淺論計(jì)算機(jī)與辦公自動(dòng)化

　　摘 要： 隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，人們對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用越來越廣泛。隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)已成為我們生活中不可缺少的一部分，因此計(jì)算機(jī)技術(shù)在行政辦公自動(dòng)化中起著舉足輕重的作用，同時(shí)辦公自動(dòng)化也成為現(xiàn)在辦公不可缺少的一部分。
　　關(guān)鍵詞： 計(jì)算機(jī) 計(jì)算機(jī)技術(shù) 行政辦公 辦公自動(dòng)化
　　隨著單位的發(fā)展，日常辦公業(yè)務(wù)的增多，如何提高辦事效率，節(jié)約使用資源成了迫在眉睫的問題。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，逐漸使這些問題迎刃而解。
　　一、計(jì)算機(jī)的發(fā)展
　　計(jì)算機(jī)從1946年的“ENIAC”第一臺(tái)數(shù)字計(jì)算機(jī)發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)有了60多年的歷史了，而電子技術(shù)的發(fā)展周期也一年比一年短，這期間計(jì)算機(jī)經(jīng)歷了電子管時(shí)代、晶體管時(shí)代、小規(guī)模集成電路時(shí)代、大規(guī)模集成電路時(shí)代、超大規(guī)模集成電路發(fā)展時(shí)代。
　　隨著科技的進(jìn)一步發(fā)展，進(jìn)入21世紀(jì)的計(jì)算機(jī)更是走向微型化、專業(yè)化，不僅操作簡(jiǎn)單、價(jià)格便宜，而且可以代替人們的部分腦力勞動(dòng)，使人們的辦公生活更加有效率，準(zhǔn)確率也大大提高。
　　二、過去行政辦公的存在問題
　　行政辦公部門不管在事業(yè)單位還是企業(yè)單位，都是工作最雜、最繁瑣的部門，不僅要完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，還要解決同級(jí)部門提出的問題。
　　在早期沒有使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的時(shí)候，行政辦公部門加班加點(diǎn)是常有的事情，對(duì)外宣傳工作也只能通過報(bào)紙雜志等渠道，不僅浪費(fèi)紙張，而且耗費(fèi)時(shí)間耗費(fèi)人力，工作效率低下。
　　三、行政辦公使用計(jì)算機(jī)的必要性
　　建設(shè)節(jié)約型社會(huì)是科學(xué)發(fā)展觀的內(nèi)在要求，是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的重要組成部分。在辦公中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)正是滿足了這一要求。
　　“節(jié)約”有兩層涵義：一是杜絕浪費(fèi)；二是在生產(chǎn)消費(fèi)過程中，用盡可能少的資源、能源，創(chuàng)造相同的，甚至更多的財(cái)富。
　　利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以做到無紙化辦公。相互溝通和交流可以通過E-mail、QQ等通訊工具。自從本單位建設(shè)并運(yùn)行了“OA”系統(tǒng)以后，紙張的使用率減少了70%，文件從起草到分發(fā)效率提高了40%，辦公電話費(fèi)也節(jié)約了24%。
　　前些年單位購(gòu)買了一套管理系統(tǒng)，單位的所有賬目都可以在這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行操作，而且有自動(dòng)備份功能。自從系統(tǒng)使用以來，辦公工作量一下子減輕許多，工作效率也比以往高出不少。以前購(gòu)買一個(gè)設(shè)備，設(shè)備的入賬、驗(yàn)收、報(bào)賬要管理人員跑很多部門單位簽字，蓋章，不僅耗時(shí)很長(zhǎng)，而且很多時(shí)候要返工。現(xiàn)在運(yùn)用了自動(dòng)化辦公管理軟件，管理員只需要在自己的電腦上填好相關(guān)內(nèi)容并保存，這些資料就進(jìn)入學(xué)校的管理系統(tǒng)，在任何一臺(tái)電腦上都能查詢到。
　　四、辦公自動(dòng)化存在的問題
　　雖然現(xiàn)在科技日益進(jìn)步，辦公自動(dòng)化也得到一定的發(fā)展，但是我們應(yīng)該看到辦公自動(dòng)化建設(shè)仍存在一系列的問題。比如投資太大、利用率不高、重復(fù)建設(shè)等。
　　現(xiàn)在主要行政辦公人員所接觸的電腦軟件知識(shí)不是太豐富，可以說比較貧乏，導(dǎo)致使用辦公自動(dòng)化效率降低，甚至出現(xiàn)問題不知如何解決，同時(shí)也使自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)管理員維護(hù)和升級(jí)的工作量大大增加。
　　五、辦公自動(dòng)化日后的發(fā)展與完善
　　1.辦公自動(dòng)化最終發(fā)展方向是數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、視頻技術(shù)和通訊技術(shù)的迅速發(fā)展，視頻會(huì)議漸漸成為發(fā)展的潮流。通過相關(guān)的攝像及相關(guān)的通訊設(shè)備，與會(huì)者在開會(huì)的時(shí)候能看到會(huì)議的主要發(fā)言人和會(huì)場(chǎng)，而且能看到在各地參加會(huì)議的相關(guān)人員，相互交流，這樣能節(jié)省大量時(shí)間及場(chǎng)地費(fèi)用。
　　2.辦公自動(dòng)化在高校中得到更完美的運(yùn)用。在高校管理部門設(shè)立一個(gè)物資總管理員，同時(shí)在各個(gè)二級(jí)學(xué)院、部門設(shè)立分管理員，各個(gè)分管理員負(fù)責(zé)本學(xué)院、部門賬目在計(jì)算機(jī)上登記、歸總、查詢，總管理員可以檢查到各個(gè)學(xué)院、部門設(shè)備的存放、領(lǐng)用、使用情況。這樣可以做到高效、迅速、及時(shí)管理，統(tǒng)籌兼顧。
　　六、結(jié)語(yǔ)
　　隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，辦公自動(dòng)化與我們的生活結(jié)合得更加緊密。辦公自動(dòng)化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它需要整個(gè)單位各個(gè)部門學(xué)院的配合與協(xié)作。辦公自動(dòng)化不僅適應(yīng)新時(shí)期新形勢(shì)的發(fā)展，而且是當(dāng)代數(shù)字化辦公的迫切要求，在不久的將來，在科技發(fā)展的帶動(dòng)下，辦公自動(dòng)化將迎來嶄新的未來。
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