如何提高管理檔案工作效率的探討

【摘 要】隨著現(xiàn)代化辦公的發(fā)展，辦公室檔案的管理工作得到了越來(lái)越充分的重視與發(fā)展，伴隨著辦公人員對(duì)信息化發(fā)展的需求，隨之而來(lái)的也就是管理檔案工作電子信息化的改革與發(fā)展，辦公室檔案管理的工作也走上了電子信息化的道路，然而電子信息化的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作的效率要求也逐漸呈現(xiàn)出來(lái)，本文通過(guò)對(duì)目前檔案管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究，進(jìn)一步探討如何提高管理檔案的效率，得出相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，期望能夠以此更好地推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理； 效率； 電子信息化； 經(jīng)驗(yàn)

檔案資料的管理作為一種知識(shí)管理，在現(xiàn)代化辦公的發(fā)展當(dāng)中，有著越來(lái)越重要的地位和作用，辦公室檔案的管理工作是極為的瑣碎與無(wú)聊的，但其對(duì)其他工作業(yè)務(wù)的展開(kāi)與進(jìn)行有著相關(guān)的輔助作用，隨著現(xiàn)代化辦公的開(kāi)展，網(wǎng)絡(luò)信息化的應(yīng)用技術(shù)在檔案管理的工作中得到了充分的運(yùn)用，人們對(duì)辦公室檔案管理的要求和需求更上一層樓，在這個(gè)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，積極調(diào)整相關(guān)的發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行改革創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理工作的相關(guān)程序，進(jìn)一步促進(jìn)管理檔案工作的進(jìn)行，是相當(dāng)有必要的。

本文將從電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用以及檔案管理工作人員本身的工作素養(yǎng)，兩個(gè)大方面進(jìn)行深入的探討，以便更好地提高檔案管理工作的效率。

1 關(guān)于電子信息技術(shù)在檔案管理之中的運(yùn)用

網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用，在當(dāng)今社會(huì)是不可阻擋的趨勢(shì)，隨著電子化，信息化辦公技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)在檔案管理之中的運(yùn)用越來(lái)越廣，如何更好地實(shí)現(xiàn)電子信息技術(shù)在檔案管理之中的運(yùn)用，是實(shí)現(xiàn)管理檔案工作效率進(jìn)一步提高的技術(shù)保證。

1.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理電子信息技術(shù)的重視

如何利用電子信息技術(shù)提高檔案管理工作的工作效率，這就需要一個(gè)大前提，那就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重視與發(fā)展。想要發(fā)展電子信息技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的運(yùn)用，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視是不可缺少的支持。只有取得領(lǐng)導(dǎo)的重視，得到相關(guān)的支持，在資金、技術(shù)以及設(shè)備上得到充分的支持，電子信息化技術(shù)在檔案管理的運(yùn)用，才有可能進(jìn)一步地發(fā)展。

如何才能夠加強(qiáng)對(duì)檔案管理電子信息技術(shù)的重視，這不僅需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層工作的審查與調(diào)研，更需要基層工作人員對(duì)基層工作的總結(jié)與報(bào)告，只有基層工作人員對(duì)工作的用心，在工作之余進(jìn)行總結(jié)，將經(jīng)驗(yàn)與大家分享，才有可能進(jìn)一步提高工作的效率。

1.2建立數(shù)據(jù)庫(kù)，完善電子信息化檔案的管理

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的建立和多媒體技術(shù)的使用，對(duì)于提高檔案管理的工作效率有著進(jìn)一步地提升空間，這兩項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用，能夠更好地為檔案管理服務(wù)。檔案管理的信息化技術(shù)，已經(jīng)初步脫離了經(jīng)驗(yàn)化和理論化，逐步向技術(shù)化發(fā)展，想要電子信息化在檔案管理中更好地服務(wù)與發(fā)展，就需要進(jìn)一步完善電子信息化的檔案管理，建立單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使電子信息化的檔案管理能夠更好地為發(fā)展工作而服務(wù)。

建立單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以及完善電子信息化的檔案管理，需要投入更多的人才支持，這不僅需要相關(guān)工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，更需要專業(yè)的技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與維護(hù)，這就需要引進(jìn)信息化的高級(jí)人才，將其投入到檔案管理電子信息化的建設(shè)當(dāng)中，建立起單位的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案管理人員的查看與調(diào)用，這樣才能更好地發(fā)展電子信息化的檔案管理，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

建立數(shù)據(jù)庫(kù)之后，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與使用，能夠更加方便檔案管理工作的進(jìn)行，但也需要進(jìn)一步完善電子信息化的管理，比如數(shù)據(jù)庫(kù)的后期維護(hù)工作。這就需要單位建立完善的電子信息化檔案管理制度，完善相關(guān)的管理制度，從建立檔案、檔案的管理和使用和后期的維護(hù)工作，建立齊全的管理制度，用相關(guān)的制度來(lái)監(jiān)督其更好地完成，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

1.3加強(qiáng)電子信息化檔案管理技術(shù)的安全

本文將電子信息化檔案管理的技術(shù)安全單獨(dú)列出來(lái)，是為了強(qiáng)調(diào)其重要性。電子信息化技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，對(duì)現(xiàn)代化的辦公起到了至關(guān)重要的輔助作用，然而其對(duì)辦公工作的幫助與支持無(wú)法遮掩其缺點(diǎn)，那就是電子信息技術(shù)的安全性。

由電子信息化技術(shù)本身的特點(diǎn)所決定，電子信息技術(shù)的安全性，一直是令相關(guān)工作人員最頭疼的問(wèn)題。而由于電子信息技術(shù)的安全問(wèn)題造成的損失問(wèn)題，也一直是人們引以為戒的例子。本文在此強(qiáng)調(diào)電子信息化檔案管理技術(shù)的安全性，是為了能夠更好、更安全地發(fā)展電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，從而提高其工作效率。

加強(qiáng)電子信息化檔案管理技術(shù)的安全，就需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子信息技術(shù)安全的重視和發(fā)展，增加相關(guān)的人才、資金和技術(shù)支持，這就需要單位根據(jù)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行相關(guān)工作的進(jìn)行，比如可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與運(yùn)用進(jìn)一步地建立安全圍欄，投入人才和資金對(duì)整體的安全進(jìn)行建設(shè)，進(jìn)一步保證檔案管理電子信息技術(shù)化的安全，盡量減少檔案管理電子信息化發(fā)展的后顧之憂，使辦公人員更加放心地運(yùn)用電子技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

2 檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

有句話說(shuō)的好，事在人為，無(wú)論多么好的設(shè)備、多么大的資金支持，如果沒(méi)有很好的工作人員以及技術(shù)人才，其他都是形同虛設(shè)的擺設(shè)。想要提高檔案管理工作的效率，那就離不開(kāi)對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，以及相關(guān)人才的引進(jìn)和栽培。

2.1人才的引進(jìn)和栽培

前文曾經(jīng)有提到過(guò)，電子信息技術(shù)化在檔案管理工作之中的運(yùn)用和發(fā)展，需要相關(guān)的技術(shù)人才作為技術(shù)支持才可以更好地發(fā)展。這就需要單位引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)人才，并且以引進(jìn)帶動(dòng)培養(yǎng)，以點(diǎn)帶面，以少帶多，從而發(fā)展自己?jiǎn)挝坏募夹g(shù)人才，只有以人才為支柱，才能夠更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

那么這就需要我們對(duì)外公開(kāi)招聘相關(guān)的人才，比如網(wǎng)絡(luò)建設(shè)人才和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及維護(hù)人才等等，并且要把相關(guān)人才在檔案管理工作中分配開(kāi)來(lái)，以其技術(shù)性的建設(shè)工作來(lái)培養(yǎng)其他工作人員，從而帶動(dòng)發(fā)展更多的技術(shù)人才，形成良性的人才發(fā)展模式，更好地促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，提高其工作效率。

2.2培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任素養(yǎng)

檔案作為單位信息的保存方式之一，其保密性要得到充分的保證，并且檔案的調(diào)用要保證沒(méi)有錯(cuò)誤，不然造成的損失將是巨大的，假設(shè)單位的檔案出現(xiàn)了泄漏，或者是檔案調(diào)用出現(xiàn)錯(cuò)誤，輕者給單位造成經(jīng)濟(jì)損失，重者將危及單位的生存。從此看來(lái)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的責(zé)任素養(yǎng)是不容忽視的問(wèn)題，只有檔案管理的工作人員不出現(xiàn)或盡量少出現(xiàn)個(gè)人失誤，并且做好檔案管理的保密工作，才能使檔案管理工作更好地為單位服務(wù)。

在此，我們可以把檔案管理人員的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)工作人員的身上，加強(qiáng)其責(zé)任素養(yǎng)，這樣可以更好地保證檔案的保密性，也可以進(jìn)一步減少檔案調(diào)用的失誤問(wèn)題，從而提高檔案管理的工作效率。

2.3提高檔案管理人員的技術(shù)和專業(yè)水平

檔案管理的工作人員，作為檔案管理工作的核心，其更應(yīng)該重視其工作的專業(yè)水平，并且向一專多能的復(fù)合型人才發(fā)展，在做好本職工作的前提下，盡可能地發(fā)展與工作相關(guān)的技術(shù)的素質(zhì)培養(yǎng)，比如開(kāi)展對(duì)多媒體技術(shù)的運(yùn)用與學(xué)習(xí)，以及對(duì)電子信息技術(shù)設(shè)備的實(shí)踐，這就需要單位相關(guān)的支持，更需要檔案管理工作人員自身對(duì)“多能”的渴求，只有檔案管理工作人員的技術(shù)水平上去了，才能夠提高管理檔案工作的效率。

檔案管理工作的發(fā)展以及電子信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作人員的要求也越來(lái)越高，重視電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，培養(yǎng)檔案管理的相關(guān)人才，進(jìn)一步地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，才有可能提高檔案管理工作的效率，從而更好地促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展。

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