高校檔案服務中原經濟區建設管見

董麗麗

1高校檔案與中原經濟區

中原經濟區建設已經列入國家“十二五”規劃，是國家區域經濟調整和發展的一件大事，在河南發展史上具有“里程碑”意義。實現中原經濟區建設目標，關鍵是發揮各類人才的積極性、創造性，發揮科學技術在發展中的驅動作用。就這層意義而言，承擔著人才培養、科技創新、社會服務三大職能的高等學校，在中原經濟區建設中居于十分重要的基礎地位，應當充分發揮自身所具有的人才優勢、科技創新優勢，全力為中原經濟區建設服務。

高等學校在其教學、科研及管理等活動中形成的檔案，涵蓋各個層面，既是高校運行的重要保證，又是運行結果的表征，因而，成為高校戰略性資源。在“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的原則之下，作為高等學校歷史財富的重要載體、現實實力的表現載體，高校檔案發揮著“以檔存史，以檔利民，以檔資政”的重要作用。高等學校在中原經濟區建設中的地位和高校檔案的作用，共同決定了高校檔案必須服務于中原經濟區建設。

現代信息技術的高速發展、計算機網絡的迅速普及，為實現檔案機構的網絡化和檔案信息的社會共享，提供了有利的前提條件。以檔案數字化和檔案機構網絡化為契機，加快高校檔案信息化建設，實現高校檔案信息的數字化、網絡化和接收、傳遞、存儲、提供利用的一體化，在互聯網上建立高校檔案網站，形成為用戶服務的信息平臺，拓展高校檔案信息服務的空間，實現高校檔案信息高度共享，將推動高校檔案為中原經濟區建設提供直接服務的進程。這種直接服務，從其邏輯過程來說，首先，要在思想上樹立“大服務”的意識，變高校檔案間接為經濟建設服務為直接服務于中原經濟區建設；其次，是實現高校檔案的信息化，在此基礎上，構建基于互聯網的高校檔案數據庫，為高校檔案社會共享創造條件；最后，是發揮高校人才檔案、科技檔案集中的優勢，建立高校檔案聯盟，為中原經濟區建設提供集成支持。

2樹立“大服務”觀念，直接服務于中原經濟區建設

高等學校檔案服務于中原經濟區建設，有兩種途徑：間接服務和直接服務。

從高等學校檔案最現實的服務功能來看，學校檔案形成于學校教學、科研和管理的運行過程，首位功能是為高等學校自身的建設和發展直接服務。高等學校建設和發展的成果，體現在其人才培養、科學研究與技術開發、社會服務職能的實現上。通過其三大職能的實現，高等學校為中原經濟區建設作出直接貢獻，實現高等學校檔案間接服務于中原經濟區建設。

無疑，這種間接服務是高等學校檔案的自身地位所決定的，是必然的。然而，僅滿足于這種間接服務而“止步不前”，既不能充分發揮高等學校檔案及其管理所擁有的人才、科技信息含量、設備等優勢，又與中原經濟區建設的客觀要求不相適應。高等學校培養人才的數量、質量和人才分布狀況，科學技術研究開發的領域、能力、成果和經驗教訓，學校自身所擁有的人才和能夠為中原經濟區建設服務的其他財富的狀況等，都反映在高校檔案當中，可以通過檔案開發利用而直接服務于中原經濟區建設。要使高校檔案直接服務于中原經濟區建設，高校檔案工作者就必須樹立“大服務”觀念，不斷增強社會公共服務能力，完善檔案利用體系。

首先，要自覺把高校檔案工作放到河南以至全國經濟社會發展的大局中來認識、來思考，圍繞中原經濟區建設確定的新任務、新目標，科學謀劃檔案工作的思路。堅持原有服務領域深化和新服務領域拓展并重，即深化為高校自身建設和發展服務這一傳統領域的服務內涵，同時，開拓直接為中原經濟區建設提供檔案服務的新領域。

實現高校檔案直接服務于中原經濟區建設，就必須在繼承傳統的檔案服務方式方法基礎上，充分利用新技術新手段，推進檔案服務平臺建設，提升檔案工作科學化水平，使檔案工作更好地適應形勢的發展變化。

3實現基于內容管理的高校檔案信息化

高校檔案目前以紙質檔案和實體檔案等直讀載體記錄的信息為主，另有數字載體信息、模擬載體信息等，總體上，屬于非結構化信息。作為原生信息，高校檔案具有較強的管理和科技創新的支持優勢，但傳統落后的檔案管理意識、手段和方式使日益豐富的檔案信息資源長期“束之高閣”。充分利用高校檔案信息化所具有的網絡和系統優勢、人才優勢、硬件設施優勢、組織優勢，加快實現基于內容管理的高校檔案信息化建設，將為高校檔案直接服務中原經濟區建設提供必備的信息基礎條件。

基于內容管理思想的文檔網絡系統是不同類型信息統一存儲、管理、綜合檢索、發布的系統平臺。對非結構化信息，傳統的解決方案是利用數字化技術，采取以數據庫存取為中心，以鏈接存取等手段為輔的技術措施，局部解決問題。而內容管理則是注重信息含義的管理，它忽略了信息載體因素，更多地考慮了數據和信息的意義和語義，其管理過程包括直讀載體信息到機讀載體信息全過程的管理。

數字化是信息化的起步，是內容管理的基礎。因此，首先，要把高校檔案中處于主體地位的非結構化檔案加以結構化、數字化，即經過一系列附加信息如結構、屬性、取值、操作范圍和相互關系等加以約束，使其形成數據，具有特定的含義，具有對內容的表達，以作為內容加以管理。然后，對異構信息進行同一化整合處理，建立多種文檔和媒體格式的支持平臺。在此基礎上，建立統一的數字文件檔案管理系統，完成電子文件處理和歸檔、文件與檔案數字化、文檔著錄標引和統計、電子文件與檔案收集、多媒體信息采集存取、數字檔案信息安全存儲、數字檔案信息加工處理等功能，實現非結構化信息的存取和傳遞以及信息內容的集成。

知識化是信息化的方向，對知識對象的管理是內容管理的高級形式。知識對象除包含附加規則的信息外，還具有回答特定問題的功能，將使高校檔案在直接服務于中原經濟區建設過程中發揮出最大的作用，是高校檔案基于內容管理的信息化建設中需要特別關注的問題。

4建設基于互聯網的高校檔案數據庫

在互聯網高速發展背景下，社會需要綜合化、多樣化和便捷化的檔案信息服務。為此，需要建設基于互聯網的高校數字檔案數據庫，構建高校檔案在線服務支持系統，為中原經濟區建設提供互聯網信息服務平臺。高校檔案數據庫建設，可以按照整合內部信息資源、建立共享數據庫、建設檔案信息網站并加以開發利用幾個步驟，循序漸進地進行。

整合高校內部信息資源。目前，各高校已經陸續建設了教務管理信息系統、科研管理信息系統、財務管理信息系統、學生管理信息系統、辦公自動化系統等內部信息管理系統，有各自的信息管理平臺，形成相互交錯的信息關系，其問題在于不能實現信息共享。雖然，這些信息尚未形成高校檔案，但是，毫無疑問，其中，包含著能夠直接服務于中原經濟區建設、經整理歸集后必然形成檔案的信息，并且，其具有實時性的優勢。因此，應當在“大檔案”觀念之下，加以科學整合，以期實現為中原經濟區建設提供適時信息服務，提高檔案信息資源的使用效率和效益。為此，應在統一的技術體系下，建立涵蓋高校內教學、科研、管理等各類信息應用系統的相互連接，實現異構數據信息的訪問、接入、交流和共享，有效解決高校內部的“信息孤島”問題。

建立高校檔案共享數據庫。依托政府檔案行政機構、高等教育行政機構的支持、指導，將實現了基于內容管理的數字化、信息化的高校檔案集中存儲于一個共享的數據庫中，高校的檔案機構之間通過權限分配來使用數據庫中的信息。建立高校檔案共享數據庫，目的在于解決高校與高校之間的“信息孤島”問題。

構建高校檔案信息網站，實現文件檔案信息網絡發布、檢索與利用功能。通過高校檔案網站，發布高校各類檔案信息，在網絡平臺上，為檔案用戶提供在線的高校檔案利用服務；同時，以用戶需求為出發點，增強網站的服務功能，提供檔案用戶根據需要定制檔案的服務。對于高校之外的用戶，應當遵循便利、不泄密的原則，通過權限分配來共享高校檔案數據庫中的信息。高校檔案數據庫的建立和高校檔案在線服務平臺的構建，既能夠簡化檔案利用的手續，方便檔案用戶的利用，又能夠節約檔案機構的服務成本和社會成本，提高高校檔案直接服務于中原經濟區建設的利用效率。

5組建高校檔案聯盟，集成支持中原經濟區建設

計算機、信息技術的發展和創新，從根本上改變了傳統的檔案管理和交流方式，為高校檔案部門在優勢互補的前提下，進行檔案信息資源的聯合開發與利用，實現高校檔案信息資源共享提供了技術支撐。以計算機技術和網絡環境為基礎，以共同服務于中原經濟區建設為目標，依托檔案學會等學術組織，組建同時具備虛擬組織和實體組織雙重特征的高校檔案聯盟，是高校檔案為中原經濟區建設提供集成支持的一種可行選擇。這實際上是高校檔案管理體制、機制的創新，即高校檔案管理由傳統的“校校分割”的“分散式”管理，向“校校聯合”的“一體化”的綜合管理模式演變。

在計算機互聯網環境下，高校之間早已不再是封閉的獨立個體，各種形式、各種層次的校際合作，已經成為常態。與這種高校之間客觀存在的現實關系相適應，高校檔案部門、檔案工作者也必須把所擁有的檔案信息資源當做一個整體來對待，打破各自獨立、封閉管理的模式，實現跨校、跨地區的協作，使高校檔案形成一個開放的、有機的信息網絡結構整體。這就需要建立統一的高校檔案合作機制、管理與協調機制，協調各個高校之間的檔案工作關系，并對高校檔案共享數據庫的建設和運行提供指導。高校檔案聯盟，就是基于高校檔案共享數據庫的高校檔案合作、管理與協調機制。

（作者單位：鄭州航院檔案科來稿日期：2012-08-15）