加強中職學校檔案室建設的思考

【摘要】學校檔案工作是學?？傮w工作中一個重要的組成部分，是維護學校歷史面貌、校園文化建設、成功辦學和學校發展的一項重要工作。本文針對目前中職學校檔案室的管理現狀，提出了一些有關加強檔案室建設的建議和對策。

【關鍵詞】中職學校檔案室管理建設

【中圖分類號】G717【文獻標識碼】A【文章編號】1674－4810（2012）11－0186－02

隨著職業教育形勢的發展和學校整體建設水平的提高，檔案室管理作為一項軟件指標成了衡量一個學校整體管理水平的有效參數，正規化的檔案室管理可使其職能充分地發揮出來，從而影響到檔案的開發利用。學校檔案室是學校檔案的重要組成部分，是學校寶貴的財富。近年來，隨著職業教育改革的快速發展，學校檔案室建設和管理的重要性越來越得以體現。學校的檔案客觀完整地記錄學校各方面的工作，為學校的發展留下了真實生動的軌跡。但是縱觀中職學校檔案室的現狀，仍存在不少問題。因此，如何加強中職學校特征的綜合檔案室建設，發掘并充分利用好這一資源，對學校建設和發展將非常有意義。

一 中職學校檔案室管理現狀

1．管理體制不完善，檔案投入經費不足

許多中職學校都有類似的情況，主管領導負責制建立不夠完善，導致人員配備、經費、設備等多方面出現較多問題，影響了檔案室的建設和作用發揮。多數檔案室的經費緊張，投入經費一年不如一年，導致設備不健全，從而使檔案利用率降低，遠遠不能滿足教學教研和師生的需求。如有的中職學校綜合檔案庫室簡陋，功能單一，“八防”設施未能到位，辦公條件較差，庫室、辦公、閱覽也未能實現“三分開”，檔案現代化及檔案保護設備配置不全，嚴重影響了檔案管理、保護及服務工作的正常開展。

2．歸檔意識淡薄，服務利用率低

長期以來，上至學校領導下至一線教師，“重教學，輕檔案”的意識在相當程度上存在。許多中職學校把檔案室作為安放學校閑置人員或家屬的場所，使得檔案管理人員的素質不高，根本談不上開展高層的信息咨詢服務、協作教學等工作，所以檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失等現象嚴重，制約了師生對檔案室的利用，造成檔案服務利用率低的狀況。據統計，當前中職學校綜合檔案室的管理人員有不少是“半路出家”，基本沒有進行過系統的專業知識培訓，缺乏專業理論知識，缺乏學術、史料研究和計算機管理的基本能力。

3．檔案管理方式落后

隨著現代科技的迅猛發展，辦公自動化、信息網絡化和通訊現代化給中職學校綜合檔案室的管理工作提出了新的要求。但由于經費保障不夠、設施不完善、管理人員觀念落后等原因，有的中職學校計算機輔助管理功能得不到有效發揮，有些中職學校雖然給檔案管理部門配備了微機，但大部分的檔案管理工作還是依靠傳統的手工操作，管理和服務手段陳舊、效率低下，更談不上管理方式從傳統作業型向現代管理型轉變。

4．檔案室與其他部門缺乏配合、協作

學校各科室按照傳統慣有的做法，只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政，與檔案室協調工作嚴重脫節。檔案工作人員沒有深入各科室全面收集資料，各科室教職工貪圖一時之便，也沒有主動移交手中的檔案資源。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監督機制，因而檔案室一枝獨“秀”的景象尤為普遍。

二 加強中職學校檔案建設的建議與對策

1．抓認識，促宣傳，思想到位

通過召開動員大會，使全校教職員工能充分認識到檔案室的建設和規范管理是促進學校發展的重要舉措。例如我校通過組織全校教職員工認真學習《中華人民共和國檔案法》以及省、市檔案局關于檔案管理工作的有關文件，使全校教職員工從思想上進一步提高對檔案工作重要性的認識，為我校檔案室的建設和管理工作邁向規范化軌道創造了良好的氛圍和條件。

2．發掘檔案信息，提供系統服務

學校綜合檔案室的專職工作人員作為檔案服務工作的主要力量，應牽頭制定一系列切實可行的管理措施和服務措施，牢牢把握學校和社會需求，挖掘庫存信息，廣辟利用渠道，為學校和社會提供系統服務。首先，要大力搞好檔案的編目和必要的檔案檢索工具的編制，完善檢索體系，從而實現多渠道、多角度檢索；其次，研究、探索檔案信息資料開發利用的手段和形式，開展對檔案中所記載信息的分析與研究；再者，積極開展檔案資料的編研工作，通過編寫本校檔案全宗介紹、校史資料等，宣傳檔案、介紹所藏檔案的內容，開展庫藏檔案信息的二次、三次加工，形成各種專題資料，以滿足利用者從不同角度查找的需要；此外，認真做好日常的查檔接待與檔案咨詢工作，做到優質服務；最后，經常了解學校和社會工作的實際需要，開展“跟蹤”服務，把服務工作做到最需要的地方。同時把學校檔案及時向社會公開，使檔案資源得到充分利用，切實滿足學校和社會的需要。

3．創造有利條件，從“環境”上下工夫

第一，要明確管理標準，加強制度建設和檔案室正規化管理，首先要建立健全學校的檔案室規章制度，如我校建立了《檔案工作人員崗位職責》《檔案保密制度》《檔案室管理規則》《檔案室安全保衛制度》《檔案資料查閱利用制度》《立卷歸檔制度》和《檔案室工作考核評比方法》等配套制度，使檔案室管理工作有章可循，有據可依。

第二，要投入一定的“財力”，加強硬件建設。檔案室要專房專用，配備防火、防盜、防蟲、防塵、防光、防潮、防高溫等基本設施及必備的辦公設備，以確保檔案的安全及檔案工作順利開展。

第三，要投入一定的“精力”，加強軟件建設。要開展經常性的監督檢查，督促檔案室工作的扎實開展。檢查內容主要包括：文件檔案、圖紙檔案是否放在檔案盒或圖柜內，檔案是否按檔號排放，檔案柜是否編有順序號，檔案柜、圖柜、檔案盒和目錄標簽的設置是否做到統一標準，立卷歸檔的文件材料種類、份數、頁數是否完整。文件的印件與底稿、正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件是否齊全，日常技術維護是否到位，是否存在安全隱患等方面。監督檢查是主要手段，目的是要促進檔案室各項管理制度的嚴格落實，從而進一步鞏固工作成果。

4．推進檔案管理現代化的進程

檔案管理現代化，已成為歷史發展的必然。隨著科學技術的迅猛發展，“數字檔案室”逐步向我們走來。檔案室為此要緊跟時代步伐，在做好收集、編目、著錄、檢索利用的同時，也做好自身的現代化建設。首先，要注意學習、借鑒一些現代化管理較好的兄弟學校和其他單位的成功經驗；其次，解決好檔案現代化管理與全校辦公自動化銜接的問題，實現文檔一體化，最終實現全區乃至全國聯網，以最大限度地滿足本校師生和本地區社會的需要。此外，在抓好現代化建設的同時，還要做好檔案室的數據庫建設。

5．重視檔案管理人員的繼續教育

第一，崗位培訓。崗位培訓是繼續教育的基本方法，對新入行及沒有經過系統業務教育的管理人員尤其要加強業務基礎培訓，同時進行檔案管理基本理論及計算機應用、數據建設及檢索方法、標準化及自動化與網絡管理等課程的學習，使其具備適應工作崗位及環境的基本能力，并做好后續培訓工作。對工作時間較長且具備系統專業基礎的管理人員，要注重其知識更新的培訓，不斷進行如檔案的自動化、數字化、網絡化管理等現代化知識技能的培訓，以便更好地為學校建設發展服務。

第二，在職繼續教育。學校要積極鼓勵、支持檔案管理人員參加不同層次的學歷教育，以提高檔案管理人員的整體文化層次；選送熱愛檔案管理事業、業務能力強的檔案管理人員攻讀第二學歷和碩士學位，培養業務骨干；通過中短期業務進修，提高檔案管理人員的業務能力和管理水平。這樣，就能整體提高檔案管理人員的綜合素質，提高服務質量。

第三，組織多種形式的實踐活動。學校要經常組織檔案管理人員的業務交流、業務創新及考核活動，以多種形式檢查、督促和調動管理人員的學習、工作、創新熱情；有計劃地組織檔案管理人員進行對口參觀、學習活動，開闊眼界，拓展思路，不斷改進和完善自己的工作，提高自身業務水平。

三 結束語

總之，加強中職學校檔案室的建設和管理工作，提高檔案工作人員的業務技能，優化檔案管理結構，改良檔案管理方式，充分發揮學校檔案室在學校教育教學工作的作用勢在必行。

參考文獻

［1］孫莉萍.基于數字化校園的高職院校檔案室建設［J］.中國科技博覽，2009（9）

［2］杜曉宇.用科學發展觀指導檔案室建設［J］.中國科教創新導刊，2010（4）

〔責任編輯：高照〕