西部高校檔案管理信息化的現狀、困境及出路

胡瑞華

(延安大學 人事處，陜西 延安 716000)

西部高校檔案管理信息化的現狀、困境及出路

胡瑞華

(延安大學 人事處，陜西 延安 716000)

目前西部高校檔案信息化建設中面臨學校重視力度不夠;檔案信息化軟、硬件設備不能滿足實際要求;檔案信息化建設資金投入少;信息資源建設滯后;數據安全保密意識較差;高校檔案工作人員配備不合理等諸多困境。要走出困境需要加強信息化基礎設施建設;建立檔案信息網站，加強信息資源建設;提高數據安全保密意識，采用先進技術手段，確保數字檔案安全;培訓、充實高素質的檔案管理人才隊伍。

西部高校;檔案管理信息化;現狀與困境;解決對策

高校檔案管理信息化就是利用各種信息技術獲取、處理、保存、應用檔案資源，提高檔案使用管理效益，逐步實現高校檔案資源數字化、網絡化、電子化。［1］是高校數字化校園建設的重要組成部分，意義重大。為了加快高校檔案管理信息化工作力度，國家先后于2002年、2004年發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》、《關于加強信息資源開發利用的若干意見》等重要文件，明確了高校檔案信息化建設的規范、任務、目標和要求。但由于各種原因，造成高校檔案信息化建設水平明顯落后于同期社會檔案事業部門，且已成為高校進一步深入推進信息化建設的障礙和瓶頸。特別是地處西部欠發達地區的高校，其檔案信息化建設水平更是急需大力加強。

在此以延安大學檔案信息化建設現狀為例，查找問題、探詢原因并提出解決對策。希望能對西部高校檔案管理信息化建設工作提供一定的借鑒作用。

1 西部高校檔案管理信息化現狀及困境

應該說，經過多年的不懈努力，西部高校檔案信息化建設取得了較大發展。但整體建設水平偏低，存在不少困難。就延安大學來說，主要存在以下問題:

1.1 對檔案信息化建設工作重視力度不夠

由于學校對檔案工作重要性認識的不夠，對檔案工作的指導、關注和資金投入、人員配置等方面嚴重缺位。從而導致檔案事業的發展遠遠落后于學校其他事業的發展。

1.2 檔案信息化軟硬件設備不能滿足實際要求

數量足夠、種類多樣、技術達標的硬件設備是進行檔案信息化建設的基礎和前提。一般而言，各高校檔案館都擁有計算機、打印機、掃描儀等設備，但多數停留在維持日常業務的簡單管理上。要全面實施檔案管理信息化建設，這就遠遠不夠。具體來說，普通掃描儀都是平板的，掃描速度慢，掃描幅面小(最大A4)，檔案信息化建設任務重、時間緊，而且大部分高校的學籍卡是A3幅面的，普通掃描儀只能望洋興嘆。另外，開展檔案信息化建設，需要檔案服務器，目前大部分高校沒有配備，沒有檔案服務器，檔案信息化只能是局部的，不能覆蓋全校園，其利用率就會大打折扣。

檔案管理系統是促進檔案管理規范化、標準化，而推廣的檔案管理數字化、信息化的管理軟件［2］。

1.3 檔案信息化建設資金投入少

因為西部高校財政本身的困窘，教學以外的檔案工作只能是“花最少的錢，辦最多的事。”要實施檔案信息化建設，必要的資金投入是必不可少的。巧婦難為無米之炊，試想，沒有高性能計算機、掃描儀、數字檔案管理系統以及檔案服務器，檔案信息化建設只能是一句空話。目前，市場上的高性能掃描儀最低也在3萬元左右，服務器最低也要在4萬元左右，各高校檔案館每年可支配經費應付日常開銷尚且捉襟見肘，要進行檔案信息化建設顯然是力不從心。

1.4 信息資源建設滯后

目前西部高校檔案部門保管的檔案主體依然是傳統的紙質檔案，檔案數字化、信息化程度不高，多數高校檔案的數字化程度僅僅停留在案卷級、文件級目錄上，仍有部分高校還停留在案卷級;甚至個別高校還未購買數字檔案管理系統，檔案數字化建設還未起步。由于缺乏檔案管理服務器，剛剛建立的檔案數據庫容量小，信息和標準數據少，且大都是自建自用;多數高校檔案管理信息化主要是對傳統紙質載體檔案的數字化，花費大量的人、財、物掃描紙質檔案，而發揮的作用有限。要真正達到檔案管理數字化、現代化還任重道遠。

1.5 數據安全保密意識較差

數字檔案的保管不同于紙質檔案的保管，具有差之毫厘謬以千里的特點。傳統檔案的保管只要做到“八防”，即防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光即可。但數字檔案的保管，可謂是“防不勝防”。計算機故障、中毒、黑客攻擊等都可能造成數據的完全丟失，或者被篡改、部分丟失等后果。目前，許多高校辦公用計算機同時作為檔案服務器的并用現象，就埋下了重大的安全隱患，且只重建設(錄入)忽略管理(備份、加密)的現象明顯，這些都可能給數字檔案的保管埋下隱患。

1.6 人員配備不適應檔案管理業務發展

由于歷史原因，目前西部高校檔案管理工作中普遍存在管理人員年齡偏大、學歷層次低、數量少等問題。造成一個人干多個人的工作，辦公室、業務室、保管利用室、信息技術室的全部業務一肩挑;年齡普遍偏大，缺乏中、青年檔案工作者，不利于檔案事業的長久發展，容易出現人才脫節;缺乏既懂計算機與網絡技術、信息通信技術，又精通檔案業務的復合型專業人員。

2 加快推進西部高校檔案管理信息化建設的對策建議

2.1 加快檔案管理信息化基礎設施建設

西部高校檔案管理信息化建設的前提是信息化網絡軟硬件基礎設施的完善。檔案管理信息化所需要的軟硬件設備主要包括計算機、掃描儀、網絡等及其相關的數字化檔案管理軟件。檔案管理信息化、網絡化建設和維護需要大量資金支持，因此高校應逐步加大資金投入力度，才能確保西部高校檔案管理信息化建設工作逐步深化、不斷完善。

學校應當把檔案事業的發展納入到學校各項事業發展的整體規劃中去，實時進行監督、管理、幫助，為學校的檔案信息化建設保駕護航、排憂解難。其他部門要理解、支持學校檔案信息化建設，做好自己應做的工作。檔案館(室)領導要積極向學校反映檔案管理網絡化建設的重要性、緊迫性;據理力爭向學校有關部門爭取檔案信息化建設方面所必須的人財物等資源。既要鞏固檔案管理信息化建設方面取得的已有成果，同時要不斷加快檔案數字化建設的步伐。學校要高度重視檔案管理信息化推進工作，要把建設信息化、數字化檔案館納入學校數字化校園建設總體規劃和預算之中，要把學校檔案網絡化建設工作作為一件大事來抓。

2.2 建立、完善西部高校檔案管理信息化網站及檔案信息資源建設

高校檔案信息的收集、存儲的最終目的是為了快速高效地獲取有用信息。［3］這也是高校檔案管理信息化建設的主要目的。其中高校檔案館門戶網站建設、紙質檔案數字化并上網運行為檔案信息的充分利用提供了及其便利的條件。建立西部高校檔案館門戶網站既可以宣傳檔案管理的有關文件、制度、政策，使學校和有關人員機構了解檔案管理工作，擴大檔案館知名度、影響力之目的，又可以實現檔案信息上網發布、業務指導、編研利用、文件下載，開展檔案信息網絡咨詢等服務項目。同時還可以運用網絡信息平臺實現對檔案信息資源的加工、儲存、展示，可提供更多的檔案信息產品;還可以不斷拓展檔案信息網站的信息服務功能，利用數字化檔案信息管理系統，需要查閱檔案信息的有關單位、機構或個人登陸該平臺后可自主錄入、上傳、管理和查詢有關檔案信息，從而可不斷提高檔案信息的利用率，同時對紙質檔案也能起到更好的保護作用。此外還可以通過Internet、校園網、學校OA(辦公自動化)系統或檔案館網頁等途徑，實現檔案信息管理自動化的及時更新和信息共享，提供優質檔案信息檢索和查詢，提高服務效率。

2.3 提高數據安全保密意識，采用先進技術手段，確保數字檔案安全

數據安全保密意識的好壞、技術手段的先進與否直接關系到檔案信息化建設的成敗。與傳統檔案不同的是，數字檔案保管、利用主要環境是計算機與計算機網絡，因此保障計算機及網絡的安全是進行檔案信息化建設的首要任務。檔案工作人員要高度重視數據的安全、保密，認識到其中的重要性，努力做到萬無一失。當前主要采用兩種措施保證檔案的安全:一是強化防災措施。二是完善保密制度，［4］前者是一種預防數字化電子檔案被破壞后的補救手段，由于信息化資源容易毀壞、遺失，因此在技術上主要側重于建立數據備份系統，實現數字化檔案異質異地、隨時保存備份，能夠提高數字化檔案信息保管的安全性。后者是阻止網上黑客攻擊、預防各類計算機網絡病毒入侵的主要手段，主要途徑包括數字簽名、身份驗證、建立防火墻、信息加密等技術手段。

2.4 培養、引進高素質的檔案管理人才隊伍

人才是事業成敗的關鍵。實施高校檔案管理信息化建設，吸收、培養既懂計算機相關技術又精通檔案理論知識的高素質人才是關鍵。沒有高素質的檔案人才，即使有最先進的信息化基礎設施也毫無意義。西部高校應積極吸納檔案管理專業人才，并千方百計為在崗職工創造繼續學習、進修、深造的機會，不斷提高檔案管理人員的業務素質和信息素養，提高檔案管理人員利用各種信息技術編輯整理、選擇開發、歸類處理、調閱儲存等信息化檔案管理能力。不僅要能招到人才，還能留住人才，更能提供施展才華的廣闊舞臺。各高校只有建立一支專業水平高、計算機技術精湛，年齡結構合理，學歷層次較高，既能吃苦耐勞又能開拓創新的檔案人才隊伍，才能確保檔案管理信息化建設的快速發展。

［1］［3］王慧樂.高校檔案信息化建設探微［J］.湖北廣播電視大學學報，2011，(06):119.120.

［2］昌晶，何鄭濤，鄧繼均.關于高校檔案信息化管理的探討［J］.科技情報開發與經濟，2011，(14):117.

［4］王俊艷.加強檔案安全工作的實踐探討［J］.黑龍江檔案，2011，(02):86.

Western Universities Archive Management Informationization Present Situation，Predicament and Outlet

HU Rui－hua
(Human Resources Department，Yan an University，Yan an 716000，China)

At present western Universities in the construction of archives informatization facing school insufficient attention;archives information of soft，hardware equipment can not meet the practical requirements;archives informatization construction funds;information resource construction lags behind;data security awareness is poor;file work of colleges and universities personnel is unreasonable wait for a lot of trouble.Want to walk out of predicament to strengthen information infrastructure construction;the establishment of archives information website，strengthen the construction of the information resources;to improve data security awareness，the use of advanced technological means，to ensure that the digital archives safety;full of high － quality archives personnel.

western Universities;archives management;current situation and difficulties;solution countermeasure

G271

A

1004-602X(2012)02-0110-03

2012-04-12

延安大學人文社科項目(YDS2011－41)

胡瑞華(1974—)，女，陜西橫山人，延安大學人事處館員。

10.3969/J.ISSN.1004－602X.2012.02.110由于其本身的技術缺陷導致不能滿足檔案管理信息化的實際需求，無法與學校的自動化整體管理系統兼容，從而導致形成的文件數據難以轉換。比如，我校購買的檔案數字管理系統不能與我校的教務管理系統相對接，造成學籍檔案數字化管理工作只能獨立進行，浪費了大量的財力、人力和物力。加之檔案管理系統發展變化迅速，運營時間長的雖性能可靠，但功能有限;運營時間短的雖功能多界面友好，但性能不夠穩定，需要不斷升級、修改，給檔案信息化工作帶來了不少麻煩。

［責任編輯 朱聯營］