基層央行會計檔案管理存在的問題和對策

【摘要】近年來，隨著基層人民銀行會計工作整體水平的不斷提高，會計檔案管理工作得到了明顯加強，檔案的查證、依據和史料作用發揮更加突出。但是，當前基層人民銀行會計檔案管理中仍存在資源消耗大、歸檔不及時、磁介質失效等問題，亟待進一步規范和解決。本文通過對當前基層央行會計檔案管理工作的實際情況進行分析，針對會計檔案的形成、管理、運用等方面存在的問題，提出改進建議。

【關鍵詞】基層央行 會計檔案管理 對策建議

會計檔案作為央行會計信息的保存載體，是記錄和反映人民銀行各項業務活動的會計史料，其憑證依據性很強，不僅是經濟金融決策的重要依據，而且對保護央行財產、執行央行財經紀律起到監督作用。因其具有較強的專業性、廣泛性和嚴密性，因此，對其加強管理非常必要。然而，在長期以來的會計工作實踐中，基層央行往往只注重日常的會計核算工作，對會計檔案管理這一會計管理的最后環節，往往容易被忽視，形成會計管理工作的一個薄弱環節，直接影響了會計管理工作的質量和水平。且隨著央行會計（營業）、國庫、貨幣金銀等部門核算業務的不斷系統化、集中化、電子化發展，目前央行會計檔案管理已不能適應新形勢發展的需要，實際操作中暴露出諸多問題，亟待進一步規范和解決。

一、當前基層央行會計檔案管理現狀

由于人民銀行會計核算業務分散，按會計資料形成部門，人民銀行會計檔案包括營業會計檔案、國庫會計檔案、發行會計檔案、經費會計檔案、基建會計檔案等。受當地經濟、單位環境、設備配置、人員素質等因素影響，目前，基層央行會計檔案管理具有多元化、動態化的模式特征。主要分為以下幾種管理模式：

（一）會計檔案集中統一管理

即建立中心支行綜合檔案室，由中心支行檔案管理部門對本單位所有檔案（含會計檔案）實行集中統一管理。央行會計集中核算系統產生的所有會計資料（包括中心支行核算中心、專柜和縣支行網點柜產生的資料）和中心支行國庫部門的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，由事后監督中心負責定期裝訂、歸檔，并辦理日常會計檔案查詢和保管，期滿后于中心支行綜合檔案管理部門移交等事宜。

（二）會計檔案分級管理

即在央行系統內對會計檔案實行分級管理，即中心支行、縣級支行會計核算資料經中心支行事后監督中心監督后，形成的會計檔案仍返歸各級行檔案部門自行保管，由其負責歸檔、查詢等后續管理工作。

（三）會計檔案分散管理

即由各級行的會計、國庫、營業、發行等部門對自身業務核算形成的會計檔案自行進行管理。

目前基層央行會計檔案管理多為適當集中的分級管理模式。即營業會計檔案、中心支行國庫會計檔案集中到中心支行事后監督中心，由其保管或定期移交中心支行綜合檔案室。發行會計檔案及縣級國庫會計檔案經事后監督中心監督完畢后，返還至貨幣金銀部門或縣支行，由其自行保管，而經費會計檔案和基建會計檔案則由負責核算部門保管。

二、會計檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

各業務部門只重視業務不出問題，忽略了會計業務在會計檔案形成過程中的各個環節。在實際工作中，會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化管理知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓和學習，造成會計檔案管理質量不高，達不到規范化管理要求。

（二）會計檔案管理制度不健全

《中國人民銀行會計檔案管理規定》只是一個指導性的管理規定，不少基層行沒有制定實施細則，沒有制定較為完善的會計立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準、移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定，也沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中。

（三）會計檔案歸檔不及時

部分重要業務科室的會計檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔，而是放置在各職能科室?？陀^上講，會計檔案放置在職能科室方便查閱利用，而歸入檔案室保管會給調閱利用造成一些不便。但會計檔案不及時歸檔，一方面不符合會計檔案法規定要求，另一方面，由于缺乏專業保管條件和專職保管人員，容易出現會計檔案遺漏和丟失的現象。

（四）管理分散，安全隱患較大

有的行雖然建立了統一的檔案保管庫，但沒有實行真正意義上的集中統一管理，而是在檔案保管庫指定各部門擺放會計檔案的位置，會計檔案仍由各部門指定人員保管。由于各部門會計檔案保管員同時擁有單位統一檔案保管庫的鑰匙，進出檔案保管庫不受任何限制，管理不嚴謹，很容易使會計檔案存在遺失風險；有的行會計檔案由各部門自行保管，由于沒有單獨的檔案庫房和充足的檔案柜存放，辦公室哪里有鐵皮柜就往哪里放，隨意性很強，加之相關人員頻繁往來，環境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管。

（五）紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔

《中國人民銀行會計檔案管理規定》規定：會計檔案可采用紙、磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質保存，磁盤保存的會計檔案應半年檢查并復制一次，磁帶保管的會計檔案應一年檢查并復制一次，光盤、縮微膠片保存的檔案每兩年檢查并復制一次。然而，在實際工作中，基層行形成的大量磁介質會計檔案基本上由業務經辦人員保管，有的機構未配備防磁柜，而將磁介質檔案隨意放置在普通檔案柜中，更不用說及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其他技術處理，存在所備份數據無法恢復業務的可能性。有的未按規定期限保管磁介質檔案，不符合“統一會計檔案以不同介質保存時，保管期限應該一致”的管理要求。

（六）監督檢查不到位，不規范操作得不到糾正

在會計工作檢查中，檢查單位或部門往往只注重會計業務規范的檢查，對會計檔案的檢查僅限于檔案登記簿的登記保管和檔案的裝訂整理等，對于檔案歸類的正確性、入檔的及時性和全面性以及安全性等檢查較少，使會計檔案處于“失控”狀態。

三、加強會計檔案管理的措施與建議

（一）制訂完善會計檔案管理制度，確保檔案規范化管理

根據現行的《中國人民銀行會計檔案管理規定》，制定《會計檔案歸檔整理實施細則》，統一指導會計（營業）、國庫、貨幣金銀業務會計資料的收集、整理和歸檔，統一央行會計檔案的歸檔類別、編號方法、保管期限等。同時，整合現有各部門會計檔案管理制度，使各基層行之間、同一基層行各業務部門之間的會計（營業）、國庫、貨幣金銀會計檔案歸檔類別、編號方法及同類會計檔案保管期限達到一致，進一步規范會計檔案管理。

（二）實行會計檔案集中統一管理，防范安全隱患

把各部門的會計檔案集中移交到檔案保管庫，由本行綜合檔案管理部門統一管理，既可以減少會計檔案在部門人員中經常移交的煩瑣手續，又可以使檔案部門嚴密保管好會計檔案，做到“防火”、“防蟲”、“防鼠”、“防塵”等“十防”，這樣一來，既便于檔案的庫房管理，又確保了檔案的安全完整。

（三）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案案卷質量

會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓納入會計人員上崗前的培訓。同時，檔案管理部門和業務部門要聯合起來，組織會計人員學習有關檔案管理制度，聘請專家為會計人員授課，使每位會計人員認識到會計檔案和會計檔案管理的重要性，并熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

（四）加大對會計檔案的檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環節

在各項會計業務檢查中，要將會計檔案的規范化管理納入檢查范圍，加大對會計工作的整體性和連續性的檢查和監督。同時，應把會計檔案管理工作納入單位年度考核之中，與其他工作一樣定獎懲。