付款單 (付款性質(zhì)選擇“預(yù)付款”)，并打印出“預(yù)付款申請(qǐng)單”，交領(lǐng)導(dǎo)審批。

如果審批不通過(guò)，付款申請(qǐng)員可以在系統(tǒng)中作廢該預(yù)付款單，也可以在進(jìn)行修改之后再打印并報(bào)批。

如果審批通過(guò)，往來(lái)會(huì)計(jì)在“進(jìn)貨付款單管理”功能中查詢(xún)到該預(yù)付款單，并使用該功能的“確定”操作來(lái)確認(rèn)該預(yù)付款單，系統(tǒng)自動(dòng)記預(yù)付款帳。同時(shí)，出納直接支付預(yù)付款。

3.2 單據(jù)說(shuō)明

3.2.1 預(yù)付款單:即預(yù)付款性質(zhì)的付款單，并且不對(duì)應(yīng)到具體的商品信息。

3.2.2 預(yù)付款申請(qǐng)單:在“進(jìn)貨付款單管理”功能中根據(jù)臨時(shí)的預(yù)付款單由系統(tǒng)自動(dòng)生成并被打印出來(lái)的單據(jù)，用來(lái)報(bào)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行預(yù)付款審批

3.3 崗位職責(zé) 付款申請(qǐng)員:填寫(xiě)預(yù)付款申請(qǐng)單報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.4 特殊問(wèn)題 預(yù)付款的記錄:只能指定到供應(yīng)商，不能指定商品。