試析高校科研秘書崗位職責與角色定位

1 科研秘書崗位職責

科研管理工作工作內容繁多：涉及項目、成果、經費、學術交流、考核、獎勵等。科研項目根據歸口不同，分為橫向項目管理和縱向項目管理。根據項目進展的不同階段，分為項目申報管理、在研項目管理、項目進展管理、項目變更管理、項目結題管理。不同類型的項目、項目的不同階段管理終點和管理方法不盡相同。科研考核和獎勵指標多元、過程復雜、工作量計算任務繁重。以上這些都決定了科研工作的復雜性。

1.1 協助學院領導做好科研管理工作

協助主管院領導完成學院各級各類科研項目、獎勵的組織、申報工作，以及在研項目的過程管理與結項管理；根據學院黨政會議決定，協助主管院領導進行本學院科研規劃的前期調研、組織論證工作，協調、組織各科研團隊高層次科研項目的前期論證、高層次獎勵的前期培養；協助學院領導進行“產、學、研”的縱、橫向聯系;按學院的要求，協助主管院領導，組織本院應用研究及橫向課題的信息收集及對外聯系和管理；協助主管院領導實施科研計劃，協調并及時解決科研過程中出現的問題。協助學院領導和各點負責人，做好重點建設的日常管理工作。

1.2 協助學院領導和各研究生學位點做好研究生的思想政治工作與日常管理

在研究生中設立學生自我管理組織和其他社團組織，卓有成效地開展各項工作；完成研究生的人事檔案與組織檔案的管理、畢業與就業指導工作；完成研究生的評優、紀律、考勤等其它日常管理工作。

1.3 協助學院領導和各研究生學位點做好研究生的業務培養與業務管理工作

按學院黨政會議的要求，協助主管領導和各負責人組織本院學位點的申報，各學位點的內涵建設、學位點培養方案的制定、修訂與研究生個人培養計劃的制定；協助學院領導和各學位點領導，按學校的規定做好導師的遴選、增選、培訓、考核工作；組織各學位點做好本院研究生的招生宣傳、入學考試和學籍注冊工作；按學校和學院要求組織研究生教學工作的檢查、教育管理系統的維護與使用；按學校和學院要求組織各學位點研究生中期篩選、論文開題與論文中期檢查、論文答辯與學位授予及學位檔案的管理。

1.4 其它日常科研管理工作

定期收集、整理本單位的科研成果數據，按科研處和學院有關規定，做好本院科研成果的錄入存檔、對外匯報材料和總結的起草工作；及時落實科技處等部門下發的各類通知、文件，負責項目申報、學科建設、課題開發等資料整理工作，負責科研資料的建檔、歸檔工作，負責草擬科研工作相關的計劃、總結、辦法和制度，負責學位點的申報工作，負責各類學術活動的組織安排和服務工作，完成年終科研工作量的統計、計算工作，負責社會科研合作工作，等等。協助教授、博士做好同學校有關部門間的工作聯系。

2 高校科研秘書的角色定位

2.1 服務管理者

作為科研管理人員，其核心任務就是為一線科研人員提供科研保障，其最終價值也是通過一線科研人員的科研成果體現出來的。服務性是科研秘書的本質屬性之一，因此服務者是科研秘書所扮演的首要角色。科研秘書應強化服務意識，履行科研管理服務職能。科研秘書要把各級科研領導機構工作的需做為自己工作的中心，以各級科研領導機構工作的對象做為自己工作涉及的領域，以各級科研領導機構工作的權限做為自己工作的范圍，做到全心全意為各級科研領導機構提供優質服務，同時還要鼓勵老師熱心從事科研活動，盡可能提供周到詳盡的服務和支持。科研秘書服務的好壞不僅會影響科研項目的數量和質量，也會關系到科研管理機構的效率和形象。

在管理工作中遵循以人為本的管理理念，熱情服務，平等待人，主動與科研人員交流，聽取其意見和建議。管理工作者應該樹立“以師生為本”的管理思想，以師生為本，考慮師生的感受、師生的利益。對上要直接為相關職能部門和院系領導負責，對下要為在教學與科研第一線的教師以及廣大的學生服務。想科研人員所想，急科研人員所急，盡量解決他們在科研工作中遇到的困難，使他們能夠一心一意投入到科研工作中去。科研秘書要統籌全局、精心組織完成各級科研管理機構交予的日常科研任務，同時要按照按相關機構的有關制度對工作進行科學化管理。在科研管理的過程中，不僅要遵循規章程序，確定合理標準來指導、規范自身的行為，同時還要善于發現科研管理中存在的問題，能夠提出合理的建議和解決方案，以此來推進科研管理系統的完善。

2.2 溝通協調者

科層組織的效率取決于各個科層之間有效的溝通、協調。因此，科研秘書要扮演好有效地溝通和協調者的角色。科研秘書需要協調學院領導處理日常科研管理工作，協助學校科研管理部門完成各項科研管理工作，承上啟下、協調左右，是各種科研情況上通下達的樞紐。學校科研管理部門與學院領導時間和精力有限，因此不能在對于科研工作及科研人員的管理上做到事必躬親，這就需要科研秘書發揮橋梁作用，做到上情下達，通過公布信息等形式，使科研人員及時、準確的了解學院的科研信息以及領導的科研管理意圖，如果老師對執行某一科研決定不理解或遇到困難，科研秘書應該耐心解釋，想辦法為老師解決各種問題和困難；當各職能部門、各院系老師因認識和處理問題的角度不一致引起矛盾時，科研秘書要充分發揮其協調職責，化解矛盾，理順關系，解決問題，使其能夠消除疑慮，建立和諧的科研氛圍，而且要做到下情上達，確保政令暢通，使學校科研管理部門與學院領導能夠準確把握科研人員的情況變化。科研秘書是老師和各級科研管理部門之間的橋梁和信息傳遞者，是具體科研問題的發現者和初步解決者。

2.3 實施監督者

科研秘書起著對具體科研事務提出建議與進行監督的職責。作為高校科研力量的基石，高校科研人員是高校科研力量發展壯大的重要保證。但科研人員對科研管理過程中得業務知識了解并不夠透徹，在項目申報、結題驗收等科研活動過程中，往往會患得患失、顧此失彼，這就需要科研秘書發揮其在科研管理業務方面的優勢，盡可能地解決科研人員在實際工作中遇到的困難，使科研人員可以從繁瑣的事務中解放出來，從而能夠全身心地投入到科學研究中，創造更多寶貴的科研財富。

科研秘書的監督應通過日常的秘書工作來實現。不是對項目內容進行干預，而是在程序上對科學項目進行監督。不僅要協助各級科研領導解脫具體科研事務的糾纏，集中精力開展領導行動與決策，而且要積極為各級科研領導出謀劃策。不僅如此，科研秘書要認真貫徹實施各種科研項目、督促檢查執行情況，實事求是地向各級科研領導反饋信息和提出批評建議，以促進各級領導工作的進一步完善。

3 小結

高校科研管理水平的高低決定了其科研活動開展得如何，在科研管理實踐中，能否做好科研管理工作的前提之一是科研秘書能否明確到自身的崗位職責和角色定位。科研秘書的工作不同于一般的行政工作，也不同于具體的科學研究，它有著特定的功能和要求，是一項復雜的社會工作，要求具備較高的科學管理素質。