重要檔案異地備份問題及對策

徐靜

1檔案異地備份存在的問題

1.1認識與機制問題。由于突發性、地域性災難發生的頻率不是很高，許多單位不愿投入大量的精力和資金進行檔案數據備份。有的檔案館管理者擔心檔案的異地備份保管造成本館館藏檔案特色的損失。此外，檔案館與檔案館之間協調機制不健全。

1.2宏觀性指導規范及理論研究的匱乏。目前，我國對于重要檔案的劃分還沒有一個統一的標準，也沒有對檔案的異地備份建設提出統一的規范化建議或標準。各地也只是按照要求自愿結對，互為對方建立檔案備份庫。在理論研究方面，我國和國外關于這方面研究只籠統提及，并未對其進行深入研究。

1.3檔案備份及后期管理耗費人力、財力。檔案數字化工作要求高，費時費人，一些檔案部門不愿意做。國家撥給檔案部門的經費有限，僅夠應付本部門日常開支，再抽出資金做檔案異地備份，檔案部門很難承擔。

2檔案異地備份工作中采取的方法及措施

2.1提高異地備份的意識。檔案工作人員提高認識，用正確心態去看待檔案的異地保管。檔案管理者應破除“本位”思想，檔案安全更重要。檔案部門的各級領導要從“汶川大地震”中汲取經驗和教訓，高度重視異地備份工作，盡快制訂本單位檔案異地備份工作計劃，及時解決工作中出現的問題。應建立健全檔案館之間的協調機制，制定規章制度。

2.2確定需異地備份的重要檔案的范圍。各地檔案館實施異地備份的檔案應包括三類：首先，是本館擁有的具有永久保存價值且能夠突出本館特色的館藏檔案；其次，是檔案館永久保管檔案中被確定為一級保管級別的檔案，可能跟第一類有所交叉；最后，是除去一級永久保管檔案之外的二、三級永久保管檔案。如個別檔案館具有一定的經濟基礎、技術基礎，可考慮對本館所保存的其他重要檔案進行異地備份。

2.3正確選擇異地備份的介質、技術和地點。磁盤是目前檔案機構廣泛采用的備份載體；縮微膠片具有很好的安全性，能滿足確保檔案信息長久保存的需求，但縮微膠片成本較高，查看起來不方便，可用來備份對安全性要求高但現階段利用率不高的重要檔案。檔案機構應根據自己的特點選擇最合適的備份介質。重要館藏檔案異地備份技術應有多種實現方式，還要根據具體應用情況，酌情選擇不同的技術手段。

保存備份的異地選擇以“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方”為宜。但有些已互建備份庫的城市未達到上述要求，不能有效保證檔案安全。建議國家制定相應的制度并在必要時組織有關專家根據城市的綜合因素進行評估，制訂切實可行方案，為異地備份保存提供保障。異地備份地點的保管條件應符合文件、檔案要求，滿足《檔案館建筑設計規范JGJ25-2000》的要求，力求適宜的溫濕度，做到防磁、防水等，延長備份文件壽命。

2.4選擇好異地備份的形式。異地備份形式，歸納起來有以下四種：第一，館際相互備份。這種方式成本低、安全性高，難度在于合作模式難以長期保持穩定，應特別注重合作單位的溝通，通過簽署協議來明確雙方的責任和義務。目前，大多省、市檔案館采用的是此類備份方法。第二，自建或共建檔案異地備份基地。優點是可以按照檔案館自身實際情況去設計，建造適合本單位的檔案備份基地，管理操作的自由度大，但投資比較大，檔案異地備份基地建立后的運營和維護十分關鍵。第三，利用網絡技術建立“異地容災備份系統”，可實現實時備份、互為備份，在緊急情況下可保證正常的檔案信息服務。第四，利用移動存儲技術進行離線或在線備份，投入少，簡便易行且機動靈活，方便突發情況下的轉移。

2.5制定專門的法律法規來規范檔案的備份工作。國家檔案局應盡快制定相關的法律法規和標準辦法，以協調館際間關于異地備份保管存在的爭議，使我國珍貴和重要檔案的異地保管有法可依、有章可循。

2.6明確異地備份的日常管理與維護的費用及責任。異地備份保存需要根據信息技術發展及利用條件變化不斷作出調整，檔案寄存者和異地存儲單位事先就應明確由誰定期對用于異地備份的介質光盤、硬盤進行檢查、維護，確定費用由誰承擔，誰是責任者等。

（作者單位：中國石油河南銷售公司來稿日期：2012-08-18）