商務信函寫作中的語境化策略

　　摘 要： 語境一直是語用學中的一個研究熱點，在寫作中語境對確定詞匯和句子乃至整個文章的篇章都有很大的影響，本文根據語用學中語境的一些基本原理，結合商務英語的詞法和句法及其特征，對商務英語寫作語境化問題進行了探討，旨在幫助學生或者從事商務工作的人員在商務信函寫作過程中實現準確化和標準化。
　　關鍵詞： 語境 商務信函寫作 語境化策略
　　在商務英語寫作教學中老師常常遇到這樣的情況：一些較為容易的片段并不含任何生詞，學生卻總是用詞不準，語句也寫得不夠通順流暢。有的老師在商務英語教學中采取語法分析和釋義的教學方法，但收效甚微。筆者根據語用學中關于語境的一些基本原理，探討一種新的商務英語寫作策略：商務英語寫作語境化，就是把要寫文章的片段放到學生熟悉的語境中，這種方法可以有效地幫助學生解決商務英語寫作中的疑難，提高在寫作過程中用詞的準確度，增強寫作能力。
　　一、語境的基本理論及其與商務信函寫作的關系
　　語境學說是20世紀60年代倫敦功能學派代表人物弗斯（J.R.Firth）在采用人類學家馬林諾夫斯基（Malinowski）的研究成果的基礎上發展起來的。（劉明東，2001）Brown &.Yule（1983）將語境定義為“語言使用的環境”。通俗地講，使話語產生含意的情況就是語境。語境（context）作為語用學中的一個重大理論，在語用學中對意義的認知起著極為重要的作用，因為語言總是在一定的交際環境中使用的，因此，分析語言現象，必須把它和它所依賴的語境聯系起來，離開一定的語境，把一個語言片段孤立起來分析，就難以確定這個語言片段的結構和意義。例如，商務英語中常常出現的reference在不同的語言環境中其意義也就不同，它究竟是什么意思則必須借助其所處的語境（本文主要指上下文的關聯）。下面我們來看幾個例子：（1）We named your bank as a reference for our credit investigation.（2）Our new designs will be sent to you for reference.（3）With reference to your enquiry of 6th January，I am glad to inform you that ...（4）Reference is made to our letter dated 8th March ，19...（5）We thank you for your letter of September 5，reference No.5678.（甘鴻2004）以上每個句子中都有一個reference，但由于該詞處于不同的語境，其意義就完全不同了，例（1）的意思是“證明人”，例（2）的意思是“參考”，例（3）為“關于”，例（4）為“實例的引用”，而例（5）是“編號”。由此可見英語單詞置于不同的語境中，其意義會發生質的變化。在這里語境的界定就是：一個生詞或短語在毗鄰單詞、短語、句子或者段落經常可以用來規定目標語詞或短語的意思（陸巧玲，2001）。語境在語言交際過程中起著對形式意義的依托和作用，也就是說語言形式所表達的意義必須依賴于它所使用的語境才能得以確定，語境反過來限制了對所要表達的意義的語言形式的選擇。商務英語的文體結構及一些詞由來已久，其結構和詞是從事商務和外貿的人在長期的實踐中約定俗成的，在商務英語寫作過程中，這些結構和詞仍然發揮著獨特的作用，因此，對于商務英語結構和詞與句子的語境處理，是商務英語學習者必須解決的一大難題。
　　二、商務英語寫作的語境化問題
　　在寫作過程中如何把握好語境仍然是值得探討的問題，就商務英語寫作語境化問題而言，首先必須了解為什么學生在商務英語寫作中知道單詞和詞組而又無法寫好一個句子和文章的原因，問題的答案就是學生不理解由句子和語境之間的關系所決定的話語含義，他們常常采取語法分析和釋義的辦法，去死套商務英語的句子結構，這種方法沒有抓住問題的癥結，他們不知道怎樣把句子與“情景語境”（context of situation.halliday，1978）聯系起來，僅用掌握的語法知識行文。商務英語因其內容涉及經濟、貿易、法律等各個方面，專業性很強，所涉及的詞匯也很特別，有古語詞、外來詞、專業術語詞等，在寫作過程中如果不了解商務方面的基本知識及商務環境（語境）是不能寫出符合標準的句子或者文章出來的。所以，在商務英語寫作過程中將文字和材料置于語境中，對行文的成功與否是十分重要的，下面我們用例子說明。
　　例1；Thank you for your inquiry of Nov.10th.We are pleased to quote you as follows:
　　100 men’s cotton shirts medium @US ＄10
　　100 men’s cotton shirts small @ US ＄8.50
　　Net CIF San Francisco
　　Terms：by L/C at sight
　　Shipment：Within one month of receiving the L/C
　　This quotation is subject to our final confirmation we look forward to your immediate order.
　　以上是一封簡潔而又清晰的英語報價信，全文的語境中心點是報價，在這種特殊的語境中，有關與報價的詞匯、數據和短語就成了這篇文章的關鍵，因此，針對該文的寫作，學生只要掌握inquiry，quoto，cotton shirts，medium，small及詞組be subject to和final conformation就可行文了，在這一特定的語境中，把握好語境中的關鍵詞，就不會出現寫作錯誤。有時語境的時間段對商務信函的寫作是否明朗也起著十分重要的作用，我們再來看一個例子。例2：We have received your letter and have been informed of what you stated.Now our quotations are on the attached sheet and we wish that you should make your decision as soon as possible.這是一封回信的開頭，顯然是買賣雙方交際的持續，作者以為對方了解交談的主題，因而省略了“have been informed”的內容，這樣，文章客觀上為對方設置了交際障礙，使對方處于一種模糊的語境中。在外貿交際過程中，從事外貿業務的人們每天都要處理大量各種文件和信函，對每一次交際內容無法顯現，有時需要查檔案加以確定。為了給對方提供方便，提高工作效率，也為了達到交際所需的詳細程度，在行文中應該告知對方來信的日期、主題，因此，在商務英語寫作中，常常出現“貴方幾月幾號的來信”或者“貴方幾月幾號編號為XX的來信”，以便對方查閱，這就是美國人所說的“You attitude”（站在對方的立場），那么，就例2而言，文章可以修改為：We have received your letter of Jan 5th and known that you wanted to purchase 100 dozen women’s woolen sweaters.You will find out attached quotation for women’s woolen sweaters reasonable and we look forward to your early order.從以上的例子可以看出，語境對商務英語寫作起著十分重要的作用，要寫好一篇好的商務信函，確立語境的中心十分必要。目前學生不能寫好一篇好的商務信函，除了沒有扎實的商務基礎知識外，不能對商務寫作語境的確立也是一個重要原因。
　　三、學生如何正確把握好寫作語境
　　要正確把握好商務英語寫作的環節，確保商務英語寫作的準確和流暢，對從事商務英語教學的老師和學生而言，筆者認為，要注意如下幾點。
　　1.掌握商務英語文體的基本語境中心點。文體產生于語境，語境決定語言形式。商務寫作涉及的是商品、詢價、報盤、訂貨、合同、伏款方式、裝運、保險、代理、索賠與仲裁等商務活動及商貿內容。這些活動和內容決定了這種文體對詞匯的選擇。商務寫作的目的是洽談商務，是為了建立商貿關系、達成貿易共識，以期獲利或者為了投訴、索賠，以避免損失等。這一語境因素要求商務和外貿寫作嚴謹莊重、委婉客套、準確無誤。商務英語寫作不同于商務英語口語，它是以文字形式進行交際的，較之口語，它的語法結構更完整些，語句和措辭更精練些。
　　2.把握好商務寫作的篇章特點。商務信函屬于正式信件，就英語商務信函而言，包括：信頭（letterhead）；函件編號和日期（reference and date）；封內地址（inside name and address）；注意事項（attention line）；稱呼（salutation）；事由（subject line）；正文（body）；結尾敬語（complimentary close）；簽署（signature）；附件（Enclosure）；抄送（carbon copy notation）和附言（Post script），以上部分雖然不是在每篇信函都完整地體現出來，但足可以說明商務信函結構復雜，格式正規。就目前商務信函而言，從實用的角度出發，特別強調如下四點，即目的（purpose）；精練（preciseness）；禮貌（politeness）；和專業（profession），也就是現在外貿信函中比較常見的4P原則。
　　3.掌握關鍵詞匯，實現商務英語寫作語境化。（1）商務信函有很多常用詞匯，如：inquiry，payment，credit，agency，等等，這類詞匯貫穿商業活動和貿易過程的始終，在商務和外貿信函中出現的頻率最高，掌握和準確運用這些關鍵詞出現在何種語境中對寫好商務信函至關重要。（2）在商務公文語境中，把握好文章常使用的大詞。這些詞匯常常有別于普通英語，如：inform，recommend，therefore，hereafter，discrepancy，等等，大詞的使用是正式文體的需要，要求嚴謹莊重，有時顯得較為委婉，盡管現代商務信函越來越趨向簡單和直截了當，但由于有些是約定俗成的，在商務信函中還在廣泛使用。（3）處理好縮略詞的特定語境，使商務信函簡單明朗。由于電報和電傳的淘汰，英語縮略詞越來越少，但是，有的縮略詞是在商務規范過程中形成的，為國際商界所公認，如：FOB（船上交貨價）；CIF（成本及保險費、運費加傭金，也叫凈價）；L/C（信用證）；S/C（銷售確認書）縮略詞；D/A（承兌交單）；D/P（付款交單），這些縮略詞現在存在將來還會繼續存在，掌握好這些縮略詞可以幫助了解文章或者段落的中心點，從而抓住文章的語境中心。
　　4.抓住商務英語的句法特點，使文體語境更為明朗化。商務英語的句子特征有別于普通英語，它有時“措詞委婉，注重禮節”，有時具有明顯的修辭特征，有時使用被動語句和虛擬語氣，甚至有時句子中含有一些罕見的古語特征，這些句法特點給商務信函寫作帶來了一些麻煩。因此，對于學習者而言，掌握英語基礎知識的學習仍然至關重要。
　　四、結語
　　語境是交際過程中表達某種特定意義時所依賴的各種表現為言辭的上下文或不表現為言辭的主客觀環境因素。“無語境則無文本”。在商務信函寫作過程中，合理把握好篇章中的語境，并且將篇章內容語境化，對于寫好商務信函有所裨益。
　　參考文獻：
　　［1］Brown，G.&.G.Yule.DiscourseAnalysis［M］.CambridgePress，1983.
　　［2］Halliday.M.A.K.& Hasan，R.Cohension in English［M］.London:Longman，1976.
　　［3］甘鴻.外經貿英語函電［M］.上海科學技術文獻出版社，2004.
　　［4］劉明東.語境與英漢翻譯中詞義的確定［J］.外語教學，2001（7）.
　　［5］陸巧玲.詞匯教學中的語境問題［J］.外語與外語教學，2001（6