淺析如何做好醫院文書檔案管理工作

摘 要：醫院文書檔案管理是醫院辦公室一項最經常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。針對醫院文書檔案管理的綜合性、專業性、保密性、階段性等特點，分析文書檔案在管理模式、人員培養等方面問題，從理論上提出了醫院文書檔案管理應該進行規范化、歸口化管理，并著重抓好文書質量和人員培訓，不斷推進信息化管理進程，以期能夠推動醫院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實用化以及利用率的高效化。

關鍵詞：醫院文書檔案；管理；體會

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）19-0207-02

醫院的文書檔案管理是醫院管理的重要組成部分，對醫院自身建設和發展具有重要的作用。檔案管理是醫院管理向規范化、制度化、科學化方向發展的重要標志，是不斷提高醫院管理水平的需要，因此，做好醫院文書檔案管理工作促進醫院發展具有十分重要的意義。

一、加強檔案管理工作，增強檔案管理意識，提高檔案管理人員綜合素質

1.按醫院管理的目標和任務，建立有效的管理體制。醫院應把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。由院長直接分管，辦公室主任主管，配備業務技術強、政治思想好、綜合素質好、工作細心、耐心、有責任心的黨員同志負責檔案管理，實行層層領導、層層負責的管理體制。建立專用庫房，配置必要的安全保管設施。

2.爭取領導重視是做好文書檔案工作的前提。愛崗敬業，爭取領導重視。領導是否重視文書檔案工作，在很大程度上取決于對文書檔案人員工作的滿意度。檔案工作人員首先要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。其次是加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文書檔案不夠重視，大多數是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作可有可無，加之受到人員、設施、經費等方面限制，檔案工作得不到重視。這就需要文書檔案人員經常向領導宣傳文檔工作，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使之受觸動、受啟發。此外還要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供服務，完成和整理機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到檔案工作的重要性。

3.努力提高文書檔案管理人員的素質。文書檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要。一是醫院要將檔案管理人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，全面提高檔案管理人員素質和推動檔案管理水平的提高。二是注重檔案人員的道德和法律素質，要求檔案管理人員要樹立依法治檔意識，從嚴要求自己，具備高度的責任感和使命感。在工作中要一絲不茍，以醫院的利益為重，管住自己，不該說絕對不說，不該問絕對不問，不該看絕對不看，不該記錄絕對不記錄，杜絕檔案在自己手上泄密和遺失，以免造成無法彌補的損失。

二、規范和健全檔案管理制度

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。為全面反映醫院經營和管理工作內容、妥善完整地保存各類重要文件、資料，加強檔案管理工作的規范化、標準化、程序化，規范文書檔案管理工作。可著重加強以下幾個方面工作：

1.文書檔案立卷：檔案管理員按照文書檔案立卷管理的時限做好本年度歸檔管理，歸檔的文件材料應收集齊全完整。歸檔文件的整理應遵循文件材料形成的基本規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

2.檔案借閱：檔案室保存的檔案主要供本院職工利用，外單位查閱需持介紹信，經主管領導同意后方可查閱。查閱一般應在檔案室進行，如因工作需要外借者須辦理好借閱手續，借期一般不超一周。查閱檔案者必須遵守保密規定，應負責維護被查檔案的完整與安全，嚴禁在檔案上批注、涂改等，如有損壞或遺失根據情節輕重予以處罰。

3.檔案的銷毀：對確無保存價值、超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限、編制銷毀計劃及清單，由院辦負責人審核無誤后報院長審批，審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名監銷人員監督檔案銷毀過程，并進行簽字確認，銷毀檔案清冊妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。

三、應用信息電子化文書管理是搞好檔案服務的有效途徑

檔案管理的最終目標就是提供利用。醫院文書檔案重點是為領導決策和職能科室提供參考服務。以往紙質檔案的整理工作煩瑣，勞動強度大。在人工立卷時，立卷人根據自已的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解、對同一文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。為提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。建立完備的檔案檢索體系是滿足利用者服務需求的最有效途徑。計策機目錄檢索系統主要通過建立目錄數據庫來實現，即將檔案目錄、卷內文件目錄輸入數字庫，實現檔案目錄的自動化管理。而計算機全文檢索系統則是將檢索和利用合二為一，通過建立全文數據庫，將所收集的檔案全文進行數字化處理，并把檔案全文信息輸入數據庫，利用者只需檢索即能更加方便快捷地直接查找到所需的所有相關檔案信息。

由此可見，利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

[責任編輯 王曉燕]