論檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)

李芳芳

隨著社會信息化的不斷深入發(fā)展、社會公眾對信息知情權(quán)的日漸需要及現(xiàn)代信息技術(shù)逐步完善，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享已成為信息時(shí)代的發(fā)展趨勢。我國檔案信息資源共享取得了不小的進(jìn)展，但遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)代社會信息化的要求，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。本文就我國檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行探討，提出自己的建議。

1加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)與整合

要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，必須有可供共享的檔案信息資源，這就要求加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)與整合，以一定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范對檔案信息資源加以集成。檔案信息資源集成管理是一種成本低、效率高的檔案管理模式，適應(yīng)檔案信息資源數(shù)字化發(fā)展的要求，能夠更好地滿足社會各界日益增加的對檔案信息資源的需求，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的有效途徑。

運(yùn)用檔案信息資源集成管理加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)與整合，首先，要加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)集成管理。檔案信息資源數(shù)據(jù)集成是整個(gè)檔案信息資源集成管理的基礎(chǔ)，它要求在確定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，將各個(gè)檔案管理部門管理的數(shù)據(jù)以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，形成可以直接被系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)或過渡數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時(shí)，要充分注意數(shù)據(jù)庫的擴(kuò)充和更新能力。其次，強(qiáng)化檔案信息資源管理過程集成。檔案信息資源管理過程集成，要求檔案信息資源管理業(yè)務(wù)流程集成，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的一體化；各種檔案信息資源綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)對外提供利用服務(wù)的檔案信息資源統(tǒng)一從檔案管理中心提取；檔案部門對檔案信息資源的前端控制集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的一體化。最后，開展區(qū)域性檔案信息資源集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。利用政府先進(jìn)的技術(shù)、其對檔案部門的投資及電子政務(wù)信息資源，構(gòu)建區(qū)域性檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)體系，達(dá)到檔案信息資源優(yōu)化配置、高效共享。

2運(yùn)用多種技術(shù)手段

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)強(qiáng)有力的支持下，檔案信息資源共享克服了時(shí)空限制，借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的催化作用，檔案信息資源共享建設(shè)的進(jìn)程成倍加快。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，新技術(shù)的運(yùn)用不可缺少。在檔案信息資源共享建設(shè)的全過程中，我們要在堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則、安全原則、開發(fā)與引進(jìn)相結(jié)合原則的基礎(chǔ)上，運(yùn)用多種技術(shù)手段。

運(yùn)用多種技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，首先，是計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，要結(jié)合實(shí)際情況，高起點(diǎn)地購置計(jì)算機(jī)、海量存儲設(shè)備、掃描儀等相關(guān)設(shè)施設(shè)備，為檔案信息資源共享創(chuàng)造良好的硬件環(huán)境。其次，應(yīng)用軟件系統(tǒng)的建設(shè)。在軟件環(huán)境建設(shè)上，檔案部門要堅(jiān)持自己開發(fā)與引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合的原則，既要考慮軟件的先進(jìn)性，又要顧及軟件的兼容性，使軟件環(huán)境既適應(yīng)檔案信息資源的管理，又具有較高的程序設(shè)計(jì)技術(shù)及操作使用水平。最后，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在檔案信息資源共享中的作用非同一般，可以說，是關(guān)鍵的“神經(jīng)系統(tǒng)”。在進(jìn)行檔案專業(yè)網(wǎng)站建設(shè)中，不管是內(nèi)網(wǎng)還是外網(wǎng)的建設(shè)，都要在安全的基礎(chǔ)上能夠全面兼容，并且，要使用方便，從而形成能夠共享的檔案信息資源網(wǎng)站體系。

3變革檔案信息資源服務(wù)方式

不管是加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)與整合，還是運(yùn)用多種技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，我們都不應(yīng)該忘記，其最終目的是為社會各界提供方便、實(shí)用、有效的檔案信息服務(wù)，這將是今后檔案信息資源共享建設(shè)的重點(diǎn)。這就要求，檔案部門及其管理人員要轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)方式，全方位滿足檔案用戶對檔案信息自由的各種需求。

變革檔案信息資源服務(wù)方式，要從傳統(tǒng)的服務(wù)模式走向網(wǎng)絡(luò)平臺。各檔案館要將自己的檔案信息資源通過放在網(wǎng)上，開展檔案館主頁服務(wù)，并突出地方特色和館藏特色；建立方便、簡潔的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，開展多種方式的檔案信息檢索服務(wù)；靈活采取實(shí)時(shí)解答、E-mail等多種方式，進(jìn)行檔案信息自由的數(shù)字咨詢服務(wù)。此外，變革檔案信息資源服務(wù)方式，要積極采取一些新的方式。如，國家檔案信息資源“云”共享服務(wù)，這種共享服務(wù)模式，有利于各檔案部門集中精力去做好檔案信息資源服務(wù)內(nèi)容的開發(fā)，有助于增強(qiáng)檔案信息資源服務(wù)社會的能力，從而提升各地檔案部門檔案信息資源的利用率。

（作者單位：新鄉(xiāng)學(xué)院組織部干部人事檔案室來稿日期：2012-08-16）