論辦公自動化系統深化應用路正霞

　　摘要：辦公自動化系統是集團公司最早推廣的應用系統，經過幾年的應用，它已成為各部門辦公不可缺少的一部分。根據現代信息網絡優勢，我們對系統進行了深化應用，實現了郵件短信提醒功能，真正實現了辦公移動化。隨著“SG186”工程農電企業應用項目的推廣，辦公自動化系統與一體化平臺實現了單點登錄。實踐證明，通過對辦公自動化系統深化應用，確實提高了工作效率，方便了辦公。
　　關鍵詞：辦公自動化 深化應用 管理
　　中圖分類號：C931文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2012）09（c）-0236-01
　　公司發展的戰略目標是建設“一強三優”現代公司，而企業信息化是公司實現宏偉目標必不可少的一個環節，是實現標準化管理的必要手段，提升管理的重要載體。當前，國網公司“SG186”工程農電企業應用的推廣工作，要求進一步推動縣供電企業的信息化建設，整體提升縣供電企業管理信息化水平，從管理粗放向精益運營轉變，梳理和優化業務流程，加快信息化建設步伐是提升縣供電企業管理水平、經營水平、運營效率的必然選擇。
　　1 目標描述
　　加強辦公自動化系統的深化應用，促進信息化與標準化的高度融合；加強系統數據安全管理，確保系統安全穩定不間斷運行，為公司的生產、經營、管理提供有力的支撐，實現辦公移動化，方便工作，提高了工作效率，促進縣供電企業管理信息化水平的整體提升。
　　2 辦公自動化系統與手機短信集成流程過程控制方法說明及節點工作的做法描述
　　節點1：使用傳統的信息收發模式，經常出現忘記查看辦公自動化系統或外出不能查看信息，從而導致很多工作延誤，影響工作效率和進度的情況。特別是上級單位發送的緊急郵件，如果沒能及時查看，就會出現耽誤工作，甚至被pdPCEHO/7Ghi60mQQauWEg==通報考核的后果。以方便辦公提高工作效率為出發點，結合現代信息網絡優勢，提出工作需求，對系統進行深化應用。
　　節點2：部門主任審核。如果同意，則轉節點3，不同意，轉節點1。
　　節點3：信息中心對提出的需求進行可行性分析，最終形成規劃方案。
　　節點4：信息中心主任審核規劃方案。如果同意，則轉節點5，不同意，返回節點3。
　　節點5：分管經理審批。如果同意，則轉節點6，不同意，返回節點4。
　　節點6：總經理審批。如果同意，則轉節點7，不同意，返回節點5。
　　節點7：領導同意后，進行項目推廣。
　　節點8：招標辦組織招標。
　　節點9、10：信息中心審核合同，并與施工方簽訂合同。
　　節點11：簽訂合同后，施工方開始施工。
　　節點12：施工完成后，對項目進行調試和試用測試。
　　節點13：信息中心主任進行效果審核。
　　節點14、15：由信息中心組織，各部門參與共同對項目驗收。
　　節點16：廠家對公司信息員及信息中心人員進行培訓。
　　節點17：各職能部門根據工作需要申請開通項目功能，并填報申請表。
　　節點18：各部門主任審核申請，填寫意見。如果同意，轉節點19，不同意，返回節點17。
　　節點19：信息中心主任審核申請，填寫意見。如果同意，轉節點20，不同意，返回節點18。
　　節點20：管理員根據上報的手機號碼，進行系統設置。要求管理員熟悉系統接口，了解設置格式及注意事項。
　　節點21：歸檔操作。
　　3 績效評價
　　3.1 績效評價的組織機構
　　為了加強辦公自動化系統的標準管理，成立績效管理考核領導小組。組長：分管副經理；副組長：副總師、發展策劃部負責人、信息中心負責人；成員：其他各部門負責人。
　　考核領導小組下設辦公室，掛靠發展策劃部。
　　職責如下。
　　（1）負責審定、批準、發布、修訂工資績效管理考核辦法。
　　（2）負責工資月、季、年度的各項考核工作。
　　（3）負責公司辦公自動化系統管理考核考評工作的匯總兌現工作。
　　（4）負責受理對績效管理考核的意見處理。
　　（5）負責考核管理、協調監督等工作。
　　3.2 績效評價的說明
　　按照“分工考核、匯總獎懲”的原則，嚴格按照《經濟責任制實施辦法》及陽谷縣供電公司辦公自動化系統管理辦法進行日常管理及檢查考核，信息中心每月10日前向發展策劃部報送考核意見，每個考核事項均有充分的考核依據，由發展策劃部匯總后提交公司考核工作領導小組審定，人事部、財務部根據考核通報要求，獎勵或扣發當月工資獎金，完成考核。
　　3.3 績效數據的采集
　　績效數據采集的準確性和及時性決定著考核工作的成敗。因此，一方面各單位兼職信息管理員要本著實事求是的原則進行自查；另一方面信息中心也要搞好檢查，尤其是根據日常的記錄等核實自查報告的真實性；其次，發展策劃部要做好考核管理、協調監督等工作。
　　4 效益分析
　　近年來，我公司以打基礎、抓管理、抓發展為重點，以標準化管理為抓手，完善預防性維護體制，加強安全責任制的落實和管理制度的完善工作，不斷提升運行維護能力，使信息系統及設備始終保持在一個良好的運行狀態，依托信息技術的快速發展，實現了辦公移動化，克服了傳統工作模式中存在的弊端，提高了工作效率。經過一年多的調整理順，我們形成了一套切實可行的辦公自動化系統管理的工作流程，追求精細管理，用標準規范行為，用措施保障安全，注重超前策劃，按標準的流程進行閉環管理，把工作落實到每一天，細化到每一個環節，一環扣一環，使流程制度化，細節操作標準化，提高了工作效率。通過對流程的控制，營造了嚴謹的工作作風，規范了運行與檢修各個環節的工作行為，體現了流程的標準化，進一步保障設備安全穩定運行。
　　5 典型案例
　　在辦公自動化系統與手機短信沒集成應用，使用傳統的信息收發模式，經常出現忘記查看辦公自動化系統或外出不能查看信息，從而導致很多工作延誤，影響工作效率和進度的情況。特別是上級單位發送的緊急郵件，如果沒能及時查看，就會出現耽誤工作，甚至被通報考核的后果。現在我們擴展辦公自動化系統功能，結合3G技術，實現系統與手機短信的集成應用，做到不管在何地，都能及時接收到系統傳輸了新郵件的短信，從根本上解決了不能及時查閱郵件的問題，避免了電話督促，考核通報等情況。
　　2011年5月16日，我在七級鎮供電所維修設備，09：56分收到一條手機短信，按照傳統接收模式，一般會在下午上班后查看郵件，這時已經達不到公司人事部的工作要求，但現在有了辦公自動化系統與手機短信集成的深化應用，及時接收到了工作安排的動態信息。根據手機短信的提醒，隨即在七級鎮供電所及時登錄辦公自動化系統根據要求填報了材料，避免了工作的延