無償獻血檔案規范化管理的思考

摘 要：獻血檔案的規范化管理是血站管理工作的重要組成部分，是確保血液質量的重要環節。本文列舉了收集和管理中容易出現的問題、產生原因，并提出對策和措施。

關鍵詞：獻血檔案 規范管理 對策與措施

中圖分類號：R193 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）11（b）-0229-01

1998年《獻血法》頒布實施以后，越來越多的公民自覺加入到這一行列中來，這對無償獻血者的檔案管理提出了新的更高的要求。獻血檔案是獻血者獻血全過程的真實記載，它的規范、真實、完整是血站科技檔案以及規范化管理的重要組成部分，不但記錄和反映了血液質量控制和質量保證的全過程，而且是在國家的法制不斷健全，公民的法律意識逐步增強的情況下，血站必須加強自我保護，也是給歷史留下的寶貴財富。隨著科學技術的不斷進步，輸血科學的不斷發展，國家對采供血機構的要求越來越嚴格，管理越來越規范。在長期的血站工作中，筆者總結出影響獻血資料的收集和管理易出現的問題，并提出對策和措施[1]。

1 主要問題

1.1 書寫不規范

字跡潦草，無法辨認，字體大小不一致，超格填寫表格項目，涂改現象嚴重，糾正錯誤的方法不統一，醫生或獻血者簽字只簽姓不落名，蓋印章的表格印油濃淡不均等。

1.2 項目填寫不完整

如工作單位、通訊地址、聯系電話不詳或錯誤填寫，造成獻血后追蹤和回訪困難；無身份證或號碼記錄不準確，或者用出生年月日代替，造成歸檔困難；已獻血次數不準確，給統計工作帶來難度；只限女性填寫的項目男性誤填等，造成獻血者信息收集不完整。

1.3 越俎代庖

本應由獻血者本人簽名的健康征詢表和獻血同意書，由血站工作人員代填寫或代簽名，造成檔案資料失真。

1.4 記錄不真實

冰凍紅細胞貯藏冰柜、冰凍血小板貯藏冰柜、新鮮冰凍血漿貯藏冰柜等儀器設備的觀察時間和要求達到規定溫度都有嚴格要求，而工作人員不按規定時間觀察和記錄，而是憑想當然，隨意按時間要求記錄一些不真實的數據，埋下了嚴重的事故隱患。

1.5 歸檔資料審核不嚴格

檔案管理人員由于責任心，怕得罪人、老好人思想嚴重，加之業務科室對高標準嚴要求認識不足，將不合格資料移交檔案室。管理人員收集時不認真檢查歸檔資料質量，以至劣質資料進入檔案室，埋下嚴重的質量隱患。

2 產生原因

2.1 學習不夠，認識不足

沒有把獻血資料的真實性、完整性、規范化提高到是保證血液質量的高度來認識。《獻血法》和《血站基本標準》對獻血資料的收集和管理有明確的質量要求，而在實際工作中沒有認真貫徹實施，領導監管不嚴負有重要責任，對工作要求不嚴格，不具體，淡化了獻血資料管理的重要地位。

2.2 制度不健全，不具體

對資料的質量標準不明確或有制度未認真執行，形同虛設，不檢查、不督促，發現問題不及時糾正，聽之任之。工作人員怕麻煩，圖簡單，不愿做過細的工作，只求過得去，低標準低要求對待獻血資料。

2.3 對獻血者宣傳不夠

解釋不清楚或者根本不作具體要求和指導，獻血者不懂健康征詢表意圖。特別是在獻血者多的情況下或對文化水平不高的獻血者，放松了指導，致使獻血者想當然任意填寫健康征詢表，這是獻血者原始資料不完整、不真實、不準確、書寫不規范的主要原因。

3 對策與措施

3.1 建立健全組織機構和管理制度

我站領導高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入到血站長遠發展規劃和單位質量管理目標體系中，成立了檔案管理工作領導小組，健全檔案管理網絡，制訂完善多項檔案管理制度、辦法，使我站的檔案管理工作有法可依、有據可查，真正做到了領導、機構、人員、制度、措施“五到位”，形成了一個完整、高效、科學的工作機制。

3.2 加強質量意識教育

把獻血資料書寫的規范化要求作為血站的大事來抓，提高職工全方位的質量意識，讓職工明確獻血資料不僅是獻血信息查詢，血液質量追溯和數據統計的依據，而且在可能面臨的輸血糾紛中擔負著舉證倒置的責任，從而提到自我保護意識的高度來認識。

3.3 加強責任，明確要求

制度要具體，標準要明確，責任要到位。為了確保資料的真實、完整和規范，要明確填寫項目、方法，做到不漏項，字跡要工整。對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進行特別管理，紙類檔案要專職負責，責任到人，計算機文檔要進行加密處理。

血站檔案信息具有環環相扣、分散處理、信息共享的特點，這就要求血站工作人員必須首先要在本部門形成的檔案資料上簽字，以示負責；同時，各部門（環節）間做好交接，下一部門（環節）必須對上一部門（環節）的數據信息進行核對，雙方確認無誤后簽字交接。分層把關，相互約束，確保數據來源的準確。

3.4 統一規范化表格，使用前集中培訓

國家和當地衛生行政部門統一制定了一部分表格，計算機信息化管理也需使用部分統一表格。但在實際工作中，需要根據工作的具體情況自行設計一定數量的實用表格，用以反映血站工作全貌。特殊表格需附填表說明，明確填表要求和填表人。

3.5 督促檢查到位

血站質量管理委員會、質量控制科、業務科室的質量管理小組和血站職工層層明確責任。質量檢查落實到位。每份資料填寫后，要有審核人簽字，科室質量管理小組要全面檢查，質量控制科實施質量過程的全程控制。站隨時抽查，發現問題，及時糾正。對各科獻血資料明確歸檔時間和要求，檔案管理人員做到認真負責，對不合格資料不留情面，堅持原則，嚴禁不合格資料進入檔案室。

3.6 堅持獎懲制度

血站要制訂可行的獎懲制度，對工作認真負責，工作質量高的，獎勵兌現，表彰先進，鞭策后進，促進工作。對工作不負責任，發生差錯，按制度按量懲罰，情節嚴重的全站通報并書面檢查。同時作為年終評優評先的重要依據。

3.7 兩套資料同步收集，同步管理

血站實行計算機管理后，對獻血資料實行“兩套制度”管理，即軟件資料備份與紙質資料立卷歸檔同步進行。既方便查閱，又便于長期保存備查，保存期限和要求嚴格按衛生部《血站基本標準》及科技檔案的管理要求執行，資料的利用和銷毀要嚴格審批，作好登記。

3.8 加強檔案管理人員的管理

一是加強對檔案管理理人員檔案工作安全和保密意識的教育，使之充分了解檔案工作的安全與保密的重要性；二是進行文書、檔案管理的培訓，使其掌握檔案工作的基本知識、原則；進行檔案管理操作規程、保密常識、案卷裝訂技巧等的指導，達到檔案工作的基本要求；三是加強個人自身修養，不該看的不看，不該做的不做，不該說的不說。

參考文獻

[1]嚴麗琴，毛建軍.獻血資料的收集和保管[J].中國輸血雜志，2005，18（3）：272-273.