淺議電子檔案與紙質(zhì)檔案的長期并存

　　當(dāng)今社會，科技水平和辦公自動化程度越來越高，電子文件在一些部門和單位使用的數(shù)量越來越多、范圍越來越廣，有的部門已經(jīng)出現(xiàn)以電子文件完全取代紙質(zhì)文件的趨勢，如文件的底稿以電子文件形成，文件的簽發(fā)使用電子流程，文件的發(fā)送使用電子郵箱，等等。但是，目前大部分單位對電子文件的認(rèn)識還不夠全面，相當(dāng)一部分人認(rèn)為電子文件用完后保存在電腦或光盤中就可以了，這就使得一些具有保存價值的電子文件面臨無法復(fù)原的危險。因此，將傳統(tǒng)管理方法與現(xiàn)代化管理方法相輔，將電子文件與紙質(zhì)文件相結(jié)合，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是今后很長一段時期應(yīng)當(dāng)做的。
　　一、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的現(xiàn)狀及原因
　　1.紙質(zhì)檔案與電子檔案互不兼容，簡單并存
　　目前各地區(qū)、各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位中均形成電子和紙質(zhì)兩種文件，對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其依據(jù)保存價值歸檔保存，使其依然保留毋庸置疑的“檔案”身份。對于電子文件，大多數(shù)單位僅限于光盤、硬盤存儲，沒有按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔保管。尤其縣市級機(jī)關(guān)單位多數(shù)是進(jìn)行了計算機(jī)檢索和簡單的存儲、打印目錄等，管理不規(guī)范。
　　2.對電子文件重要性認(rèn)識不足，存檔內(nèi)容單一
　　多數(shù)使用辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的單位，對電子文件沒有進(jìn)行整理、鑒定、歸檔，僅是把電子文件存儲在硬盤內(nèi)。這樣，即使不會丟失，日積月累，電子文件亦會成災(zāi)，甚至一些單位的電子文件處于自生自滅狀態(tài)。未使用辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的單位，用計算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數(shù)只用計算機(jī)起草文件。一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗。還有一些電子文件形成部門不懂檔案管理知識，檔案管理部門無法介入電子文件形成過程，對電子文件的收集、整理、歸檔僅限于對每年的計劃、總結(jié)、匯報等年年都有的材料存儲到硬盤，因此提高對電子檔案的認(rèn)識勢在必行。
　　二、電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存是趨勢
　　所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，就是指在同一個檔案室內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，既保存電子檔案，又保存紙質(zhì)檔案。
　　1.電子檔案在利用方面是紙質(zhì)檔案所不及的
　　隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案利用者對檔案信息的利用需求，無論內(nèi)容、方法還是途徑等都發(fā)生了深刻變化。紙質(zhì)檔案是直接提供利用，檔案利用者須親自到檔案館（室）查閱、檢索，需要通過人力去翻閱、查找，工作量大，反復(fù)查找還會加速檔案受損程度，不利于檔案原件的保護(hù)；電子檔案的應(yīng)運(yùn)而生，使得一個微型計算機(jī)系統(tǒng)即可具備一個小型檔案室的功能。利用微機(jī)的搜索功能，利用電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸功能使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實(shí)，它能夠多途徑、多角度、迅速準(zhǔn)確地查找到所需要的檔案或相關(guān)信息，而且能夠快速地給利用者提供同原件一樣質(zhì)量的復(fù)制件，方便、快捷，利于保護(hù)檔案原件。
　　2.電子檔案無法取代紙質(zhì)檔案的重要地位
　　計算機(jī)在存儲文件過程中，檔案內(nèi)容游離于記錄方式與載體之外，極易暴露、復(fù)制、更改與泄密；操作人員瞬間的操作失誤就會造成無法挽回的損失；計算機(jī)病毒的侵襲隨時會使文件或系統(tǒng)遭到破壞等等，這都是電子檔案的弊端。另外，電子檔案的存儲、閱讀永遠(yuǎn)離不開它最初生成時的軟、硬件平臺，一旦軟、硬件平臺升級就會給電子檔案的利用帶來極大不便。而紙質(zhì)檔案是原生載體和原始內(nèi)容，是根據(jù)其保存價值經(jīng)過嚴(yán)格篩選保存起來的，它的安全性表現(xiàn)在一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)、信息就不易更改。而且紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點(diǎn)也是電子檔案所不具備的，只要保管得當(dāng)、修復(fù)及時，紙質(zhì)原始檔案就可以保存相當(dāng)長的時間。
　　三、如何更好地實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存
　　電子檔案與紙質(zhì)檔案并存將是長期的，這個過程也將是困難重重、任務(wù)繁重，怎樣才能更好地實(shí)現(xiàn)二者的并存呢？
　　1.在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立“通道”，解決電子檔案與紙質(zhì)檔案的“雙套”保存
　　所謂建立“通道”，就是將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影像方式共同存儲在一張光盤上，然后利用軟件和數(shù)據(jù)庫索引將二者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子文件自動管理和檢索。將具有永久和長期保存價值的電子文件在歸檔時，同時保存紙質(zhì)文件，即“雙套歸檔制”，歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。這需要分別建立兩套管理系統(tǒng)，二者既要有聯(lián)系，又要各有特點(diǎn)。在兩套管理系統(tǒng)中分別操作、分別保管、分別利用。要特別注意在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，以便快速地從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，達(dá)到有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。
　　2.電子文件形成部門與檔案部門溝通協(xié)作
　　檔案部門制定相關(guān)制度、整理方案，統(tǒng)一規(guī)定載體形式、質(zhì)量要求。各部門電子文件形成由專人管理，由專用微機(jī)存儲。文件形成部門對歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明硬盤、光盤中存貯文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟硬環(huán)境、版本號、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。并定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，檔案員再按檔案管理要求的格式將其存儲到脫機(jī)載體上，保證電子文件的歸檔質(zhì)量。
　　實(shí)行電子文件辦理完畢適時歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他部門也可以直接在網(wǎng)上調(diào)用，無須到辦文部門來查閱，因此文件形成部門沒有必要把相應(yīng)的紙質(zhì)文件留存。這樣一來，紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進(jìn)行了。紙質(zhì)文件的隨時歸檔不僅能減輕機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門保管文件的壓力，也減少了個人存放文件保管不善等問題，提高了歸檔齊全率。
　　電子文件管理可以根據(jù)需要建立文件之間的多維聯(lián)系，只要在檢索軟件中標(biāo)明紙質(zhì)文件的存放位置，便可以非常方便地查找到對應(yīng)的紙質(zhì)文件。這樣一來，對紙質(zhì)檔案實(shí)體秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的快捷查詢。
　　總之，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者各有優(yōu)勢。實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)勢互補(bǔ)，將有利于我們在檔案管理的變革時期最大限度地把握主動。因此，紙質(zhì)檔案與電子檔案管理共存的二元格局在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長的一個時期將互為補(bǔ)充，長期并存。而電子檔案和紙質(zhì)檔案的相輔相成，相得益彰，也必將為社會發(fā)揮其巨大的作用。
　　（作者單位：辛集市村鎮(zhèn)建設(shè)管理