提高檔案數字化加工質量對策

龔麗瑛

檔案數字化加工質量的好壞，將直接影響檔案信息的開發利用。作者以中原油田檔案館數字化加工實踐為例，談談自己的看法：

1檔案數字化加工成果存在的主要質量問題及原因

目前，數字化加工成果存在的主要質量問題是：圖像處理不徹底、不清晰；文字識別率不高；有漏頁、正文與底稿未分開等。導致這些問題的原因，主要有：

1.1檔案原件質量問題。由于檔案原件內容不清晰、紙質不適應掃描、破損等原因，造成掃描圖像不清晰、文字識別率不高。

1.2操作人員業務技術不夠熟練。由于操作人員技術不熟練，對分辨率選擇不正確，造成圖像不清晰、文字識別率不高。

1.3軟件功能不夠完備。由于數字化加工軟件版本低，缺少必要的處理功能。

1.4操作人員工作粗心，圖像處理不徹底，出現黑邊、偏斜、污點等。

2提高檔案數字化加工質量的對策

2.1邀請專業技術人員對操作人員進行業務技能培訓，使其掌握數字化加工的流程、設備操作方法、技術標準，熟練掌握分辨率的選擇技巧等，能針對不同圖像、不同幅面的檔案原件選擇合適的分辨率，以保證圖像質量處理；會對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件進行壓平或燙平等相應處理。

2.2組織操作人員認真學習《紙質檔案數字化技術規范》、《照片檔案管理規范》、《電子文件管理規范》等規范和標準化文件，使其熟練掌握標準要求，在工作中減少盲目性，降低出錯的可能性。

2.3配備多種新型掃描設備。（虹光AV3300）高速掃描儀，有平板掃描和自動送稿器連續多頁掃描（高速掃描）兩種工作模式。該設備適合紙型統一，且小于A4的紙張。雖然，它也有平板掃描的功能，但必須要求紙型小于A4。對于檔案中很多的統計報表、工資發放表、報告及圖冊等（多為A3紙）則不適合。還有一些檔案原件經專業印刷廠印制，裝訂精美（如各種匯編材料），不宜拆分，紙張雖然小于A4，能在該掃描儀上手工逐頁掃描，但要長時間占用高效率的掃描設備，完成效率較低的工作。而（虹光 FB 6000E型）平板掃描儀，則專門用于掃描不適合高速掃描的檔案。這樣，可以針對不同的掃描原件選擇合適的掃描設備，以確保掃描質量。

3掃描方式的選擇

3.1根據檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應規格的掃描設備（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進行掃描。大幅面檔案采用小幅面掃描后的圖像再拼接的方式處理。

3.2對紙張狀況較差，過薄、過軟或超厚的檔案，采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案采用高速掃描方式以提高工作效率。

3.3對頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，視需要，采用彩色模式掃描。

3.4在分辨率選擇上以滿足紙質檔案OCR識別要求，方便檔案查詢、利用為標準。對特殊紙張或檔案原件清晰度不高的，通過增加分辨率，調整亮度、對比度等技術參數，直至掃描圖像清晰為止；對于同一份檔案，清晰度不同，特別是鉛筆、鋼筆等同時存在的，以文件主要部分的清晰為準；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決；圖紙根據利用需要采用了矢量化掃描加工處理。

4做好檔案數字化的全程控制。在檔案數字化過程中，注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。

4.1對數字化前的檔案整理檢查。要求進行數字化的檔案原件須完整、排序正確，無缺碼、缺頁、重碼，對破損、折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。

4.2數字化后的數據質量、圖像質量檢查。掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當，既沒丟失信息，又無增加信息，無錯掃、漏掃。不符合圖像質量要求重新處理。

4.3數據聯接檢查。通過機讀目錄數據庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行聯接，形成一一對應。

5強化責任意識。將任務目標分解，責任落實到人，組長作為責任人對數字化加工成果質量嚴格把關，對檔案文件數字化內容的完整、準確、規范性負總責。由操作人員作為檔案數字化加工的直接責任人，保證數字化加工成果的質量。

（作者單位：中原油田檔案管理處來稿日期：2012-08-18）