檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理

　　在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展和人類社會(huì)不斷進(jìn)步的今天，先進(jìn)技術(shù)的廣泛引入與先進(jìn)管理水平的全面提升，為檔案管理開(kāi)創(chuàng)了良好的前景，也給檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理工作提出了新的課題，這就要求檔案工作者適應(yīng)信息化時(shí)代檔案工作的需要，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，豐富檔案工作創(chuàng)新發(fā)展內(nèi)含，實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化和檔案信息資源共享。
　　一、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)含
　　檔案信息化的內(nèi)容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個(gè)方面:狹義上的信息化，即檔案自身內(nèi)容的信息化；廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。這兩個(gè)方面的目標(biāo)相互聯(lián)系，相互促進(jìn)，因?yàn)椋瑱n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會(huì)發(fā)生普遍聯(lián)系，與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。
　　二、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程
　　檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級(jí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問(wèn)題。
　　1.拓寬檔案信息管理思路
　　檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，改變過(guò)去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開(kāi)放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面；揭開(kāi)檔案神秘的外衣，將廣大的社會(huì)公眾迎進(jìn)檔案室的大門。
　　近些年來(lái)，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過(guò)去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變。現(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級(jí)檔案部門，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會(huì)大眾提供檔案服務(wù)上來(lái)。
　　2.提高檔案信息管理水平
　　隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用管理過(guò)程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
　　檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中一筆巨大的文化財(cái)富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個(gè)不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
　　選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
　　3.加強(qiáng)工程檔案信息管理
　　工程建設(shè)的過(guò)程是工程檔案的形成過(guò)程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來(lái)實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。
　　工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
　　工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
　　數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對(duì)。
　　充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高工程檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
　　(作者單位：河北省公路工程定額