淺談企業檔案管理存在的問題及對策

[摘要] 檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，是企業管理工作不可缺少的一部分。目前企業對檔案管理重視程度不夠，本文對企業檔案管理存在的問題進行分析提出相關對策。

[關鍵詞] 檔案管理； 問題； 對策

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2012）21- 0081- 02

檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。通過檔案管理，一方面有利于企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略；另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。因此，做好企業檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業的市場競爭力具有重要意義。

1 檔案管理工作中存在的問題

（1） 對檔案的敏感度不夠。長期以來，一部分企業管理人員認為檔案管理工作就是記載企業員工的基本信息，不是單位主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。還有一種情況是，很多企業在引進人才時都采取重新建檔的方式，所以造成一些求職者將檔案遺留在人才市場或是個人手中，幾年后檔案無蹤可尋，勢必影響職稱評定、政審等問題。

（2） 檔案管理水平偏低、檔案管理手段落后。大部分檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理要求，以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。現在有些條件較好的單位采取了電子數據庫管理，但沒有涉及音像管理。將來隨著辦公條件的改善，為了更好地記錄職工檔案，建立音像檔案必將是一種趨勢。

（3） 檔案管理制度不健全。我國的檔案法律服務工作起步晚，可借鑒的經驗不多，還處在一個摸索的階段，所以在操作中存在著很多問題。

（4） 檔案室硬件設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的單位連必備的切刀、統一的檔案夾都無法購置齊備。

2 檔案管理的對策

2.1 觀念創新，使檔案在服務中創造經濟效益

（1） 要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著企業結構逐步調整、優化，企業的技術水平也在不斷提高，產品也從原來單一品種向多元化發展。為接收和管理好這一類科技檔案，檔案人員應轉變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關技術人員，深入生產車間，熟悉了解生產工藝流程，弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“心中有數”。

（2） 要樹立檔案是資產的觀念。在企業，科技檔案、文書檔案、音像檔案、會計檔案，都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是對企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。當企業認識到檔案就是資產時，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，就會下決心做好檔案工作。

（3） 要樹立檔案是企業獨有的信息和知識的觀念。在知識經濟時代，企業的檔案是其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數據等。這些檔案就是企業的技術秘密和獨有知識。如果企業的檔案材料不能收集、整理、保管好，很可能給企業造成無法挽回的損失。

（4） 要樹立檔案具有實用價值的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、發展的。檔案資產的實用價值是在檔案利用過程中發揮出來的。

2.2 體制創新，使檔案工作適應現代企業的高速發展

（1） 機構創新的核心是精簡、高效。企業整合改造的目的是適應市場經濟體制的需要，企業檔案工作也要順應企業的需要，檔案管理的工作方法也必須創新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去功能單一的檔案室轉變為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“企業檔案信息中心”。

（2） 制度創新的實質是從企業的實際出發。企業檔案工作的開展需要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力。檔案管理制度目前還不夠健全，一些重要的檔案不夠規范，降低了檔案利用率。企業要不斷完善檔案管理制度，明確檔案工作的年度目標，兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法。執行按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，從而調動全體檔案管理人員的工作積極性，用制度來規范檔案管理工作。

2.3 管理創新，全面提升檔案工作

（1） 企業發展了，企業的檔案管理工作亦應上水平、上檔次、上規模，要提高企業全員的檔案意識和檔案業務知識水平，確保“集中統一管理”。“集中統一管理”就是統一領導、統一機構、統一制度、統一監督和指導，為了提高企業兼職檔案員的業務水平，要定期舉辦檔案管理業務培訓，進行詳細講解，面對面、手把手地指導他們做好裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作。

（2） 實施辦公自動化后，將出現無紙辦公。企業每個崗位都能形成電子文檔，這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質文件和電子文件歸檔的關系，明確各個管理崗位在檔案管理工作中的責任。

（3） 企業檔案工作既是企業的重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。企業檔案工作要適應檔案管理現代化的需要，檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識，敢于創新、敢于開拓，與企業發展同步。

3 結 語

企業檔案管理是一項長期復雜的工作，企業各管理部門應認真對待，在做好檔案工作的基礎上為管理服務，加快企業檔案信息化平臺建設，更好地發揮企業檔案管理的作用，為企業提供更多更好的幫助。

主要參考文獻

[1] 陳玲娣. 事業單位檔案管理現狀及創新對策[J]. 圖書與檔案，2009（32）.

[2] 唐紅. 制定企事業檔案管理標準規范有關問題的探討[J]. 陜西檔案，2003（2）.