機關檔案工作規范化管理認證對策

唐麗英

1機關檔案工作中存在的問題

1.1檔案管理體制上“散”。一是部分單位沒有成立機關檔案工作領導小組，沒有明確分管檔案工作的領導，檔案工作經費和設備沒保障；二是部分單位檔案沒有集中統一管理，重收集保管文書檔案，輕會計、聲像、科技、榮譽、電子檔案；三是檔案工作人員兼職的多，有的身兼數職，不能保持檔案隊伍相對穩定。

1.2檔案業務“兩基”建設上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應急處置方案和計算機檔案信息網絡應急處置方案；二是部分機關檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統計報表及人員編制名冊未及時歸檔；三是部分機關檔案室沒有建立全宗卷，有些機關檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內容不齊全；四是部分機關沒有單獨的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機關檔案保管沒有實現“三鐵”，達不到“十防”措施要求。

1.3檔案信息化建設上“松”。很多單位對檔案信息化建設的緊迫性、重要性認識不足，不能夠把檔案信息化建設列入電子政務建設規劃，與之同步實施，同步發展。應配備的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。

1.4檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。

2機關檔案工作存在問題的原因

2.1領導認識不到位。由于機關領導認識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責任不明確，工作被動。

2.2對檔案工作人員管理不到位。第一，機關檔案員不能保持相對穩定，調動過于頻繁。第二，機關檔案工作人員少，不適應檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應付。第三，檔案員業務素質不高。有的檔案員不是學檔案專業的，有的是從其他崗位上調動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發揮，機關檔案工作也很難有起色。

2.3經費投入不到位。機關檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調機、去濕機、滅火器和計算機等沒有配備或配備不全，機關檔案庫房達不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設工作開展。

3機關檔案工作規范化管理認證對策

3.1抓領導，不斷提高思想認識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領導、主管負責人參加，增強其重視支持檔案工作的責任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發給機關領導學習，加深他們對機關檔案工作的認識和理解；③檔案部門的干部在對機關單位檢查工作、業務指導時，利用正反實例宣傳機關檔案工作的重要性和必要性。

3.2抓隊伍，加強對機關檔案干部的管理。首先，要保持機關檔案干部的相對穩定。實行機關檔案干部備案制度，各機關檔案干部交流調動前，要向當地檔案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調動。其次，提高機關檔案室的規格。如能把機關檔案室編制為機關內部科室，提高其規格，既能保持機關檔案干部的相對穩定，發揮檔案干部的積極主動性，又能提高機關工作效率。最后，提高機關檔案干部業務素質。理論與實踐相結合，“走出去，請進來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機關檔案干部分期分批進行輪訓，使其提高業務素質，推進機關檔案工作開展。

3.3抓主管部門，發揮主管機關的作用。只有發揮主管機關的作用，共同履行指導、監督與檢查職責，才能把機關檔案工作搞好。如河南省國稅、地稅系統開展的機關檔案工作規范化管理認證工作很有成效。

3.4抓檔案行政監督檢查，促使機關檔案工作規范化。加強檔案宣傳工作，提高機關領導檔案意識，加大檔案業務培訓力度，提高機關檔案干部的業務素質，這是最基本的工作方法。檔案行政管理部門不妨硬起手腕，加大檔案行政監督檢查力度，這是《中華人民共和國檔案法》賦予檔案行政管理部門的職責。對那些領導不重視檔案工作，檔案業務“兩基”建設軟，檔案信息化建設速度慢的單位要進行檔案行政監督檢查，針對具體情況，該行政處罰的要處罰。通過抓檔案行政監督檢查，強力推進機關檔案工作規范化。

（作者單位：濮陽市林業科學院來稿日期：2012-08-20）