高校行政秘書應具備的職業素質要求

摘 要：高校行政秘書作為領導的參謀和助手，每天工作量非常龐大，內容也很雜，因此，這項工作對行政秘書的要求也很高，尤其是素質要求，本文就高校行政秘書工作的崗位職責及素質要求方面的內容進行歸述。

關鍵詞:高校行政秘書；素質要求

[中圖分類號]：D669.2 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-15-0321-01

隨著高等教育的迅猛發展，高校內的行政秘書工作日趨復雜，很多高校實行校院二級管理模式，在此新形勢下，在校院之間起著承上啟下的樞紐作用的院（系）行政秘書的工作量就變得更加繁重，位置也顯得更加重要，因此，對他們的業務素養也提出了更高的要求。

眾所周知，高校行政秘書所承擔的工作比較繁雜，內容也非常廣泛，有時甚至連行政秘書本人也覺得每天沒有非常固定的工作內容，因為很多工作內容都是根據每天實際工作的改變而臨時加上去的，行政秘書每天的工作量非常龐大，內容也很雜，經常需要跟各個部門進行多方面聯系、溝通，因此這些龐雜的工作對于行政秘書的要求也就更高，尤其是素質要求，在這里就高校行政秘書工作的崗位職責及素質要求方面的內容進行簡單歸述。

一、高校行政秘書的崗位職責

1、在院長領導下，具體處理全院日常行政事務，為教學、科研和學生工作提供良好的服務。

2、承擔學院教職工日常考勤考核工作，建立健全教師行政檔案，協助院領導做好有關人事管理工作。

3、承擔有關文件的簽收、登記、呈送、保管和立卷工作。

4、承擔學院黨政印章和介紹信的管理和使用工作。

5、承擔辦公用品的采購、管理和發放工作，負責單位固定資產管理。

6、承擔收集、整理日常行政管理工作資料，做好學院大事記工作，做好各類資料的歸檔工作。

7、承擔學院工作計劃、總結等文字材料的打印校對工作。

8、負責學院日常接待和對外聯絡工作。

9、負責學院會議的通知和會務工作。

10、承擔本學院統計和校園網管理工作。

11、完成領導交辦的其它工作。

二、行政秘書的職業素質要求

1、思想政治素質

眾所周知，高校是培養高等知識人才的搖籃，系秘書自然也是這

個搖籃中的一員，也擔負著教育人與培養人的責任。正因為這樣的外在因素，所以系秘書本人要具備與其相適應的政治水平、文化知識、專業知識和管理水平。在思想上要忠于教育事業，不折不扣地執行黨的教育路線、方針、政策，還要具有堅定正確的政治思想覺悟，良好的馬克思主義理論修養，堅定的政治立場，同時也要具備教師應有的師德和風范。要具有良好的精神風貌和思想境界， 要有全心全意為人民服務的精神，尤其是為師生服務的精神和意識，要有高度的使命感、責任心和事業心，要有無怨無悔、甘受清苦、愛崗敬業的奉獻精神。要有刻苦鉆研業務，具有較強的現代化辦公應用能力，具有一定的管理知識、經驗和組織協調能力，熟悉行政管理工作。只有這樣，才能正確地認清形勢，把握事物的本質和發展方向，抓住問題的根本，通過正確的途徑和方法解決問題，這是行政秘書最重要的素質和必備的品質。

2、工作能力素質

高校行政秘書是連接學校領導層、各職能部門和廣大師生員工之間的紐帶， 維護和支持著學校各行政部門之間的正常運轉。行政秘書在日常工作中要掌握高校的規律，注意積累，要熟悉本職工作流程以及相應的管理技能，熟知工作性質和要求，要做到忙而不亂，雜而不煩，疏而不漏，有條不紊的開展工作。行政秘書除了每天按部就班地處理正常的行政管理事務，還要處理臨時性、突發性的事務，工作門類眾多、千頭萬緒、任務繁重，這就要求行政秘書要按照事情的輕重緩急來恰當處理，要做到遇事冷靜，能客觀的分析問題，正確處理好各項工作。此外，行政秘書還要具備一定的表達能力、溝通能力、人際交往能力和組織管理能力。在具體的工作中，行政秘書還需具備速記、打印和檔案管理能力，對于常規的打印機、復印機、傳真機和打掃儀的使用也必須熟練掌握。行政秘書對待工作的態度不能是墨守成規，要有與時俱進的創新意識，具備創新的能力。最重要的是，要有強烈的服務意識，為人謙虛，待人熱情，做事兢兢業業，勤勤懇懇，一心為公，樂于奉獻。

3、信息化素質

隨著信息化浪潮的興起以及信息社會的到來，高校行政管理信息化建設日益受到重視。高校行政秘書作為高等學校建設發展的一支重要力量，其能否準確的收集信息，提供給有關領導，是很重要的。更確切的說這些信息能讓相關領導了解學校教學、科研情況、老師與學生的活動情況，以利他們將各項工作安排得更加合理，各項決策更加科學。高校行政秘書信息素質的高低，直接對高校行政管理質量產生影響。高校行政秘書工作看似繁瑣而又微不足道，但其工作的效率與質量既事關學校形象，又能對領導決策產生很大影響。盲目的提供信息，不僅不容易引起領導的重視，不被領導采納，而且增加了領導者的負擔，轉移了領導者的注意力，幫倒忙。因此，行政秘書為提高工作效率必須強化信息素質教育，加強信息素質修養。

總之在當今社會，加強對高校行政秘書綜合素質的培養，必須以堅持行政秘書的崗位職責需求為目標，行政秘書要不斷改善知識結構，提高自身素質，努力掌握管理知識，注意溝通技巧，做到勤奮、敬業、高效、務實，做好各個方面的綜合和協調，振奮精神，開拓進取，不斷增強創新意識，努力探索高效優質的服務新途徑，使高校適應時代發展的新需求，保障學校管理工作的穩步進行。

參考文獻：

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[2]、周玉芳 淺議高校行政秘書應具備的職業素質 《科技風》2011年12月

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