對(duì)圖書館辦公室工作的認(rèn)識(shí)

學(xué)校圖書館辦公室擔(dān)負(fù)著對(duì)全館工作的組織、協(xié)調(diào)、管理等任務(wù)，是館長的參謀和助手，是圖書館對(duì)外聯(lián)系的窗口。圖書館辦公室的工作既有計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、文秘、經(jīng)費(fèi)管理、設(shè)備管理、辦公用品管理、來訪接待等工作，又有計(jì)算機(jī)、通信和信息技術(shù)的應(yīng)用。圖書館的職能增添新的內(nèi)容，其服務(wù)方式、服務(wù)手段也會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容增加和延伸。圖書館辦公室在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下工作，其一要在綜合、協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、服務(wù)上發(fā)揮更大功能；其二要在促進(jìn)圖書館業(yè)務(wù)上發(fā)揮更大作用；其三要提高辦公效率。隨著網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代圖書館的發(fā)展，如何適應(yīng)新形勢，充分發(fā)揮高校圖書館辦公室的作用需要我們不斷地探索。

一、要有合適的工作人員

做好辦公室工作關(guān)鍵在人，辦公室工作人員的思想修養(yǎng)、待人接物方式、處理問題態(tài)度、辦事效率及工作作風(fēng)等，都直接體現(xiàn)為圖書館的形象。這就要求辦公室人員要盡職盡責(zé)，有奉獻(xiàn)精神，具有一定的文化修養(yǎng)并且處事大方得體，辦事周到細(xì)致，在事務(wù)繁雜的工作環(huán)境中態(tài)度耐心、語言適當(dāng)、心平氣和地去工作。且要有較高的素質(zhì)，熟悉圖書館業(yè)務(wù)，勤于學(xué)習(xí)，懂得現(xiàn)代技術(shù)，善于開拓，建立良好的辦公氛圍，工作人員之間既明確分工又互助合作。另外，辦公室的工作要爭得領(lǐng)導(dǎo)和各崗位的支持，分析處理問題，要做到位但不能超越權(quán)限，與領(lǐng)導(dǎo)的思路及意圖相一致。

二、要有良好的工作環(huán)境

辦公室工作起著協(xié)調(diào)上下、聯(lián)系內(nèi)外的重要作用，主要工作方式是信息溝通，通過信息溝通為本單位營造一個(gè)良好的工作環(huán)境。辦公室的信息溝通是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策的基本手段，協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)正確決策。辦公室通過信息溝通將館領(lǐng)導(dǎo)的決策通報(bào)給全體工作人員，使各項(xiàng)決策變成具體行動(dòng)；通過與學(xué)校各職能部門溝通，取得各方的支持和理解；通過與外校圖書館的信息溝通，取長補(bǔ)短；通過學(xué)術(shù)交流會(huì)、座談會(huì)等溝通感情，不斷提高學(xué)術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力。辦公室人員用誠心誠意、開誠布公的態(tài)度進(jìn)行全面的信息溝通，才能使各項(xiàng)工作得以順利完成。

三、要有創(chuàng)新意識(shí)

學(xué)校在發(fā)展，圖書館也在發(fā)展，新情況、新問題不斷出現(xiàn)。這就要求我們改變舊的思想、觀念態(tài)度及方法，不斷創(chuàng)新，要?jiǎng)?chuàng)造性地完成工作。在具體工作中還表現(xiàn)為一種超前行為。工作有沒有主動(dòng)性，有沒有超前意識(shí)，效果會(huì)截然不同。例如，圖書館辦公室根據(jù)采購圖書計(jì)劃及時(shí)與采編部門溝通，為新書加工準(zhǔn)備足量的磁條、書標(biāo)、條形碼、膠帶、光盤盒圖書加工用品。新采購圖書到館后，如果是外加工的要及時(shí)驗(yàn)收上架，需要內(nèi)加工的圖書要抓緊時(shí)間加工。圖書館辦公室要做好服務(wù)工作，圖書館所需圖書配套用品繁雜，圖書館辦公室人員平時(shí)要做有心人。辦公室工作頭緒多，要養(yǎng)成有序、規(guī)范的工作作風(fēng)，確保工作局面忙而不亂。

四、明確辦公室人員的職責(zé)，構(gòu)建和諧組織

明確辦公室人員的職責(zé)，圖書館辦公室是館領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是館長指揮全館運(yùn)作，推動(dòng)各業(yè)務(wù)部門搞好工作的重要環(huán)節(jié)。辦公室工作人員職責(zé)的規(guī)范是圖書館對(duì)辦公室工作人員的權(quán)利、義務(wù)行為模式的規(guī)定和要求，即規(guī)定辦公室工作人員能做什么、不能做什么。因此，辦公室人員應(yīng)當(dāng)擺正自己的位置，明確自己的權(quán)利和義務(wù)。辦公室人員工作職責(zé)的評(píng)價(jià)是圖書館和讀者對(duì)辦公室人員完成工作效果的評(píng)價(jià)，影響工作職責(zé)效果的所有因素都可成為被評(píng)價(jià)對(duì)象，如辦公室人員的具體行為方式、生活作風(fēng)、思想水平、道德水準(zhǔn)、禮儀等等。

1.辦公室工作人員的參謀職能

辦公室工作人員的參謀職能就是給圖書館領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀和助手，出主意，提建議，擬方案，并協(xié)助處理全館日常事務(wù)。因此，在具體工作中，館辦人員要經(jīng)常深入各業(yè)務(wù)部門，圍繞館領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行深入、細(xì)致的調(diào)查研究，廣泛收集和反饋信息，積極主動(dòng)地發(fā)揮參謀和助手作用，提出自己的意見和方案供領(lǐng)導(dǎo)參考。

2.辦公室工作人員的協(xié)調(diào)職能

辦公室工作人員必備的素質(zhì)是綜合協(xié)調(diào)能力。首先，辦公室工作人員應(yīng)協(xié)調(diào)好館領(lǐng)導(dǎo)與工作人員之間的關(guān)系，建立良好的上下級(jí)關(guān)系，才能形成良好的團(tuán)隊(duì)精神。其次，辦公室工作人員應(yīng)協(xié)調(diào)好本部門工作人員之間的關(guān)系，使本部門實(shí)現(xiàn)一體化與和諧化。再次，協(xié)調(diào)好全館工作人員之間的關(guān)系，增強(qiáng)向心力和凝聚力，保證全館工作的順利進(jìn)行。

五、現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)手段是保障

為了適應(yīng)現(xiàn)代化圖書館的需要，圖書館辦公室應(yīng)強(qiáng)化職能。合理計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)圖書館低耗高效管理是很有必要的。圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析等功能，可以全面、及時(shí)地反映并監(jiān)督圖書館的一切工作情況，提供準(zhǔn)確而豐富的數(shù)據(jù)資料，供領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)參考，從而提高管理的效率和質(zhì)量。辦公室工作人員應(yīng)從自身做起，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀和助手，為各部門的工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（作者單位：山東工業(yè)職業(yè)學(xué)院圖書館）