加強醫(yī)院實習生實習檔案管理的探討

【關鍵詞】醫(yī)院實習生；實習檔案；管理

文章編號：1003-1383（2013）03-0447-03中圖分類號：R197.323文獻標識碼：B

doi：10.3969/j.issn.1003-1383.2013.03.061

醫(yī)學生以及與醫(yī)學關系密切的非醫(yī)學專業(yè)學生共同構成了醫(yī)院實習生的隊伍，這些實習生在醫(yī)院實習過程中形成的實習檔案是反映其醫(yī)風醫(yī)德、專業(yè)素質、業(yè)務能力、勞動表現(xiàn)的真實、完整、準確的記錄，主要是指實習生進入醫(yī)院實習期間所形成的各種文件材料，包括實習指南、實習生基本情況調查表、實習科室輪轉表、實習考核成績、實習過程中各種獎懲材料、實習鑒定等基本內容。有關單位通過對實習生實習檔案的審查，能較全面地了解實習生而做出針對性的決策[1]，另一方面實習檔案的歸檔壓力和潛在作用也激發(fā)了實習生在實習中的積極性。醫(yī)院實習生檔案管理的現(xiàn)狀1.建立實習生檔案的淡薄醫(yī)療乃醫(yī)院的中心

作者簡介：農永英（1966-），女，廣西西林縣人，小學高教。

工作，在醫(yī)院的管理工作中，重醫(yī)療而輕檔案管理現(xiàn)象尤為普遍。由于檔案的價值在短期里往往未能突顯，而這些不能突顯價值的檔案之一的實習生檔案，在短期里對于醫(yī)院經濟效益以及發(fā)展的作用更是不顯著，再加上實習生在醫(yī)院實習具有階段性、流動性、過渡性的原因，傳統(tǒng)的觀念認為學生實習檔案是由學生所在院校建立的，與實習單位關系不大，從而忽視其重要作用，加之教育與用工制度的改革，使得實習檔案的自身價值被削弱。

2.實習生檔案管理制度不健全在各地的教學醫(yī)院管理中，一般都按照國家衛(wèi)生部門的要求，制定了較為健全的醫(yī)院相關管理制度，以及適用于各級各類人員的工作職責，然而，針對教學方面的實習生檔案管理的制度、職責則較少，相關的制度和檢查考核措施更是寥寥無幾。在教學醫(yī)院目標管理考核方案中，實習生檔案管理也未能納入目標考核之中。實習生檔案制度的不完善和缺失，可致實習生管理工作陷入僵局，漏洞百出，甚至影響醫(yī)學實習生的順利畢業(yè)及其就業(yè)。同時，醫(yī)學實習生檔案管理制度的不健全或缺失，也使用人單位在招聘醫(yī)護人員時缺少良好的考量標準。

3.檔案管理人員不到位現(xiàn)階段專職檔案管理人員嚴重不足，兼職甚多，素質參差不齊。對一些實習資料沒有形成足夠的專業(yè)敏感性，未能及時收集、整理，在一定程度上造成了實習檔案的缺失。加上編制嚴重不足，直接影響部分檔案管理員的工作積極性，從而影響了檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員素質的高低對檔案管理水平有著至關重要的影響。目前，醫(yī)院實習生檔案管理人員參差不齊，無論是在業(yè)務水平、理論水平，還是文化程度等方面，均未能順應新時代的要求與發(fā)展。以檔案管理專業(yè)出身人員少、專業(yè)知識老化、知識結構不合理、高學歷高層次的人員少、現(xiàn)代科技知識貧乏為主要表現(xiàn)，以上這些已不再適應高科技時代的醫(yī)院實習生檔案管理事業(yè)的發(fā)展[2]。

4.實習管理檔案意識不強不少帶教教師對于實習檔案的認識不充分，未能了解其重要性，容易忽略學生在實習過程中形成的檔案。或者由于日常醫(yī)療工作繁重，沒能及時移交實習生檔案，使得許多寶貴的一手實習資料沒能保存下來，或丟失，或殘缺不全。雖然實習檔案與學生的就業(yè)等方面息息相關，但部分實習生并未能充分認識，對實習檔案抱著不以為然的態(tài)度，不重視實習期間形成的檔案資料，出現(xiàn)了對實習資料的任意涂改或資料造假、保管不當?shù)痊F(xiàn)象，給實習檔案的完整性、客觀性、真實性、嚴肅性造成了極大地影響[3]。

5.檔案的現(xiàn)代化管理水平不高目前在大多數(shù)的教學醫(yī)院，其擁有龐大的醫(yī)療信息檔案管理系統(tǒng)，計算機及網(wǎng)絡技術得到廣泛運用，但是卻沒有實習生檔案的一席之地，運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的更是少之又少，陳舊的管理設備，落后的管理技術，使大部分醫(yī)院的實習生檔案管理處在手工收集、檢索的低級階段，狹小的信息量，妨礙了實習生檔案的收集、檢索、管理、開發(fā)及利用。加強醫(yī)院實習檔案管理對策1.高度重視，提高認識實習檔案記錄了實習生參與各類實踐工作表現(xiàn)出來的專業(yè)素質、能力程度、醫(yī)德醫(yī)風，是實習生就業(yè)時毛遂自薦的必要憑據(jù)，是醫(yī)院教育對實習生實踐能力培養(yǎng)做出貢獻的有力佐證，更是有關單位審視實習生各方面能力的窗口。因此，要通過各種宣傳渠道使實習帶教老師教學、實習管理人員以及實習生，充分認識在當今時代實習生檔案管理工作的地位和作用，打好心理戰(zhàn)，自覺地把實習檔案的歸檔管理工作融入到自己的工作和實習當中，消除工作和實習中的盲目性，及時自覺地收集整理工作或實習期間形成的屬于歸檔范圍的文件材料。

2.完善制度，落實職責有規(guī)矩方成方圓，實習檔案的有效管理首先要著力建立和完善一套完整的實習檔案管理制度，確定實習檔案的歸檔范圍、歸檔時間及歸檔實施辦法，明確實習檔案管理人員及其職責范圍，并配套相關的考評與獎懲制度，規(guī)范實習生實習期間形成的實習檔案的收集、整理、移交工作，使實習生檔案工作能有規(guī)可依、有事可糾，運作科學有序。并且歸檔制度應不斷推陳出新，工作手段不斷改進，簡化工作步驟，順應檔案管理現(xiàn)代化的需要。

3.轉變思路，提高配備樹立創(chuàng)新理念，采用創(chuàng)新的技術和方法，不僅要注意紙質文件收集，把信息高速通道、計算機、網(wǎng)絡等先進技術和軟件大量運用于實習生檔案管理，把新型載體不斷充實到實習生檔案管理領域。醫(yī)院實習生的檔案管理應與實習生所在的醫(yī)學高等院校溝通，使實習生的在校信息系統(tǒng)與醫(yī)院教學管理部門的信息系統(tǒng)相連接，建立一個醫(yī)學生實習檔案網(wǎng)絡，有實習生填寫相關的個人信息，帶教老師填寫相關科室的實習表現(xiàn)，醫(yī)院教學管理部門完善實習生的各項實習考核成績、獎懲情況等信息。并上傳實習生在各項活動中的相關媒體宣傳的圖片、聲頻、視頻等，反映實習生臨床實踐的信息材料，使醫(yī)學實習生的檔案管理做到網(wǎng)式整體收集，切實保障信息資源不流失，保證檔案完整、齊全、規(guī)范，實現(xiàn)科學化、規(guī)范化、網(wǎng)絡化、無紙化，以方便學校及用人單位對實習生的實習情況的考察，督促其更好地完成實習任務，為其就業(yè)創(chuàng)業(yè)及繼續(xù)升學提供寶貴的臨床實踐工作良好業(yè)績的證明[4。

4.助推就業(yè)，實現(xiàn)價值實習是學生對于今后工作環(huán)境的提前適應，是通過提高動手操作等各方面的綜合能力，為學生今后從事相關工作培養(yǎng)必要的技能和積累工作經驗。因此，實習經歷已經成為用人單位招聘畢業(yè)生時所參考的重要依據(jù)。實習檔案管理可根據(jù)這個實際，一方面利用實習為爭取反映自己突出能力實習檔案的心態(tài)，激勵其在各方面積極表現(xiàn)，配合檔案管理工作；另一方面又要引導用人單位利用實習檔案，了解學生的求學、求知、辦事能力以及心理、智力潛能等狀況，使用人單位事得其人，人事相宜，最大程度地實現(xiàn)實習檔案的利用價值。

加強醫(yī)院實習生實習檔案管理的方法與要求1.構建實習生實習檔案信息的基本要素完整的實習生檔案主要由幾部分構成。一是《實習指南》，即學校相關部門編制的學生實習指南，闡明了不同專業(yè)學生的實習內容、任務和要求；二是實習生基本情況調查表，記錄實習生的學校、專業(yè)班級、性別、籍貫、出生年月、政治面貌、健康狀況、愛好特長、曾獲獎勵、個人簡介等基本情況；三是實習科室輪轉表，明確注明實習生的實習科室，實習期限和起止時間；四是實習過程中各種獎懲材料，包括實習照片、實習單位表揚信、獎勵證書等，能證明實習生在醫(yī)院實習期間的突出表現(xiàn)；五是實習鑒定，含出科考核成績、出勤記錄、自我鑒定、出科評語、實習單位評語等，其綜合反映了實習生的實習整體情況。

2.規(guī)范實習生實習檔案信息歸檔工作分階段、分步驟地規(guī)范實習生的實習檔案及信息歸檔。實習前，在實習生報到時，注意接收實習生所在學校的介紹信、實習指南，要求實習生認真填寫個人基本信息表，初步建立實習生資料信息庫；制定實習生科室輪轉表，明確標注實習生在各個科室的實習時間。實習期間，實習生個人形成自我鑒定，自我評價該階段的基本素質、道德素質和專業(yè)素質方面的表現(xiàn)；帶教老師依據(jù)實習生的實習表現(xiàn)，記錄每個實習生完成實習大綱要求的實習內容情況，包括實習期間的考核、考查、考試成績，教學查房、上班考勤等記錄，以及醫(yī)風醫(yī)德、表彰與處分等記錄，同時要形成科室評語，由科室負責人簽字、蓋章。實習結束后，實習鑒定移交實習生所在學校，納入學生學籍檔案。其他形成的實習檔案由帶教老師以及實習生本人交由實習管理部門統(tǒng)一管理。

3.實習檔案管理要求①實習檔案記錄要有所側重，避免流水賬。實習生實習信息收集不僅要保證實習檔案的完整、齊全，而且要根據(jù)人才市場信息需要完善檔案內容，注意側重收集能展現(xiàn)實習生實踐能力、醫(yī)風醫(yī)德、專業(yè)素質等方面的材料，準確反映學生實踐能力與綜合素質的表現(xiàn)，盡量滿足用人單位對畢業(yè)生的信息需求。②實習生檔案工作要有所宣傳，避免檔案意識淡薄。加大檔案基本知識和對就業(yè)重要性的宣傳教育，加強介紹我國人事制度雙軌制的現(xiàn)狀，培養(yǎng)實習生的檔案危機意識，使其正確對待實習檔案建檔工作。③實習生檔案管理要有所突破，避免止步不前。要實現(xiàn)醫(yī)院實習生檔案管理規(guī)范化、利用服務網(wǎng)絡化、保存縮微化。就要從原來的分散型向網(wǎng)絡化、科學規(guī)范化轉變，向電子技術、無紙化檔案轉變。用科學的態(tài)度和發(fā)展的眼光來看待實習生檔案管理，不應僅局限于目前對于畢業(yè)生能力的證明和用人單位選拔人才的依據(jù)上，還應該加以綜合利用，對其進行系統(tǒng)的編研，總結醫(yī)院實習生帶教過程的經驗、方法，為今后的實習帶教提供參考，使“死材料”變成“活信息”[5]。

參考文獻

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[2]王金鳳.新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].華章，2011（36）：327.

[3]鄭慧，楊靈歌，揚沛霖.淺議衛(wèi)生職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2009，27（7）：45.

[4]任鑫，梁榮憲，宋少娟.淺談醫(yī)院重點學科檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].山東檔案，2005（5）：49.

[5]連紅，王鑒棋.實踐教學檔案系統(tǒng)管理的動態(tài)模式探析[J].四川檔案，2008（4）：3031.

（收稿日期：2013-03-18修回日期：2013-05-13）

（編輯：崔群飛）