由OA協同管理系統引起的關于數字化校園建設的思考

隨著信息技術的飛速發展，教育信息化成為必然趨勢。作為教育信息化的重要組成部分，數字化校園建設也日漸引起高校的重視。數字化校園是以網絡為基礎，利用先進的信息手段和工具，將學校的各個方面，從環境、資源到活動數字化，形成一個數字化的空間，從而使學校在時間和空間上都實現延伸。中國石油大學（北京）一直十分關注教育信息化技術的發展，并在實踐中不斷探索推進數字化校園建設。本文以辦公自動化系統，即OA（Office Automation）協同管理系統的開發使用為例，來談談數字化校園建設。

關于數字化校園建設的認識

1.建設數字化校園是順應時代發展和提高質量的需要

21世紀是信息化的時代。教育信息化已經成為教育現代化的重要標志。教育信息化拓展了教育的時空，把學校教育延伸到圍墻之外，促進社會經濟活動服務于教育。《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》明確指出，到2020年，要基本建成覆蓋城鄉各級各類學校的教育信息化體系。高等教育在國民教育體系中處于高端，其教育信息化技術水平也處于絕對領先地位，加快教育信息化進程，高校首當其沖。同時，在信息化的浪潮中，高校的人才培養也應順應信息化的趨勢，著力培養符合時代需要的優秀人才。所以，數字化校園建設必須遵循教育教學與管理規律，既要順應時代發展需要，又要著力服務學校人才培養和辦學質量的提升。

2.加強數字化校園建設必須選好切入點和合適的軟件平臺

數字化校園主要包括管理信息系統、辦公自動化系統、數字圖書系統、教學管理系統、網絡服務系統等子系統。其中，辦公自動化系統對學校的影響最大，也是推廣起來較難的部分，所以學校在開展數字化校園建設的過程中，應把辦公自動化系統的建設作為重中之重。就辦公自動化系統來說，當前最為流行的就是OA協同管理系統，這是一個在理論與技術上相對比較成熟，在企業中有過很多成功案例的應用領域。因此，學校選擇了OA協同管理系統作為數字化校園建設的突破口。OA協同管理系統不同于傳統的OA系統，它更多地強調跨地域、跨部門之間的協同工作，而且加入了新的協作工具，如即時通訊、項目管理、網絡會議、文檔共享等。

OA協同管理系統的使用及效果

數字化校園建設是一項系統而復雜的工程，必須進行科學規劃、精心組織，不然就會顧此失彼、費時費力。

第一，在系統開發使用前堅持實用性原則、先進性原則、安全性原則和擴展性原則。

第二，在系統開發使用過程中做好前期準備和調研工作；在試用后再推廣使用；加強運行中的管理與維護，重點是加強使用方面的培訓。

第三，系統投入使用后促進了管理理念的轉變，特別增強了平等、開放等管理理念；促進了工作效率的提高；推進了信息資源建設，特別是有效地推動了數據的規范化、標準化建設；增進了員工之間的溝通交流。

關于數字化校園建設的體會和思考

1.關于數字化校園建設的體會

學校以OA系統的推廣使用為切入點和突破口，積極推進校園數字化建設，雖然取得了一些成效，但在實施過程中，也遇到了一些問題，如使用上的不平衡，機關教輔使用得多、院系教師使用得少；對系統的功能挖掘利用還不夠，自由協同、信息交流使用較多，而定制表單、公文流轉等使用較少，知識管理與積累有待于進一步加強。經過兩年多的實踐，我們有如下幾方面的體會：

第一，領導的重視和支持是前提。數字化校園建設的成功與否，與單位領導的重視和參與程度密切相關。數字化校園建設是伴隨現代信息技術的發展而興起的，是一種新生事物，在實施過程中往往會遇到這樣或那樣的問題，如果領導不重視，或者不參與，當遇到問題或困難時，就可能推行不下去。學校為此成立了專門領導組和工作組，分管信息工作的校領導親自抓，并且校領導在處理文件（非保密文件）時，也主要通過OA系統來處理，這樣就有力地推進了系統的使用。

第二，做好整體規劃和系統設計是關鍵。數字化校園建設是一項系統工程，會涉及到全校師生員工。在建設之初，就要進行整體的規劃，包括長期規劃和短期規劃，制訂規劃時要全校各單位、各部門廣泛參與，收集各方面的意見和看法，并咨詢相關專家的意見和建議，形成完整的具有權威性的總體規劃。同時在實施過程中，注意與傳統辦公系統的銜接，不搞“一刀切”，由點及面逐步推廣使用，這種“滲透性推廣”取得了較好的效果。

第三，加強溝通協調是重要方面。就OA系統的使用來說，關鍵在各個單位和部門，所以加強與他們的溝通協調十分重要。在系統開發之初的系統需求分析過程中，就組織各部門負責人在一起進行深入研討，提出有效可行的方案；在實施過程中，也注意加強溝通協調，在推廣OA系統的時候，及時了解他們的需求以及反映的問題，在改進后再推廣，取得的效果也比較好。

2.推動數字化校園建設應重點注意的幾個方面

信息化是教育未來的發展趨勢。如何進一步發揮信息技術的巨大優勢和潛力，推動教育改革，提高辦學質量，是新時期高校面臨的重要課題。

第一，要進一步增強認識，轉變觀念。要深刻認識教育信息化建設對教育事業的重要影響。要認識到，沒有教育的信息化，就難以實現教育的現代化。學校要將教育信息化作為學校事業發展的一項重要基礎性工作來抓，制定明確的建設規劃、建立有力的組織機構、出臺配套的政策以及給予相應的投入。隨著信息技術的進一步發展，要堅持與時俱進，不斷用新的技術和方法來改進學校的管理方式、教學模式以及服務質量，特別是要培育信息化的理念，以此來指導工作。

第二，要堅持統一規劃、逐步推進的原則。在信息化建設的初期，常因信息化建設缺乏統一規劃，各單位、各部門在信息化建設方面各自為戰，開發軟件不一致、數據標準不統一，從而人為地造成很多信息“孤島”，不但導致了校內大量低水平重復建設和資金浪費，而且還給學校的管理等工作帶來很大的麻煩，所以在進行信息化建設的起始階段，一定要注意整體規劃、統籌安排。同時，信息化建設因信息技術的發展而需要不斷地引入新的技術，會面臨很多新的挑戰，也需要巨大的資金投入，所以要堅持分期建設、逐步實施，不要集中上很多項目，而應一步一步地往前推進。

第三，要加強信息資源及軟件建設。在信息化建設的過程中，除了硬件設施建設外，要更加注意信息資源及軟件建設。硬件的投入雖大，但只要有了資金，就可以很快建立起來。信息資源和軟件則不行，如果沒有長時間的積累以及系統的規劃，信息資源和軟件建設就難以跟上，也會直接影響硬件的使用。信息資源建設最主要的有兩個方面：一是信息資源的積累，就是要形成大量數字化的信息資源；二是信息資源的規范，包括數據標準的統一、數據歸口的統一等。軟件建設除了軟件系統的開發外，還要加強信息化人才的培養。可以說，在信息化建設的過程中，從事信息工作的人員素質直接決定了信息技術應用的成效，所以要通過加強培訓等方式，建立一支高素質的信息化人才隊伍，確保信息系統正常穩定運行。

第四，要結合實際，因地制宜，建立符合學校實際的數字化校園。信息化建設是提高辦學質量和辦學水平的一種手段，它不能包打天下，也沒有固定的模式。建設什么樣的數字化校園，既取決于學校的發展歷史、發展理念等，也受辦學定位、辦學實力等方面的影響。所以，要本著實事求是的態度，結合學校自身實際，特別是學校的辦學實力、辦學水平，有針對性地開展建設，走出一條適合自身發展的道路。

〔作者單位：中國石油大學（北京）〕

[責任編輯：于 洋]