基層人行電子檔案管理的難點與對策

隨著金融電子化進程的進一步深入，中央銀行各級分支行的信息化程度得到很大提高，基本建立了方便、安全、高效的金融電子化服務體系，實現了基層央行業務處理、信息傳遞的電子化、網絡化、標準化。電子化應用已滲透到央行業務的方方面面，極大地提升了央行各類業務處理效率。同時，現代化的新設備、新技術、新方法，也正源源不斷地進入檔案領域。尤其是隨著辦公自動化管理系統在人行業務工作中的普遍應用，原來以紙質格式承載的各類文件、數據報表以及其他文字資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代。2005年4月1日，《電子簽名法》正式實施，電子檔案被賦予與紙質檔案相同的法律地位，電子檔案的應用將取代實體檔案已成為未來檔案管理的發展趨勢，同時，因其信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的相互繼承性；對系統依賴性等特性又決定了它在保存與維護管理方面的新要求與復雜性。如何保存、管理維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于待用可用狀態，是目前檔案管理工作需著重思考的問題。

一、基層人行電子檔案管理工作現狀

當前基層人行的電子檔案主要分為以下幾大類：一是由辦公自動化系統辦結后導入電子檔案管理系統的正式公文文件。二是電子化的會計檔案。三是磁盤，光盤上刻錄儲存的文檔、圖片、錄像，以及數碼設備記錄的視頻音頻文件等電子資料。前兩部分電子檔案內容，涵蓋了當前各個部門的主要工作，它們得到規范管理，才能保證檔案資料的科學、安全、合理應用。而其他文字圖像資料，包括反映系統各部門工作總體狀況和階段性狀況的各類工作總結、匯報材料、經驗材料、數碼照片、音頻視頻等，作為對前兩類檔案資料的重要補充，對工作歷史也起著同樣重要的文獻作用。相對傳統的紙質文件及其檔案管理已能普遍理解和接受，但電子文件及其檔案管理電子化對基層人行來說還是一個新課題，與以前的紙質文件為主的檔案管理有著質的不同。電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛，當前檔案數字化的內容既包括檔案目錄的數字化。也包括載體檔案的數字化（紙質檔案，照片檔案，錄音錄像檔案等）的數字化。受人員和技術能力的限制，當前檔案數字化工作進展較為緩慢，達到完全統一歸檔，精細化管理的難度較大。

二、基層人行電子檔案管理工作中存在的主要問題

檔案管理的電子化應用在基層央行還處于起步階段，尚缺乏統一的規范、標準的軟件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些問題。主要是：

檔案管理工作中，重視傳統檔案管理而輕視電子檔案管理的現象普遍存在。具體表現為一是從事檔案工作人員對檔案電子化推廣建設的意義認識不足，觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對操作應用技術要求更高的電子檔案的比較排斥，二是工作意識的滯后。對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，其工作程序、工作方法沒有考慮到計算機網絡的特點，工作管理中不順暢、不方便。三是軟硬件設施設備建設的滯后影響電子檔案的進一步推廣和發展，缺少專用的電子檔案管理設備和專門的存放電子檔案的場所和裝具。當前使用的電子檔案管理系統操作繁瑣復雜，難以上手。

人員技術能力不能滿足工作需要。電子文件的歸檔與管理要求文檔人員既要具備檔案業務知識也要掌握相應的計算機技術，這樣才能適應現代檔案工作的需要。但目前基層行檔案管理人員大部分都是兼職，基本上未經過檔案管理專業教育和培訓，管理業務尚不夠精通，且計算機專業水平不足，實際工作中容易出現錯誤刪除有用的文檔，或因病毒和誤操作（如不小心格式化硬盤），造成數據損害、損失甚至造成系統的破壞崩潰。電子檔案管理工作需要承擔的程序和數據維護，包括電子檔案載體和專門使用的裝具進行檢測與維護等職責，只能完全依賴于科技人員，而科技人員缺乏足夠的檔案管理的相關培訓，不具備檔案管理的經驗與專業技能，對檔案管理人員遇到的某些問題又無法及時有效的解決，由于當前電子檔案管理系統應用的復雜性，一旦在管理應用上遇到疑難問題時，雙方難以做到“有機融合”，協作時容易出現“斷鏈”。

電子檔案的推廣應用使檔案保密工作面臨諸多新挑戰。首先使得保密工作的內容拓展。由于信息的記錄載體和傳輸保存手段發生了巨大變化，檔案保密工作除了要繼續保證紙質檔案的安全外，還要保證無形的電子檔案信息的安全；既要重視秘密的靜態管理，又要重視秘密的動態管理，要貫穿于電子檔案信息存儲、處理、傳遞的全過程。其次使保密工作難度加大。計算機網絡等信息技術的廣泛應用，新的失泄密渠道不斷涌現，失泄密途徑日益增多、失泄密速度變快、且不易被發現和難于檢查。由于信息的共享性、網絡傳播的快速性，檔案信息一旦泄密，便可通過網絡迅速傳輸，無限擴散，其惡劣影響面之大，產生后果之嚴重，無法估量。電子文件、電子檔案隨時面臨種種嚴重復雜且隱性的泄密風險，大大增加了檔案保密工作的難度。三是保密技術要求提高，現代數碼設備和辦公自動化技術的廣泛應用，僅靠傳統的方式和手段已不能滿足保密工作的需要。傳統的紙質等檔案，只要把檔案鎖好，不丟失，不讓無關的人接觸，就可保證不泄密；由于電子檔案在應用操作中具有易于修改、下載，復制，剪輯、粘貼、移動和重新編機組合等特點。因而在發送、接收，保管、歸檔和提供查閱的等過程中都容易發生泄密。這就要求管理人員在每個環節都要具備相應的技術防范措施。

電子檔案管理缺乏統一的制度，操作不規范。各個科室對電子文件資料的重視不足，管理模式較為粗放。在工作活動中形成的匯報材料、經驗材料、數碼照片、音頻視頻等電子資料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行創建，收集，和保存。而分類組合，歸檔立卷，編目著錄等環節完全缺失。也未進行備案后交給檔案管理人員統一保管，由于電子文件信息與載體的可分理離性以及機構調整人員變動、辦公設備移交、更新等原因，極易造成電子文件資料的流失，影響電子檔案的長久保存和開發利用。由于對非實體的檔案操作和管理制度相對缺失，在管理上無規章可遵循，使工作人員對電子檔案的重要性缺乏必要的認識，要么亂丟亂放、隨意刪除銷毀。要么歸檔不及時，交接無手續，常常處于自主管理和自由處理的狀態。

三、加強電子檔案管理的對策

一是轉變觀念，積極推行檔案管理的電子化。計算機、網絡的普及和辦公自動化的應用，給傳統的辦公形式帶來了重大變革。日常業務處理的電子化產生了諸多電子文檔、郵件以及聲音、圖像等多媒體形式的檔案，在當前，這種檔案具有比傳統的紙質形式檔案大的多存在意義和作用，通過對電子檔案的科學分類、整理和歸檔可為今后的查考利用帶來許多重要的文字和數據、聲像資料，能夠做到快速、方便的為領導決策和各項工作提供準確、全面的憑證與依據。新時期的檔案管理工作必然會隨著計算機技術的發展而發展，二者結合將會越來越緊密。所以，盡快轉變觀念，積極推行辦公自動化和檔案管理的電子化，對提高基層單位管理水平，科學的分析歷史資料和數據，以便及時、準確的作出決斷，有著重要的作用。

二是實現電子檔案管理的規范化和標準化。依據《檔案法》、《保密法》等相關法規，并根據工作實際。制定電子檔案管理措施，規范工作程序，從電子檔案的資料的建立、收集、整理、分類、立卷、歸檔、查閱，直到最后的鑒定、銷毀每個環節都做到有章可循。進一步明確檔案管理負責人，兼職、專職檔案工作人員的崗位職責，并對電子檔案管理各個環節的工作程序進行定期和不定期的督查和考評。發現問題，及時整改，確保各項制度的落實。制定科學、合理及符合工作實際的統一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，為全面實施電子文件歸檔及電子檔案效用管理奠定基礎。

三是強化對電子檔案所依賴的計算機軟硬件和儲存環境的建設與基礎檔案的電子化管理。首先要從實際需要和長遠發展為出發點，引進適合當前工作特點，操作便捷的檔案管理軟件，組織專業技術人員及時對新產生的歸檔文件及相關資料進行電子化處理，并遵循固定的標準格式對圖片、照片音頻視屏材料以磁盤和光盤進行鑒定分類、著錄標引、信息組織、系統設計、已有格式的轉換、最后統一納入電子檔案的管理模式。對以往的各類檔案資料盡快通過掃描，數碼攝錄等方式進行電子化處理，以磁盤、光盤為介質的形式進行歸檔，并分門別類的進行著錄編目，設定查閱權限、保密級別和編碼存執。采用性能穩定、功能齊全的硬件設備，營建適合磁光介質保存環境，強化防磁、防火、防病毒設施的完善與維護，保證電子檔案載體和貯存介質的安全穩定。確保內部網絡環境的安全，加強權限管理，通過安全認證、數據加密、信息隱藏等數據確保電子檔案在傳輸和查閱過程中的安全。

四是強化電子檔案信息的安全管理。設置分級管理權限，杜絕非法訪問和隨意刪改等情況發生，確保檔案信息的原始性與真實性。建立重要電子檔案數據異地備份、事故應急系統和災難性恢復系統，制定應急管理機制，保證計算機系統發生災難性故障時檔案數據庫信息的恢復。提高認識，增強對電子文件的保密觀念，充分認識到新形式下保密工作的緊迫性和嚴峻性。強化對保密操作規程和加密技術的應用。進一步建立和完善檔案保密的規章制度，使電子檔案保密工作有規可依、有章可循。加強電子檔案安全保密的科普宣傳、保密觀念教育、保密技術教育。定期組織檔案工作人員和計算機、網絡系統的技術支持人員，學習安全保密技術知識，了解泄密的原理及預防辦法，提高安全保密技術技能，掌握和使用最新的防竊密技術，嚴防電子檔案泄密事件的發生。

五是重視和加強檔案管理人員的培養。努力推動檔案人員知識結構的變革，通過多途徑、多層次的培訓教育，使電子檔案管理工作者成為不僅具備檔案專業知識及相關的管理知識，又能掌握諸如數字化技術、信息存貯技術、數據庫技術、網絡通迅技術等技術。同時還具有一定的信息處理、分析、利用能力的復合型人才，能夠勝任電子檔案的建設、運行、管理及維護等各方面的工作。