商業性檔案服務機構的發展動力研究

摘 要：隨著商業性檔案服務機構興起，這種新興的商業性檔案服務模式日益被社會所關注，主要是通過分析當前中國商業性檔案服務機構的發展現狀，深入研究商業性檔案服務機構建立的必要性以及這種機構在經濟社會生存發展中的核心動力。

關鍵詞：商業性；檔案服務機構；發展動力

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）07-0201-02

隨著市場經濟的快速發展和信息化程度的不斷加深，給檔案工作和公共檔案館的發展都提出新的挑戰和機遇，檔案服務主體也開始多樣化，出現了一些新興的商業性檔案服務機構來滿足當前社會對檔案服務的需求。“商業性檔案服務機構作為檔案中介服務機構是建立在為客戶提供有償檔案服務基礎之上的，通過各種渠道和方式提供最好的檔案服務，并獲得收益，求得生存和發展。檔案中介機構作為一個經工商注冊的單位，有法人，有明確的服務方向和經營范圍，有企業行為參與市場競爭。因此檔案中介服務機構具有商業經營性。” [1]可以看出，商業性檔案服務機構一直以中介機構的身份在社會中謀求生存和發展。

一、商業性檔案服務機構發展現狀

1.傳統思想觀念的局限性。無論是公眾還是檔案館行政管理部門都對檔案服務商業化操作不是很認可，思想觀念很局限，無法將檔案工作的公益性和商業性能結合在一起，這就阻礙了商業性檔案服務機構的發展，目前檔案行政管理部門對商業性檔案服務機構進行直接的行政管理，使其必須在檔案行政管理部門的監管下開展工作。“檔案中介機構的建立、變更、注銷都必須向檔案行政管理部門報告、備案，在人事、財務、業務等方面的確定都必須經檔案行政管理部門同意，這樣檔案中介機構實質上成了政府部門的一個子機構，使其發展受到限制。” [2]所以必須得做到政企的分開，讓商業性檔案服務機構的發展更具有獨立性。

2.各類中介機構的多樣性。目前，中國商業性檔案服務機構也開始向多元化發展，商業性檔案服務機構通常以檔案中介服務機構性質為主，種類繁多，管理和服務不規范不統一，其中包括檔案寄存中心、檔案咨詢服務中心等，還存在檔案事務所。從各類中介機構的具體業務特點上可以分為：（1）主經營范圍有檔案咨詢類的，如上海檔案咨詢服務中心、杭州偉幫檔案管理咨詢有限公司等；（2）檔案數字化和整理類的，如上海夏爾科技公司、北京量子偉業等；（3）檔案代理存儲類的，如深圳檔案寄存中心、沈陽北方集美數據寄存中心。目前來看中國商業性檔案服務機構才剛剛興起，商業性檔案服務機構的多種多樣，也會造成此機構本身資源的浪費，服務的體系越來越復雜，所以建立規范化具備統一業務標準的商業性檔案服務機構就勢在必行了。

3.相關法規制定的滯后性。商業性檔案服務機構的建立和發展向檔案法制建設提出了更高的要求，現有的地方檔案規章關于商業性檔案服務機構的原則規定，還不能夠完全滿足日益發展的商業性檔案服務機構服務的需要，相關法律規范制定的滯后性也限制了商業性檔案服務機構的發展。這需要我們制定全國范圍內普遍適用的檔案行政法規，對商業性檔案服務機構的性質、地位、職責，本身服務的范圍、程序，自身和客戶各自的的權利、義務及從業人員等作出科學、統一、規范、全面的規定，充分發揮檔案法規對商業性檔案服務機構的保證和促進作用。

二、商業性檔案服務機構建立的必要性

1.社會主義市場經濟的客觀要求。中國的檔案工作在計劃經濟時期，完全沒有競爭，缺乏應有的生機和活力。隨著市場經濟的不斷發展，檔案部門與技術、生產、資料、情報部門融為一體，將參與滲透到各項具體工作之中，就需要檔案部門架橋梁，使檔案與市場靠得更緊。因此引進競爭、激勵、風險機制對商業性檔案服務機構顯得尤為重要。不但順應了市場經濟的大潮，而且很好地運用了市場經濟的規律，利用成本核算，實行計時定量考核，加之專業性檔案人員的業務優勢，一流的服務態度和嚴密的管理模式，使商業性檔案服務機構的檔案服務工作發展的很好，取得了良好的社會效果。實踐證明開展市場化檔案服務是切實可行的，所以說建立商業性檔案服務機構是社會主義市場經濟的客觀要求。

2.企事業單位文檔數量劇增和管理成本高。在企業文件數量高速增長、檔案管理難度不斷增加的現實背景下，企業依靠內部力量承擔自身文件、檔案的整理、保管和提供利用工作，高額的人、財、物的耗費將使企業不堪重負。而更值得提及的是，任何企業的資源和能力都是有限的，對于絕大多數企業來說，文件、檔案的管理是一項非核心業務職能或流程，若能借助于外部的設備、服務以及前沿的技術和技能等資源，將其交由最適合企業情況的專業檔案中介服務機構，未嘗不是更經濟高效的管理模式。

3.公共檔案館館藏和管理壓力增大。中國公共檔案管理機構的設置普遍存在著人手和經費緊張、館藏數量增多壓力大的困境，不難看出，商業性檔案服務機構的建立，可以承擔大量的檔案勞務性工作，為機關、單位、個人提供高質量的檔案服務，有利于立檔單位借助外力管好檔案資源；有利于公民方便利用檔案信息，達到資源共享。由于一些具體的、事務性的、純技術性的服務工作，都由商業性檔案服務機構承擔，可使檔案行政管理工作著重點能夠真正放在宏觀管理方面，重點去研究在新形勢下檔案工作的新思路、新舉措。

三、商業性檔案服務機構的發展動力

1.政企分開的管理模式。目前在市場出現的大多數商業性檔案服務機構必須與檔案行政管理部門在人員、財務、職能等方面完全脫鉤，以獨立經濟法人身份參與市場競爭，完全不用承擔原有的行政職能。要做到獨立經營、自負盈虧，必須保持商業性檔案服務機構的獨立性，這樣可以使其不受行政部門的行政干預，在檔案服務中保持獨立，不損害客戶的利益，這種獨立性可以使機構本身樹立良好的信譽，得到客戶的認同，在用人制度上，采取聘用制，根據業務量，組織具有檔案專業知識的人員，以確保所承擔工作的質量。對每項業務工作，還可采用承包的方式，由承包人自行組織人力完成，事務所可根據實際，制定適當的分配比例。

2.樹立核心經營理念。商業性檔案服務機構作為企業形式存在，因此樹立企業文化，是商業性檔案服務機構取得發展和突破的當務之急。企業文化是一種無形的力量，他能使員工感到一種強大的內在約束力，從而決定了員工的行為乃至企業的整體行為，企業文化也是企業經營的核心價值觀。“價值觀是一個機構的經營宗旨，是機構所有行為的指引。商業性檔案服務機構的核心價值觀是利用先進的技術和豐富的經驗，為檔案用戶提供檔案服務，從中獲取利潤。核心價值觀的樹立，引導服務機構圍繞這一目標進行機構組織建設和業務運作。員工和機構也就有了前進的方向。” [3]商業性檔案服務機構要創新服務思路擺脫產品服務的觀念，提倡服務產品營銷，擺脫主要以有形產品營銷的手段，提倡新型技術服務。建立與顧客的關系營銷，培養忠誠客戶，形成穩定的基本客戶群。

3.配備專業人才團隊。首先規范專業團隊的準入制度，對從業人員進、出嚴格把關，堅持實行檔案中介服務從業人員資質考核和認定制度，積極引進優秀人才，對不合格的冗員堅決辭退，建設一支高素質的檔案中介從業隊伍。人力資源管理價值鏈由價值創造、價值評價和價值分配等三個環節組成。“（1）價值創造的本質在于企業對創造要素的吸納與開發人力資源是價值創造者。因此檔案中介服務機構一方面要注重吸納優秀人才，另一方面還要注重培訓，提升員工的價值。（2）價值評價要建立一套科學規范的價值評價體系。讓每一個員工的投入和貢獻都能得到客觀公正的評價。這樣才能對檔案中介服務機構的人員及時進行調整，保持檔案中介服務機構人員的競爭力。（3）價值分配是建立公平合理的價值分配體系，讓員工的績效得到合理的回報。企業價值分配體系主要體現于企業的薪酬制度、晉升提拔制度，包括工資、紅利、股權等經濟報酬，還包括表彰、晉升、學習等非經濟的價值承認。價值分配制度使檔案中介服務機構人員對檔案中介服務機構有歸屬感，樹立主人翁精神，提高了員工的工作熱情，同時也能留住人才” [4~7]。

4.現代化信息技術的運用。技術包含于所有的價值活動中，不同價值活動的技術之間相互關聯，構成了價值鏈中各種聯系的一個主要源泉。隨著技術的不斷進步，現代化信息技術在商業性檔案服務機構中發揮著越來越重要的作用：（1）配備高效科學的辦公系統，必定使各個業務環節暢通無阻，提高工作效率；（2）運用信息系統對庫存資源進行儲存，方便客戶的檢索和利用，例如商業性檔案數據庫檢索與利用服務是近幾年隨著網絡技術與數據庫技術的推廣與應用而發展起來的一項新的產業型檔案信息服務，國外已具規模，如有國際上著名的大型聯機檢索系統Dialog 系統、Orbid 系統 Nedline 系統等，但目前國內還不多見，正在探索與實踐之中；（3）緊跟現代化信息技術隨時更新的腳步，商業性檔案服務機構掌握先進的現代化信息技術對電子檔案進行管理，提供先進的管理信息系統，保持電子檔案的安全性和便于利用。商業性檔案服務機構能狠抓現代化信息技術研發，提高現代化信息系統的先進性和安全性，那么就能在提供檔案咨詢的服務競爭中必然會領先一步。

總之，商業性檔案服務機構的發展動力不僅能夠推進自身的發展，而且也給檔案事業的市場化運營提出了新的思路，檔案工作的商業化運作是研究新時期檔案管理理論的創新性課題，為公共檔案館檔案工作的公益性與商業性檔案服務機構之間的業務轉化搭起了理論橋梁。

參考文獻：

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[責任編輯 王曉燕]