淺議校方在數字化校園建設中的項目管理思想

【摘要】本文從近年各類學校迅速推進的數字化校園建設工作出發，以項目管理的理念闡述了對學校（甲方）在數字化校園建設過程中所必須重視的若干要點，以便能在資源有限的情況下，以系統的觀點、方法和理論，分階段地有序推進數字化校園建設，把這項龐大的高科技系統工程做好。

【關鍵詞】數字化校園項目管理質量協調

【中圖分類號】TP393.1【文獻標識碼】A【文章編號】1674－4810（2012）11－0171－02

一 引言

一直以來，教育都是推動歷史前進的車輪，而在新的信息時代下，網絡則成為推動歷史前進的另一個車輪。教育與網絡的結合，是信息化時代下的必然結果，數字化校園的建設已成為當下的熱門話題。

在新時代下，數字化校園不應僅僅是教育資源的信息化，而應該是為學校師生甚至是社會大眾提供一個全新的育人環境，包括教育教學方式、工作和思維方式，都應充滿便利、豐富、全面、高效和人性化的內涵，真正的數字化校園應該體現高品質的教育管理和服務理念。

但是，長期以來我們面臨著一系列的問題：基礎設施建設水平低、投入不足、重建設輕應用、技術力量薄弱、統籌規劃不夠、數據冗余或缺失、數據分析能力弱、重復建設多、更新維護意識缺乏……隨著IT技術的迅猛發展，系統集成越來越復雜，數字化校園建設項目也自然涉及越來越多的方面，規模日益龐大，功能日益復雜，那么以往簡單地成立一個工作小組或交由學校網絡中心全權處理的工作方法就不適應新時代的要求了，它勢必要求學校應用系統的項目管理思想，從戰略上保證數字化校園的建設、應用和管理工作，讓數字化校園真正體現它應有的價值。

二 項目管理思想

項目管理（Project Management）是第二次世界大戰后發展起來的重大管理新技術之一，它是指項目的管理者在有限的資源約束下，應用系統的觀點、方法和理論對項目涉及的全部工作進行有效地管理。即從項目的投資決策開始到項目結束的全過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和評價，以實現項目的目標。

目前，信息系統項目管理的概念更多是一些規模較大的軟件企業中得到重視，它們在實施大型項目時運用項目管理理念，能夠較好地協調各部門的工作，保證質量和進度，降低成本，提高效益。在信息系統項目管理理念中包含九大管理范疇，分別是：整體管理、范圍管理、時間管理（進度管理）、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理和采購管理，在每一個管理范疇中都嚴格地規定了各階段的輸入內容、工具和技術，以及輸出內容，同時對每一個環節都做了時間和成本的預估，從而得到關鍵路徑，即整個項目需要的總時間。在項目實施的過程中，任意一個環節出現異常，包括范圍的變動、成本或進度與計劃不一致、人員的流動、技術或政策出現變數等，都要再次進行評估，再依據標準作業程序（Standard Operation Procedure）進行控制，這樣才能保證復雜的信息系統保質、保量完成。

三 校方在數字化校園建設中的工作

對于高等院校，一般來說并不缺乏數字化校園建設方面的技術人員，但對于中職或中小學校來說，這方面就相對薄弱。雖然在數字化校園建設上要求可能沒有高等院校那么高，但基本上類似，所以對中職、中小學校的數字化校園建設，更應該引起足夠的重視，否則花費大量的資金和時間建設的數字化校園工程，最終很可能成了食之無味、棄之可惜的“雞肋”。

1．數字化校園建設工作的定位

首先，學校高層要理解數字化校園的建設工程關系到學校整體的管理方式和工作理念，它在戰略層面上會影響學校工作，對全校所有的人員都產生影響，甚至包括與學校相關的政府部門、合作企業、學生家長。所以，學校切勿把數字化校園的建設等同于搭建一個校園網甚至只是建一間機房那么簡單，除了資金和時間的因素外，最關鍵的還是人的因素，包括技術上的和思想認知上的。

數字化校園的建設，對于多數中職、中小學校來說都需要學校最高決策者親自協調工作，因為它不可避免地涉及學校中幾乎所有的部門，尤其是資金的使用和人員的調配。所以，學校在數字化校園立項之初，就要認識到這個項目的重要性，擺正位置，要對全體師生做好思想動員工作，集全體師生的智慧，共同參與建設。

2．校方機構和人員的設置

對于多數的學校來說，數字化校園工程都有自己的特色，不會與其他學校有完全一樣的要求，從這個意義上講，每一所學校的數字化校園的建設都是與眾不同的，所以，只有甲（學校）乙雙方默契配合、高效溝通、精誠合作，才可能將這項工作做好，否則，不是出現大量的資金和時間上的浪費，就是工程到了驗收時才發現問題層出不窮，不僅彼此在資源上浪費、合作不愉快，而且最痛苦的事是做出來的成果成了“雞肋”。

校方應該與乙方配合，成立一個項目組，由專人負責。負責人可以認為是學校數字化校園建設項目的項目主管或項目經理，他應該得到充分的授權，并且他應該具備足夠的組織能力、技術能力和廣闊的眼界，并對學校整體上管理和運行程序了如指掌，他還應能夠承擔起學校決策層了解新技術帶來的風險和機遇的說道者角色，畢竟多數的校領導并不能對技術上的細節做足夠的了解。

在校方成立的項目組成員中，應該包括主要職能部門的領導，以及各種崗位的教職工代表，當然還有若干IT技術骨干，他們分別為數字化校園建設的需求、實現提出意見，并在實施過程中隨時參與質量把關。

3．全方位保障措施

很明顯，數字化校園是一項消耗大量資金的項目，因此資金方面要有充分的保障。學校要根據自身的財力來規劃數字化校園的建設進程，對每項需求要有充分的調研，切勿一味地貪圖全功能、高要求。如果資金不充裕，應分步實施，但是對于基礎數據庫，則一定要規劃好，盡量全面，以備今后二期、三期工程能順利實施，防止后期工程進行時出現重建的弊端。規劃是整個數字化校園項目的重中之重，它直接決定了整個項目的成敗。

數字化校園的建設將是一項長期的工程，在建設過程中，學校方面眾多職能部門都將被要求參與項目的實施，每個部門都應該提供沒有歧義的需求說明，且符合學?？傮w的需求，因此需要學校各部門都應該為數字化校園建設工作提供全方位的支持，如果出現工作上的沖突，則需要由項目組負責人或者學校最高決策者給予協調。

4．全程跟蹤和反饋機制

項目的實施過程中難免會出現各種偏差甚至錯誤，造成這種偏差原因有很多，多數是由于甲乙雙方溝通和理解上存在偏差引起的，也可能是由于臨時需求的更改或政策的變動引起的。項目的實施過程中，越早發現問題，其修正的代價就越低，一旦到了項目后期，甚至到了驗收時才發現，那么修正的代價就非常大，甚至會影響整個項目的質量，如果乙方在質量控制和變更控制流程中沒有嚴格執行的話，那么整個項目的質量就存在極大的安全隱患，勢必給校方今后的運行埋下禍端。因此，從校方自身的利益出發，也應該組織不同崗位的教職工，以及學生代表甚至校外的家長、企業代表等項目干系人，積極參與到乙方的項目實施過程中，特別是在需求調研階段和項目各階段測試、總裝測試等環節，如果有可能，還要在技術上共同參與，這樣整個項目的質量才能得到切實的保證。

其次，數字化校園作為全校性的綜合型項目，與校內師生人人相關，務必創設一種氛圍，讓全校師生了解數字化校園的建設進展。學校應該在醒目的地方宣傳、公布項目進展，做到人人皆知，人人皆有機會觸摸到本校數字化校園的建設脈搏，并且能以適當的方式，例如圖文、實物甚至親自操作或測試已經完成的部分，這樣做的目的，既是一種工作上的反饋，又提高了眾人的參與程度，同時也是一種循序漸進地應用培訓過程，因為數字化校園項目一般都比較龐大，待到驗收通過投入使用后再去培訓，涉及的業務范圍和相關人員就非常廣而雜，培訓工作很難開展，僅在應用前集中培訓效果一般都很難令人滿意，所以應該在建設階段就要將培訓工作納入其中，同時也是收集用戶使用意見的一種有效途徑，待校方議定后經過正式渠道反饋給乙方，及時地在建設過程中予以修正，又是保證整個項目質量的重要手段之一。

四 數字化校園的管理制度

向管理要效益。管理，已經成為現階段各個部門效益之爭的重要因素，有了良好的工具，還必須輔以高效的管理，工具才能發揮出其最大的作用。

所以，校方在數字化校園的建設過程中，就應該同時制訂系統的管理細則，做到職責到崗，可操作性強，可量化，既要有規定，又要有獎懲措施。制度要體現“金魚缸法則”（公開、透明）和“熱爐法則”（威懾、公平、獎懲及時），并要及時地根據工作情況進行必要的修正，保證各個環節適應數字化工作的要求，保證系統中的數據正確、完整、有效、實時、規范，保證有專業技術團隊對數字化校園軟硬件系統進行有效維護并形成工作記錄，加上必要的資金支持，以便于實施可持續的更新和改進工作，讓數字化校園工程長久地保持在一個良性軌道上運行，為學校的教學、管理工作的高效益奠定良好的基礎。

數字化校園作為一個綜合型的信息化建設工程，校方一定要認識到它不止是資金的問題、時間的問題、技術的問題、工作模式的問題，而更重要的是人力資源的問題、思想的問題、管理的問題。只有每一個崗位、每一個環節都嚴格地按照項目管理的理念去執行，嚴格地按照PDCA循環去規范操作、高效溝通、持續改進、把控質量，才可能把數字化校園建設好、應用好。

參考文獻

［1］柳純錄.信息系統項目管理師教程［M］.北京：清華大學出版社，2010.3

［2］搜狐教育網站.2011年全國中小學校長信息化論壇——數字化進程中的教育創新和發展［EB/OL］.http://learning. sohu.com/s2011/schoolmaster/index.shtml

［3］顧瑞、張珍義等.數字化校園建設問題分析及對策研究［J］.福建電腦，2008（3）：62～63

〔責任編輯：高照〕