對高校檔案管理工作的認識

高校檔案的管理水平是衡量高校綜合能力的重要標志之一。尤其是在當前改革開放不斷深入的新形勢下，高校檔案作為一種重要的信息資源，在高校建設和發展中的作用將會越來越突顯。

一、高校檔案的基本特點

1.原始性

高校檔案是反映高校各項工作歷史面貌的真實記錄，是唯一的原始性資料，是反映一個學校綜合實力和發展程度的歷史見證。

2.多樣性

由于學校活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。檔案原始資料只有多樣，才能真實確切地反映多樣性歷史活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。

3.系統性

高校各項活動都是按照系統科學要求展開的系列化完整的統一體，是一個有工作者、工作對象、工作數量和質量、時空概念、科學知識，有計劃、有組織的自覺活動。因此，高校檔案是高校活動的完整記載和系統展現，具有系統性。

二、高校檔案在高校建設發展中的作用

1.高校檔案是高校發展的真實記錄

檔案具有資政、育人、存史和憑證等功能。在資政方面，學校制定各項改革方案、規劃學校未來的發展，都要尋找以前的記憶，借鑒前人的做法，從這個意義上看，如果沒有檔案作以資政、提供咨詢，學校發展是寸步難行的。在育人方面，很多學校通過檔案編寫校史、新生入學參觀校史展覽來教育人、感染人。一些學校還不斷拓展服務功能，依托檔案舉辦科技、學術、歷史等展覽，成為大中小學學生的愛國主義教育基地。此外，從存史和憑證功能來看，高校檔案的作用更為直接和明顯。

2.高校檔案是校園文化傳播的載體

高校作為先進文化的締造者和傳播者，其社會價值的核心在于其文化內涵。而傳播文化首先要依靠檔案管理工作。

3.高校檔案可為領導科學決策提供參考

高校檔案是一個集黨政管理、教學、學生、科研、基建、產品、出版、儀器設備、財務、外事等眾多門類為一體的綜合性的檔案體系，是學校完成各項工作的真實記錄，它不僅起到憑證作用，還為學校以后的工作提供了可靠的參考依據。齊全、準確的檔案可以為領導決策提供可靠的信息，可以幫助領導了解過去，認清現狀，開拓視野，預見前程，做出可行的決策，推動學校教育教學事業的發展。

4.高校檔案記錄的知識成果可促進教育事業的科學發展

在教學活動巾，教師必須博覽群書，充分利用他人已有的知識成果，注意國內外有關科學的新知識，把學科的最新成就及時吸收到教材、講義中，以不斷適應時代發展的需要。在科研活動中，由于科學研究的繼承性和積累性，科研人員在所研究的課題范圍內，對檔案的利用具有連續性，因此，科研人員必然要考慮如何通過檔案文獻資料，充分掌握前人的成就、及時了解當前世界科學技術發展的新動態。著名科學家牛頓有句名言，“如果說我比別人看得更遠些，那是因為我站在了巨人的肩上。”這個巨人就是過去積累下來的大量檔案資料，其中包括科學家做出的大量研究成果。

三、做好高校檔案管理工作的措施

1.從思想上加強對檔案工作的重視

檔案工作作為高校建設的重要基礎性工作，學校各級領導和全體教職員工要高度重視，注重在細節上關心和支持檔案管理工作。檔案工作部門應積極向有關領導和廣大師生反復宣傳檔案工作的政策法規，宣傳檔案的重要性，在資金和設備設施投入上滿足檔案工作的需要。

2.堅持與時俱進的工作思路

發展的觀點要求我們做任何事情都要與時俱進，檔案管理工作更是如此。就檔案工作而言，一是在日常工作中認真貫徹科學發展觀，及時拓展檔案收集的領域和范圍。二是善于運用現代科技手段，不斷拓寬檔案管理的渠道。 三是以開放的姿態做好新時期的檔案管理工作，真正使檔案管理工作成為校園文化建設的核心和主陣地。

3.規范和完善檔案管理制度

檔案管理工作作為一種動態的存在方式，要考慮到它與其他工作的相互作用，結合高校教育實踐的有關特性和思想理念，制定、完善檔案管理工作的各項規章制度，確定檔案管理人員的職責范圍，使檔案管理工作步入制度化、正規化的軌道，并逐漸形成良好的運行機制。

4.加強檔案人員的業務培訓

由于檔案管理工作專業性較強，高校檔案管理信息又復雜多樣，檔案人員需要具有較強的業務能力和管理技術。因而，高校應加強對檔案人員的業務培訓，努力提高他們的業務素質，主動為廣大師生做好檔案信息服務。

（作者單位：山東省淄博市技師學院）