對(duì)高校檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

高校檔案的管理水平是衡量高校綜合能力的重要標(biāo)志之一。尤其是在當(dāng)前改革開(kāi)放不斷深入的新形勢(shì)下，高校檔案作為一種重要的信息資源，在高校建設(shè)和發(fā)展中的作用將會(huì)越來(lái)越突顯。

一、高校檔案的基本特點(diǎn)

1.原始性

高校檔案是反映高校各項(xiàng)工作歷史面貌的真實(shí)記錄，是唯一的原始性資料，是反映一個(gè)學(xué)校綜合實(shí)力和發(fā)展程度的歷史見(jiàn)證。

2.多樣性

由于學(xué)校活動(dòng)的多樣性，記錄活動(dòng)的形式也是多樣的。檔案原始資料只有多樣，才能真實(shí)確切地反映多樣性歷史活動(dòng)的面貌，才更具有檔案的作用和價(jià)值。

3.系統(tǒng)性

高校各項(xiàng)活動(dòng)都是按照系統(tǒng)科學(xué)要求展開(kāi)的系列化完整的統(tǒng)一體，是一個(gè)有工作者、工作對(duì)象、工作數(shù)量和質(zhì)量、時(shí)空概念、科學(xué)知識(shí)，有計(jì)劃、有組織的自覺(jué)活動(dòng)。因此，高校檔案是高校活動(dòng)的完整記載和系統(tǒng)展現(xiàn)，具有系統(tǒng)性。

二、高校檔案在高校建設(shè)發(fā)展中的作用

1.高校檔案是高校發(fā)展的真實(shí)記錄

檔案具有資政、育人、存史和憑證等功能。在資政方面，學(xué)校制定各項(xiàng)改革方案、規(guī)劃學(xué)校未來(lái)的發(fā)展，都要尋找以前的記憶，借鑒前人的做法，從這個(gè)意義上看，如果沒(méi)有檔案作以資政、提供咨詢，學(xué)校發(fā)展是寸步難行的。在育人方面，很多學(xué)校通過(guò)檔案編寫(xiě)校史、新生入學(xué)參觀校史展覽來(lái)教育人、感染人。一些學(xué)校還不斷拓展服務(wù)功能，依托檔案舉辦科技、學(xué)術(shù)、歷史等展覽，成為大中小學(xué)學(xué)生的愛(ài)國(guó)主義教育基地。此外，從存史和憑證功能來(lái)看，高校檔案的作用更為直接和明顯。

2.高校檔案是校園文化傳播的載體

高校作為先進(jìn)文化的締造者和傳播者，其社會(huì)價(jià)值的核心在于其文化內(nèi)涵。而傳播文化首先要依靠檔案管理工作。

3.高校檔案可為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供參考

高校檔案是一個(gè)集黨政管理、教學(xué)、學(xué)生、科研、基建、產(chǎn)品、出版、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)、外事等眾多門(mén)類(lèi)為一體的綜合性的檔案體系，是學(xué)校完成各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，它不僅起到憑證作用，還為學(xué)校以后的工作提供了可靠的參考依據(jù)。齊全、準(zhǔn)確的檔案可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)了解過(guò)去，認(rèn)清現(xiàn)狀，開(kāi)拓視野，預(yù)見(jiàn)前程，做出可行的決策，推動(dòng)學(xué)校教育教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。

4.高校檔案記錄的知識(shí)成果可促進(jìn)教育事業(yè)的科學(xué)發(fā)展

在教學(xué)活動(dòng)巾，教師必須博覽群書(shū)，充分利用他人已有的知識(shí)成果，注意國(guó)內(nèi)外有關(guān)科學(xué)的新知識(shí)，把學(xué)科的最新成就及時(shí)吸收到教材、講義中，以不斷適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。在科研活動(dòng)中，由于科學(xué)研究的繼承性和積累性，科研人員在所研究的課題范圍內(nèi)，對(duì)檔案的利用具有連續(xù)性，因此，科研人員必然要考慮如何通過(guò)檔案文獻(xiàn)資料，充分掌握前人的成就、及時(shí)了解當(dāng)前世界科學(xué)技術(shù)發(fā)展的新動(dòng)態(tài)。著名科學(xué)家牛頓有句名言，“如果說(shuō)我比別人看得更遠(yuǎn)些，那是因?yàn)槲艺驹诹司奕说募缟稀！边@個(gè)巨人就是過(guò)去積累下來(lái)的大量檔案資料，其中包括科學(xué)家做出的大量研究成果。

三、做好高校檔案管理工作的措施

1.從思想上加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視

檔案工作作為高校建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體教職員工要高度重視，注重在細(xì)節(jié)上關(guān)心和支持檔案管理工作。檔案工作部門(mén)應(yīng)積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生反復(fù)宣傳檔案工作的政策法規(guī)，宣傳檔案的重要性，在資金和設(shè)備設(shè)施投入上滿足檔案工作的需要。

2.堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的工作思路

發(fā)展的觀點(diǎn)要求我們做任何事情都要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作更是如此。就檔案工作而言，一是在日常工作中認(rèn)真貫徹科學(xué)發(fā)展觀，及時(shí)拓展檔案收集的領(lǐng)域和范圍。二是善于運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，不斷拓寬檔案管理的渠道。 三是以開(kāi)放的姿態(tài)做好新時(shí)期的檔案管理工作，真正使檔案管理工作成為校園文化建設(shè)的核心和主陣地。

3.規(guī)范和完善檔案管理制度

檔案管理工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，要考慮到它與其他工作的相互作用，結(jié)合高校教育實(shí)踐的有關(guān)特性和思想理念，制定、完善檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，確定檔案管理人員的職責(zé)范圍，使檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道，并逐漸形成良好的運(yùn)行機(jī)制。

4.加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，高校檔案管理信息又復(fù)雜多樣，檔案人員需要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。因而，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，主動(dòng)為廣大師生做好檔案信息服務(wù)。

（作者單位：山東省淄博市技師學(xué)院）